Tahakkuk Fişi Nedir? Nasıl Alınır? (Kullanım Alanları)

İşletmeler için finansal işlemleri zamanında ve doğru kaydetmek, gelecekte karşılaşılabilecek muhasebe hatalarını önlemenin en etkili yollarından biridir. Ancak birçok işletme, gelir ve giderlerin tahsilat veya ödeme anında kaydedilmesi gerektiği yanılgısına düşer. Bu noktada devreye giren tahakkuk fişi, gelir ve giderleri tahsilat tarihinden bağımsız olarak ilgili döneme kaydederek finansal yönetimi kolaylaştırmaktadır.

Bu içeriğimizde tahakkuk fişinin ne olduğunu, neden kullanılması gerektiğini, içeriğinde hangi bilgilerin bulunduğunu, nasıl alınacağını ve muhasebedeki kritik rolünü detaylandıracağız. Keyifli okumalar dileriz!

Tahakkuk Fişi Nedir?

Tahakkuk fişi, işletmelerin gelir ve giderlerinin gerçekleştiği döneme kaydedilmesini sağlayan bir muhasebe belgesidir. Tahsilat ve ödeme süreçleri gerçekleşmese bile ilgili tutarların muhasebeleştirilmesini ve kayıt altına alınmasını sağlamaktadır.

Tahakkuk Fişi Ne İşe Yarar?

Muhasebe süreçlerinde sıkça kullanılan bir belge olan tahakkuk fişi, işletmelerin mali kayıtlarını düzenli, doğru ve yasalara uygun şekilde tutmasına yardımcı olmaktadır. Bu belge, gelir ya da giderlerin tahakkuk ettiği, yani gerçekleştiği dönemi göstererek finansal işlemlerin belgelenmesini sağlamaktadır. Bu fiş, yapılan işlemin türüne göre ödenecek veya alınacak tutarların detaylı olarak belirtilmesini içermektedir. Bu sayede de hem işletme içi hesapların hem de resmî kayıtların düzenlenmesine katkıda bulunmaktadır. Örneğin, bir işletme için çalışanların maaşları veya alınan bir hizmetin bedeli gibi giderler, tahakkuk fişiyle kaydedilmektedir. Aynı şekilde, müşterilerden alınacak ödemeler veya verilen hizmet karşılığı tahakkuk eden gelirler de bu fiş aracılığıyla muhasebeleştirilmektedir.

Tahakkuk Fişinin İçeriğinde Neler Yer Alır?

Muhasebe tahakkuk fişinin içeriğinde şu bilgiler yer almaktadır:

• Fişin Sıra Numarası: Her fişin benzersiz bir sıra numarası bulunmaktadır.
• Vergi Türü: Beyan edilen verginin türü (örneğin gelir vergisi, kurumlar vergisi, KDV vb.) belirtilmektedir.
• Vergi Beyannamesi Tarihi: Vergi beyannamesinin verildiği tarih yer almaktadır.
• Tanzim Tarihi: Tahakkuk fişinin düzenlendiği tarih fişte yer almaktadır.
• Mükellefin Adı, Soyadı ve Adresi: Mükellefin kimlik bilgileri ve iletişim adresi fişe işlenmektedir.
• Beyannamenin Vergilendirme Dönemi: Beyan edilen verginin hangi dönemi kapsadığı belirtilmektedir.
• Verginin Hesabı, Matrahı ve Miktarı: Vergi hesaplamaları, verginin matrahı ve ödenecek miktar bu kısımda yer almaktadır.
• Vergi Mahkemesinde Dava Açılması ve Düzeltme Talebi ile İlgili Bilgi: Mükellefin  dava açma hakkı veya düzeltme talebi gibi yasal haklarıyla ilgili bilgi verilmektedir.

Bu unsurlar, tahakkuk fişinin resmi niteliğini ve hukuki geçerliliğini sağlamak için önemlidir.

Tahakkuk Fişi Neden Kesilir?

Tahakkuk fişi, mükelleflerin vergi veya mali yükümlülüklerinin ödeme sürecinin başladığını belgelemek amacıyla kesilmektedir. Vergi dairesi, beyan edilen gelir, kurumlar vergisi veya KDV gibi yükümlülükleri değerlendirip bu inceleme sonucunda tahakkuk fişi düzenlemektedir. Bu fiş, mükellefin belirlenen tutarı ödemesi gerektiğini ve ödeme süresinin ne zaman sona ereceğini açıkça göstermektedir.

