E-Gider Pusulası Nedir? Nasıl Hazırlanır? (Ücretsiz Şablon)

Dijital dönüşümle birlikte iş dünyasında belgeler de elektronik ortama taşındı. Bu süreçte, şirketlerin sıkça kullandığı gider pusulası da dijital hale geldi. Bu anlamda, e-gider pusulası belgesi de vergi mükellefi olmayan kişilerden yapılan alımları belgelendirmek için oluşturulan resmi ve elektronik bir evraktır. Peki bu belge tam olarak neyi ifade ediyor? Hangi işletmeler için bu belgenin düzenlenmesi zorunludur? Kimler e-gider pusulası kesmek zorundadır? E-gider pusulası zorunluluğu 2025 itibarıyla kimleri kapsıyor?

Tüm bu soruların yanıtlarını ve daha fazlasını bu blog içeriğimizde bulabilirsiniz. Keyifli okumalar dileriz!

E-Gider Pusulası Nedir?

E-gider pusulası, şirketlerin vergi mükellefi olmayan kişilerden yaptığı mal ve hizmet alımlarını belgelemek için düzenlediği dijital bir evraktır. Kısacası, geleneksel gider pusulasının elektronik ortamda hazırlanmış halidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara göre oluşturulduğundan resmi bir belge niteliği taşımaktadır.

Vergi mükellefi olmayan kişilerden alınan hizmet ya da ürün için fatura kesilemeyeceği durumlarda, şirketler e-gider pusulası kesmek zorundadır. Bu belge, giderin resmileşmesini sağlamakla birlikte ayrıca muhasebe kayıtlarına eklenmesini de garantilemektedir. Belge aynı zamanda stopaj vergisi gibi yasal yükümlülüklerin doğru şekilde yerine getirilmesine de yardımcı olacaktır.

E-Gider Pusulası Ne İşe Yarar?

E-gider pusulası, işletmelerin fatura alamadığı durumlarda giderlerini yasal şekilde belgelemesini sağlamaktadır. Özellikle vergi mükellefi olmayan kişilerden mal veya hizmet alındığında, bu işlem e-gider pusulası ile kayıt altına alınabilir.

2025 yılı itibarıyla e-gider pusulası zorunluluğu, belirli sektör ve ciro sınırlarını aşan işletmeler için geçerlidir. Bu kapsamda, GİB’in yayınladığı e-gider pusulası tebliği esas alınarak dijital sistemler üzerinden düzenlenmelidir.

Bu belge, özellikle şu alanlarda işe yaramaktadır:

• Yasal Geçerlilik Sağlar: Alım yapılan kişi fatura düzenleyemiyorsa, e-gider pusulası sayesinde işlem resmi hale gelebilir.
• Muhasebe Kaydı Oluşturur: Giderin mali kayıt altına alınmasını sağlamaktadır.
• Vergi Uyumunu Destekler: Stopaj gibi yasal yükümlülükler bu belge ile eksiksiz şekilde yerine getirilebilir.
• Denetim Kolaylığı Sunar: Vergi incelemelerinde belge geçerliliği sağlamaktadır.
• Dijital Kolaylık: Kâğıtla uğraşmadan hızlı ve güvenli işlem yapılabilir.

Haliyle, e-gider pusulası, hem alıcıyı hem satıcıyı korumakla birlikte dijital ortamda düzenlenen resmi bir belge olarak işletmelerin mali disiplini için büyük kolaylık sağlamaktadır. Aynı zamanda belge, fatura takibi süreçlerini de düzenli hale getirmektedir.

E-Gider Pusulası Kimler için Zorunludur?

E-gider pusulası zorunluluğu, belirli şartları taşıyan işletmeleri kapsamaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yayınladığı e-gider pusulası tebliği ile bu zorunluluk netleşmiştir. 2025 itibarıyla aşağıdaki gruplar e-gider pusulası düzenlemek zorundadır:

• Vergi mükellefi olan işletmeler, vergi mükellefi olmayan kişilerden hizmet ya da ürün alımı yapıyorsa.
• Yıllık cirosu belirli bir eşiği geçen firmalar (örneğin, 3 milyon TL ve üzeri – güncel limit için GİB tebliği esas alınmalı).
• Serbest meslek erbapları, stopaja tabi ödemelerde.
• Tarım ve hayvancılık sektöründe çalışan alıcılar, çiftçilerden ürün alımı yaptığında.
• Kuyumcular, hurda altın vb. gibi fatura düzenlenemeyen durumlarda.