Ayrıca tahakkuk fişi, beyan edilen yükümlülüklerin kesinleştiğini ve yasal olarak ödenmesi gereken bir borca dönüştüğünü ifade etmektedir. Vergi mükellefinin ödeme yapmaması durumunda tahsilat ve takip işlemlerinin başlatılmasında resmî bir belge niteliği taşımaktadır. Bu nedenle tahakkuk fişi hem mükellefin borcunu öğrenmesi hem de vergi dairesinin tahsilat sürecini yönetmesi için önemli bir araç olarak kullanılmaktadır.

Tahakkuk Fişi Kullanım Alanları

Hem bireyler hem de kurumlar tarafından kullanılan tahakkuk fişleri, finansal yükümlülüklerin takibinden gelir-gider hesaplarına kadar pek çok farklı alanda işlev görmektedir. Vergi borçlarının takibi, bordro işlemleri, sigorta primleri gibi çeşitli mali işlemler tahakkuk fişleri sayesinde güvence altına alınmaktadır. Tahakkuk fişinin en yaygın kullanım alanları aşağıdaki gibi sıralanmaktadır.

Vergi ve Mali Yükümlülükler

Tahakkuk fişi, vergi mükelleflerinin devlete ödemesi gereken vergilerin detaylarını içermektedir. KDV tahakkuk fişinin yanı sıra gelir, kurumlar ve diğer tüm vergiler için tahakkuk fişi düzenlenerek mükelleflerin bu borçlarını takip etmesine yardımcı olmaktadır. Vergi dönemlerinde yapılan ödemeler ve kalan borç miktarları, bu fişler üzerinden kontrol edilebilir. Ayrıca mükelleflerin vergi borcu yapılandırma işlemlerinde ve ödemelerin kaydedilmesinde tahakkuk fişi büyük bir öneme sahiptir.

Gelir ve Gider Kaydı

İşletmelerin finansal yönetiminde tahakkuk fişleri temel bir rol üstlenmektedir. Gelirlerin ve giderlerin doğru şekilde muhasebeleştirilmesi için tahakkuk fişi kullanılmaktadır. Özellikle düzenli gelir ve gider akışının olduğu işletmelerde bu fişler, finansal raporlama süreçlerinde büyük kolaylık sağlamaktadır. İşletme sahipleri ve muhasebe birimleri, gider ve gelir tahakkuku fişlerini kullanarak finansal dengeyi kontrol edip mali durum analizi yapabilmektedir.

Dönemsel Giderlerin Kaydı

Dönemsel gider tahakkuku fişleri, belirli bir döneme ait giderlerin düzenli bir şekilde takip edilmesini sağlamaktadır. Örneğin, kira, elektrik, su gibi periyodik giderlerin kaydedilmesi için tahakkuk fişi kullanılmaktadır. Dönemsel gider tahakkuku fişleri, giderlerin doğru bir döneme aktarılmasını sağlayarak dönemsel mali tabloların hazırlanmasında önemli bir yer tutmaktadır. Bu sayede işletmeler, dönemsel performanslarını analiz ederek, mali planlamalarını daha etkin bir şekilde yapabilir.

Kamu Kurumları

Kamu kurumlarında tahakkuk fişleri, harcamaların ve gelirlerin kayıt altına alınmasında kullanılmaktadır. Özellikle bütçe planlaması sürecinde kamu tahakkuku fişleri, harcamaların kanuna uygun bir şekilde gerçekleşmesini sağlamaktadır. Kamu harcamalarının denetlenmesi ve şeffaf bir şekilde yürütülmesi açısından bu fişler önemli bir belge niteliği taşımaktadır. Ayrıca kamu kurumları, vatandaşlardan tahsil edilen vergi ve diğer yükümlülüklerin kontrolünü tahakkuk fişleri üzerinden gerçekleştirmektedir.

Bordro ve Personel Giderleri

Tahakkuk fişleri, işletmelerde çalışanların maaş, prim ve diğer bordro muhasebesi hesaplanmasında da kullanılmaktadır. İşverenler, bordro ve maaş tahakkuku düzenleyerek personel giderlerini kayıt altına alıp ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamaktadır. Aynı zamanda tahakkuk fişleri, çalışanların sosyal güvenlik primlerinin ve vergilerinin doğru bir şekilde hesaplanmasını da kolaylaştırmaktadır. Bu fişler, bordro işlemlerinde mali hata riskini azaltmaktadır.

Faturalandırma ve Ödemeler

Fatura tahakkuku fişleri, alacak ve borç yönetiminde önemli bir araç olarak kullanılmaktadır. İşletmeler, müşterilerinden tahsil edecekleri tutarları ve yapacakları ödemeleri bu fişler üzerinden takip etmektedir. Ayrıca tahakkuk fişleri, faturaların düzenlenmesi, işlenmesi ve ödemelerin planlanması gibi süreçlerde de önemli bir rol oynamaktadır. Fatura tahakkuku ve ödemeler arasındaki sürecin doğru bir şekilde yönetilmesi, finansal kaosu önlemeye yardımcı olmaktadır.

Sigorta ve Prim Ödemeleri

İşverenler, çalışanları adına yaptıkları sigorta ve prim ödemelerini tahakkuk fişleri ile takip etmektedir. Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK)‘na yapılan bildirimler ve ödemeler, sigorta prim tahakkuku fişleri sayesinde düzenli bir şekilde kaydedilmektedir. Ayrıca işverenlerin herhangi bir ceza ile karşılaşmaması için sigorta ve prim ödemelerinin doğru bir şekilde yapılması büyük önem taşımaktadır. Tahakkuk fişleri, bu işlemlerin eksiksiz ve zamanında tamamlanmasını sağlamaktadır.

Amortisman Kayıtları

İşletmeler, varlıklarının değer kaybını tahakkuk fişleri ile muhasebeleştirmektedir. Amortisman kaydı hesaplamalarında bu fişler, doğru kayıt tutulmasını sağlamaktadır. Tahakkuk fişleri, özellikle sabit kıymetlerin amortisman tutarlarının dönemsel olarak kaydedilmesinde kullanılmaktadır. Bu kayıtlar, işletmelerin varlık yönetimi ve mali tablolarının doğruluğu açısından büyük bir öneme sahiptir.

İhracat ve İthalat İşlemleri

Uluslararası ticarette tahakkuk fişleri, ithalat ve ihracat muhasebesine ilişkin vergi ile harçların takip edilmesini sağlamaktadır. Örneğin gümrük işlemleri sırasında tahakkuk fişleri, ödenmesi gereken vergilerin ve diğer yükümlülüklerin resmî olarak kaydedilmesini mümkün kılmaktadır. İthalatçı ve ihracatçı firmalar, bu fişler sayesinde mali yükümlülüklerini kontrol altında tutarak uluslararası ticaret işlemlerini sorunsuz bir şekilde yürütmektedir.

Tahakkuk Fişi Nasıl Alınır?

Tahakkuk fişi almak isteyen mükellefler, aşağıdaki yöntemleri izleyerek işlemlerini kolaylıkla gerçekleştirebilir:

Elektronik ortamda tahakkuk fişi almak:

1. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet vergi dairesi web sitesine giriş yapılmaktadır.
2. Mükellefler, vergi numarası veya kimlik bilgileri ile sisteme erişim sağlamaktadır.
3. Sistem üzerinden elektronik tahakkuk fişi görüntülenerek istenirse çıktısı alınmaktadır.

Bu yöntem, fiziksel olarak vergi dairesine gitmeye gerek kalmadan işlemleri hızlı ve pratik bir şekilde tamamlamaktadır.

Fiziki ortamda tahakkuk fişi almak:

1. Bağlı bulunulan vergi dairesine başvuru yapılmaktadır.
2. Mükellefin kimlik bilgileri veya vergi numarası, görevli personele sunulmaktadır.
3. İlgili döneme ve vergi türlerine ait tahakkuk fişi düzenlenerek mükellefe teslim edilmektedir.

Her iki yöntem de mükelleflere kolaylık sunarak tahakkuk fişinin eksiksiz bir şekilde temin edilmesini mümkün kılmaktadır.

Vergi Tahakkuk Fişi Nasıl Alınır?