Bu işletmeler için e-gider pusulası kesmek, hem yasal bir zorunluluktur hem de muhasebe sürecinin sağlıklı işlemesi açısından önemlidir.

E-Gider Pusulasının Avantajları ve Dezavantajları Nelerdir?

E-gider pusulası, işletmelere büyük kolaylıklar sağlarken bazı zorluklar da getirebilir. Elektronik ortamda belge düzenlemenin hız ve verim açısından önemli faydaları olsa da bu sistemin bazı teknik ve kullanım zorlukları da olabilir.

E-Gider Pusulasının Avantajları

• Fatura düzenlenemeyen alımlar bu belge ile resmi hale gelecektir.
• İşlemler hızlıca tamamlanabilir.
• Kâğıt ve arşiv masrafı ortadan kalkacaktır.
• Stopaj gibi vergiler doğru şekilde uygulanabilir.
• Dijital sistem üzerinden takip sağlanabilir.
• Belgeler güvenli şekilde saklanabilir.
• Muhasebe ve fatura takibi süreçleri hızlanacaktır.

E-Gider Pusulasının Dezavantajları

• Sistemi kullanmak için eğitim gerekebilir.
• İnternete bağlı olmak şarttır.
• Küçük işletmelere başlangıçta zor gelebilir.
• Hatalı bilgi girildiğinde düzeltme süreci uzayabilir.

E-gider sistemine geçmeden önce bu avantajları ve dezavantajları dikkate almak, işletmenizin uyum sürecini kolaylaştıracaktır.

E-Gider Pusulası Nereden ve Nasıl Hazırlanır?

E-Gider Pusulası Uygulamasına Giriş Yapın

E-gider pusulası düzenlemek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu dijital sisteme giriş yapılmalıdır. Bunun için dijital.gib.gov.tr adresine gidilerek sisteme erişim sağlanabilir. Giriş işlemi e-Devlet şifresi, e-İmza, Mali Mühür veya Kamu SM ile yapılabilmektedir.

Yeni E-Gider Pusulası Oluşturun

Şirket yetkilisi sisteme giriş yaptıktan sonra gider pusulası oluşturma, düzenleme ve kaydetme işlemlerini bu platform üzerinden gerçekleştirebilir. Kullanıcı dostu arayüzü sayesinde ilk kez giriş yapanlar da sistemde kolayca yönlendirilmektedir. Giriş yaptıktan sonra ana sayfada:

• “Belgeler” veya “E-Belge İşlemleri” menüsünü açın.
• Ardından “E-Gider Pusulası” seçeneğine tıklayın.

Gider Pusulası Başlık ve Bilgilerini Girin

Yeni bir e-gider pusulası oluşturduğunuzda, ilk olarak belgeye ait temel başlık bilgilerini girmeniz gerekmektedir. Bu adım, pusulanın resmi kimliğini oluşturacaktır. Aşağıdaki alanlar eksiksiz ve doğru şekilde doldurulmalıdır:

• Belge Numarası: Sistem otomatik atayabilir veya manuel girilebilir.
• Belge Tarihi: İşlemin gerçekleştiği gün yazılmalıdır.
• Belge Türü: Mal alımı mı, hizmet alımı mı olduğu seçilmelidir.
• Düzenleyen Bilgileri: Firmanın unvanı, vergi numarası ve adresi girilmelidir.

Bu bilgiler, belgenin geçerli sayılması ve kayıt altına alınması için zorunludur. Yanlış ya da eksik bilgi, e-gider pusulası kaydı tutma sürecinde sorun yaratabilir.

Başlık ve kimlik bilgileri tamamlandıktan sonra bir sonraki adıma, alıcı bilgilerini eklemeye geçebilirsiniz.

Alıcı Bilgilerini Girin

E-gider pusulası kesmek için bir sonraki adım, alıcıya ait bilgileri sisteme eklemektir. Bu bölümde mal veya hizmeti satan, yani pusulanın düzenlendiği kişi ya da kuruluşun bilgileri yer almaktadır.