Vergi tahakkuku fişi almak isteyen mükellefler, aşağıdaki adımları izleyerek işlemlerini gerçekleştirebilir:

E-Beyanname sisteminden tahakkuk fişi almak:

1. Beyanname, e-beyanname sistemi üzerinden verilmektedir.
2. Beyanname gönderildikten sonra sistemdeki ilgili bölümden tahakkuk fişi görüntülenmektedir.
3. Tahakkuk fişi, sistemden indirilip çıktısı alınabilmektedir.

Bu yöntem, elektronik ortamda işlem yapan mükellefler için hızlı ve pratik bir çözüm sunmaktadır.

Gelir İdaresi Başkanlığı İnternet Vergi Dairesi üzerinden almak:

1. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet vergi dairesi web sitesine giriş yapılmaktadır.
2. “Beyanname Sorgulama” veya “Tahakkuk Fişi Sorgulama” bölümlerinden ilgili belgeye ulaşılmaktadır.
3. Tahakkuk fişi, kolayca görüntülenip çıktısı alınabilir.

Vergi dairesine giderek tahakkuk fişi almak:

1. Fiziki olarak belge almak isteyen mükellefler, bağlı bulundukları vergi dairesine başvuru yapmaktadır.
2. Mükellefin kimlik bilgileri veya vergi numarası ile işlem gerçekleştirilmektedir.
3. Vergi dairesi, beyan edilen vergiyi ve ödenecek tutarı içeren tahakkuk fişini düzenleyerek mükellefe teslim etmektedir.

Tahakkuk Fişi Sorgulama Nereden ve Nasıl Yapılır?

Tahakkuk fişi sorgulama işlemi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) internet vergi dairesi üzerinden veya doğrudan vergi dairesine başvurularak yapılmaktadır. Elektronik ortamda sorgulama yapmak isteyen mükellefler, internet vergi dairesine kendi kullanıcı adı ve şifreleri ile giriş yapmaktadır. Sisteme giriş yapıldıktan sonra “Borç Sorgulama” veya “Tahakkuk Fişi Sorgulama” bölümüne girilerek ilgili dönem ve vergi türü seçilip tahakkuk fişi numarası veya kimlik bilgileri ile sorgulama tamamlanmaktadır. Bu yöntem, hızlı ve kolay bir işlem sağlamaktadır. Benzer şekilde aynı adımları takip ederek e-Devlet tahakkuk fişi sorgulamak da mümkün olmaktadır.

Alternatif olarak doğrudan vergi dairesine başvurularak tahakkuk fişi sorgulama işlemi yapılabilir. Mükellefler, kimlik bilgileri veya vergi numaraları ile ilgili birime başvurarak tahakkuk fişi bilgilerine ulaşabilir. Vergi dairesine yapılan başvurular, detaylı bilgi ve uzman desteği alınması açısından fayda sağlamaktadır. Her iki yöntem de mükelleflere pratik bir çözüm sunmaktadır.

Tahakkuk Fişi Örneği

İşletmelerin finansal süreçlerini doğru şekilde yönetebilmesi için tahakkuk fişi, kayıt altına alınması gereken önemli belgelerden biridir. Aşağıda, tahakkuk fişinin nasıl göründüğünü ve hangi bilgileri içerdiğini detaylıca inceleyebileceğiniz tahakkuk fişi örneği görseli bulunmaktadır. Bu görsel, tahakkuk fişinin düzenlenme biçimi hakkında daha iyi bir fikir edinmenizi sağlayacaktır.

Tahakkuk Fişi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Tahakkuk Ne Demek?

Tahakkuk, bir borcun, alacağın ya da giderin kesinleşmesi anlamına gelmektedir. Muhasebe terimi olarak, gelir veya giderlerin belirli bir döneme ait olduğunun kaydedilmesini ifade etmektedir.

​Tahakkuk Fişi Kullanmak Zorunlu mudur?

Evet, tahakkuk fişi kullanımı, yasal muhasebe düzenlemeleri çerçevesinde zorunlu tutulmaktadır. İşletmelerin gelir ve giderlerini doğru bir şekilde kaydetmesi ve vergi yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için tahakkuk fişi kullanma zorunluluğu bulunmaktadır.

Tahakkuk Fişi Numarası Nedir?

Tahakkuk fişi numarası, düzenlenen her fişe özel olarak verilen ve işlemlerin takip edilmesini kolaylaştıran bir seri numarasıdır. Tahakkuk fişi nosu, muhasebe kayıtlarının düzenli tutulması ve işlem geçmişinin doğrulanması için kullanılmaktadır.

Tahakkuk Fişi Ödenmezse Ne Olur?

Tahakkuk fişi üzerinden tahakkuk eden vergi borçlarının ödenmemesi, mükellefler için çeşitli mali ve yasal sonuçlar doğurmaktadır. Ödenmeyen borçlar için gecikme faizi işlemektedir. Bu durum, gecikme süreci içerisinde yer alan borcun tutarını her geçen gün artırmaktadır. Borcun zamanla artması, mükelleflerin mali yükünü büyüterek ödeme güçlüğüne yol açmaktadır.

Vergi borcunun belirtilen süreler içinde ödenmemesi durumunda vergi dairesi, alacaklarını tahsil etmek için haciz, icra gibi yasal işlemler başlatabilir. Bu süreç, mükelleflerin finansal sicilini olumsuz etkileyerek işlerini zorlaştırmaktadır. Tahakkuk fişi, mükelleflerin vergi yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından önemli bir belge olduğundan, ödemelerin zamanında yapılması hem gecikme faizlerinden hem de hukuki yaptırımlardan kaçınmak için büyük önem taşımaktadır.

Tahakkuk Fişi Nereden Görüntülenir?

Tahakkuk fişi görüntülemek için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) resmî web sitesi, e-Devlet “Tahakkuk Bilgileri Sorgulama” sayfası ya da Dijital Vergi Dairesi kullanılmaktadır. Bu platformlarda daha önce işletme adına verilen beyannameleri listelemek ve onaylanarak tahakkuk fişi kesilmiş olan bilgilere ulaşmak, mümkün hâle gelmektedir.

Elektronik Ortamda Tahakkuk Fişi Düzenlenebilir mi?

Evet, elektronik ortamda tahakkuk fişi düzenlemek de mümkün olmaktadır. Günümüzde vergi daireleri ve işletmeler, dijitalleşen sistemler sayesinde tahakkuk fişlerini elektronik ortamda oluşturup kayıt altına almaktadır. Bu uygulama, işlemlerin daha hızlı, düzenli ve güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktadır.

Elektronik tahakkuk fişleri, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet vergi dairesi üzerinden kolayca erişilebilir ve düzenlenebilir durumdadır. Ayrıca bu fişler, dijital olarak saklanabildiği için fiziksel belge arşivleme yükünü ortadan kaldırarak daha çevreci bir çözüm sunmaktadır. Elektronik ortamda tahakkuk fişi düzenlemek hem mükelleflerin hem de vergi idaresinin süreçlerini kolaylaştırmanın yanı sıra, yasal düzenlemelere uygunluğu da sağlamaktadır.

Tahakkuk Fişini Kim Düzenler?

Tahakkuk fişi düzenleme şartlarını sağlayan kuruluşlar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı vergi daireleri olarak öne çıkmaktadır. Dolayısıyla bu fişe ait bütün düzenlemeleri de vergi daireleri yapmaktadır. Her mükellef, bağlı olduğu vergi dairesine beyanname verdikten sonra tahakkuk fişi, ilgili vergi dairesi tarafından oluşturulmaktadır. Bu süreç, vergi mükelleflerinin borç ve yükümlülüklerinin resmî olarak kaydedilmesini sağlamaktadır.

Öte yandan, işletmelerin kendi iç muhasebe süreçlerinde gelir ve giderlerin tahakkuk ettirilmesi amacıyla muhasebe departmanları da tahakkuk fişi düzenlemektedir.

Tahakkuk Fişi ile Tahsilat Fişi Arasındaki Fark Nedir?

Tahakkuk fişi ile tahsilat fişi, muhasebe işlemlerinde kullanılan ve birbirini tamamlayan belgelerdir. Ancak işlevleri ve düzenlenme amaçları bakımından farklılık göstermektedir. Tahakkuk fişi, bir borcun ya da alacağın ortaya çıktığını ve resmî olarak kaydedildiğini belgelemektedir. Bu belge, bir mal veya hizmet alımında ya da bir borç doğuran işlemin sonucunda düzenlenmektedir. Tahakkuk fişi, işletmenin mali kayıtlarını düzenli ve şeffaf bir şekilde tutmasına olanak sağlamaktadır.