Doldurulması gereken temel alanlar şunlardır:

• Ad Soyad / Unvan: Alıcının adı ya da işletme unvanı.
• TC Kimlik No veya Vergi Kimlik No: Kişi bireysel ise T.C. kimlik numarası, şirket ise vergi numarası girilmelidir.
• Adres: Alıcının ikamet ya da iş adresi.
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası ya da e-posta adresi.

Ek olarak, eğer alıcı bir vergi mükellefi değilse, bu bilgi sistemde belirtilmelidir. Bu detay, e-gider pusulası zorunluluğu kapsamındaki kayıtların doğru tutulması açısından önemlidir.

Giderin Detaylarını Ekleyin

E-gider pusulası oluşturma sürecinde en önemli adımlardan biri, yapılan harcamanın detaylarını girmektir. Bu bölüm, alımın neye ait olduğunu ve tutarını açık şekilde göstermelidir.

Sistemde doldurulması gereken başlıca alanlar:

• Ürün veya Hizmet Açıklaması: Alınan mal ya da sunulan hizmetin kısa açıklaması.
• Miktar ve Birim: Kaç adet alındığı ve birim türü (adet, kilo, litre vb.).
• Birim Fiyat: Tek ürün ya da hizmetin birim fiyatı.
• Toplam Tutar: Miktar ile birim fiyat çarpılarak hesaplanabilir.
• Stopaj Oranı: Varsa, yasal kesinti oranı bu alandan seçilmelidir.

Bu bilgiler, giderin muhasebe sistemine doğru yansımasını sağlayacaktır. Öte yandan hatalı girişler, hem belge geçerliliğini hem de vergi işlemlerini riske atabilir. Gider detayları eksiksiz girildikten sonra, ek bilgi alanlarına geçebilirsiniz.

E-Gider Pusulası için Ekstra Bilgiler Ekleyin

E-gider pusulası kesme sürecinde, bazı özel durumlar için ek bilgi girişi gerekebilir. Bu alanlar zorunlu olmasa da belgeyi daha açıklayıcı ve izlenebilir hale getirebilir.

Sistemde isteğe bağlı olarak doldurabileceğiniz ek alanlar:

• Açıklama Notu: Giderin nedeni, işin kapsamı veya özel durumlarla ilgili kısa açıklama.
• İşlem Numarası veya Referans Kodu: İç sistemlerde takibi kolaylaştırmak için kullanılabilir.
• Teslimat Bilgileri: Malın teslim yeri, tarihi gibi detaylar girilebilir.
• Proje veya Birim Kodu: Gider belirli bir proje ya da departmanla ilişkiliyse bu kod girilebilir.

Bu ek bilgiler, özellikle denetim ve fatura takibi süreçlerinde belgeyi daha anlaşılır kılar. Ayrıca ileriye dönük muhasebe ve raporlama işlemleri için fayda sağlar. Ek bilgiler tamamlandıktan sonra belgeyi imzalama aşamasına geçebilirsiniz.

E-Gider Pusulası İmzası ve Onayı

E-gider pusulası oluşturulduktan sonra belgenin geçerli sayılması için son adım imza ve onay sürecidir. Bu aşama, belgenin hem yasal hem de resmi olarak kabul edilmesini sağlayacaktır. İmza işlemi genellikle dijital imza ya da mali mühür ile yapılmaktadır. Eğer karşı tarafın da onayı gerekiyorsa, sistem üzerinden belgeyi görüp onaylaması da sağlanmaktadır.

2025 yılı itibarıyla, birçok işletme için e-gider Pusulası imzası zorunludur. Onay sürecinin ardından pusula kaydedilip sistemde saklanmaktadır. Gerekirse belge daha sonra görüntülenebilir ya da paylaşılabilir.