Tahsilat fişi ise, tahakkuk eden bir borcun ödendiğini ve ödeme işleminin gerçekleştiğini göstermektedir. Tahsilat fişi, yapılan ödemenin hem alıcı hem de ödeyen açısından kayıt altına alınmasını sağlamaktadır. Bu belge, ödenen tutarın resmî bir kanıtı olarak muhasebe süreçlerinde önemli bir rol oynamaktadır.

Bu iki belge, birbirini tamamlayan süreçlerin farklı aşamalarını temsil etmektedir. Tahakkuk fişi, bir borcun doğduğunu ve kaydedildiğini ifade ederken tahsilat fişi, o borcun ödendiğini ve kapandığını belgelemektedir. Her iki fiş de mali işlemlerin düzenli bir şekilde izlenmesine katkı sağlamaktadır.

Tahakkuk Fişi ile Ödeme Yapılabilir mi?

Evet, tahakkuk fişi ile ödeme yapmak mümkün olmaktadır. Tahakkuk fişi, bir borcun doğduğunu ve resmîleştiğini belgeleyen bir doküman olmasının yanı sıra, aynı zamanda beyannamenin makbuzu niteliği taşımaktadır. Bu nedenle, tahakkuk fişi üzerinden ödeme işlemi gerçekleştirilebilir. Hatta Dijital Vergi Dairesi ve GİB gibi ödemeye aracı platformlarda tahakkuk fişinin numarasını girerek ödemeyi kısa süre içerisinde gerçekleştirmek mümkündür. Gerekli durumlarda tahakkuk fişi yerine ihbarname ile tebliğ yapılması da mümkün olmaktadır. Bu durum, tahakkuk fişinin yalnızca bir kayıt belgesi olmanın ötesinde, ödeme süreçlerinde de işlevsel bir rol üstlendiğini göstermektedir.

Tahakkuk Fişi Nereye Ödenir?

Tahakkuk fişi, vergi dairesine ödenmektedir. Bu ödeme, fişin düzenlendiği kurumun talimatlarına göre yapılmaktadır. Vergi dairesine gidip vezneden ödeme gerçekleştirebileceğiniz gibi GİB, e-Devlet, Dijital Vergi Dairesi gibi kanallar aracılığıyla ödemenizi elektronik ortamdan da yapabilirsiniz. Ayrıca bankaların sunduğu online ödeme sistemleri de tahakkuk fişi ödemesi için kullanılabilir. Ödemenin doğru bir şekilde yapılabilmesi için tahakkuk fişinde belirtilen bilgiler esas alınmalıdır.

Tahakkuk Fişi İptal Edilebilir mi?

Evet, tahakkuk fişi iptali mümkündür. Ancak tahakkuk fişi iptal işlemleri, yalnızca onaylanmış ve üzerinde ödeme (terkin etme ya da tahsilat) yapılmamış tahakkuklar için gerçekleştirilebilmektedir. İptal edilen tahakkukların muhasebe kayıtları, ön muhasebe kaydı işlemlerine yevmiyeleşmek üzere iletilmektedir. Eğer iptale konu tahakkuka ait muhasebe kaydı yevmiyeleşmişse sistemden ters düzeltme kaydı oluşturulmaktadır. Ancak yevmiyeleşmemiş bir muhasebe kaydı varsa iptal işlemi sırasında ilgili muhasebe kaydı direkt olarak sistemden silinmektedir. Bu süreç, tahakkukların doğru bir şekilde iptal edilmesini ve muhasebe kayıtlarının düzenli tutulmasını sağlamaktadır.

Tahakkuk Fişi Nasıl Saklanmalıdır?

Tahakkuk fişi, mali ve hukuki işlemler açısından önemli bir belge olduğundan, dikkatle saklanmalıdır. Fişin fiziksel kopyası, zarar görmeyecek şekilde arşivlenmeli ve kurum kayıtlarında yer almalıdır. Aynı zamanda elektronik sistemler üzerinden düzenlenmiş tahakkuk fişleri de dijital ortamda yedeklenmelidir. Fişin ileride olası bir denetim veya ihtilaf durumunda kullanılabilmesi için kolay erişilebilir bir şekilde muhafaza edilmesi önem arz etmektedir.