E-Gider Pusulasını Kaydedin ve Paylaşın

E-gider pusulası imzalandıktan sonra sistemde kaydedilmektedir. Bu kayıt işlemi, belgenin arşivlenmesini ve gerektiğinde kolayca erişilmesini sağlayacaktır. Üstelik, belgeler genellikle e-belge sistemine otomatik olarak aktarılabilir. Kaydedilen pusula, farklı yollarla paylaşılabilir. Örneğin, belge PDF olarak indirilebilir, e-posta ile gönderilebilir ya da sistem içinden karşı tarafa iletilebilir. Bu işlemler sayesinde belge fiziksel olarak taşınmayacağından zaman kaybının önüne geçilebilir. 2025’te e-gider pusulası paylaşımı birçok sektörde dijital dönüşümün bir parçası haline gelmiştir. Fakat, belgeyi sisteme doğru şekilde kaydetmek ve gerektiğinde hızlıca paylaşabilmek, sürecin sorunsuz işlemesi için önemlidir.

E-Gider Pusulası Raporlarını Takip Edin

E-gider pusulası işlemlerini tamamladıktan sonra bu belgelerin takibi büyük önem taşımaktadır. Sistem üzerinden oluşturulan tüm pusulalar, raporlar halinde görüntülenebilir. Bu sayede geçmiş işlemler kolayca incelenip denetim süreçleri daha verimli hale gelebilir.

Rapor ekranında tarih, alıcı adı, tutar, KDV bilgisi ve belge durumu gibi detaylar yer almaktadır. Gelişmiş filtreleme seçenekleri sayesinde belirli dönemlere, kişilere ya da tutarlara göre arama yapılabilir.

Bu özellik, muhasebe birimlerinin işini kolaylaştırmanın yanı sıra işletmenin finansal kontrolünü de güçlendirebilir. Özellikle 2025 yılı itibarıyla zorunlu hale gelen dijital belge yönetimi, bu tür raporların düzenli takibinin yapılması şarttır.

Ayrıca, bu raporlar vergi denetimlerinde ya da iç kontrollerde belge sunma zorunluluğu doğduğunda büyük kolaylık sağlayacaktır. Belgelerin düzenli takibi, olası hataların erken fark edilmesini ve zamanında müdahale edilmesini sağlamaktadır.

E-gider pusulası, yalnızca Gelir İdaresi Başkanlığı’nın dijital sistemi üzerinden değil, aynı zamanda çeşitli ön muhasebe programları aracılığıyla da düzenlenebilmektedir. Bu kapsamda ikas, sunduğu ön muhasebe entegrasyonları sayesinde, vergi mükellefi olmayan kişilerden temin edilen mal ve hizmetlerin elektronik ortamda belgelenmesini kolaylaştırmaktadır. İlgili süreç, işletmelerin manuel belge düzenleme yükünü azaltarak dijitalleşmeyi teşvik etmektedir. ikas; Logo, Mikro Yazılım, Nebim, Uyumsoft, Akınsoft Wolvox, DİA, BirFatura, Bizim Hesap, Microsoft Dynamics, GizSoft, Netsis ve Zirve Mikrogrup, Link Bilgisayar gibi pek çok muhasebe yazılımı ile entegre çalışabilmektedir. Bu entegrasyonlar sayesinde, gerek e-ticaret gerekse fiziksel mağaza satışlarından elde edilen veriler, herhangi bir ek işleme gerek kalmaksızın ilgili muhasebe sistemine otomatik olarak aktarılabilmektedir.

E-Gider Pusulasında Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

E-gider pusulası, vergi mevzuatına uygun şekilde düzenlenmelidir. Eksik ya da hatalı bilgi, yasal sorunlara yol açabilir. Aşağıda, pusulada mutlaka yer alması gereken temel bilgiler sıralanmıştır:

• Belge Numarası: Otomatik olarak sistem tarafından atanmaktadır. Her pusula için benzersizdir.
• Belge Tarihi: İşlemin yapıldığı tarihi göstermektedir. Geriye dönük tarih girilmemelidir.
• Düzenleyenin (Satın Alanın) Bilgileri: Firma adı, vergi numarası, vergi dairesi ve iletişim bilgileri yer almaktadır.
• Alıcının (Satıcının) Bilgileri: Gerçek kişi ise T.C. kimlik numarası, ad-soyad ve adres de formda bulunmaktadır. Tüzel kişi ise unvan ve vergi bilgileri de eklenmelidir.
• Mal veya Hizmetin Tanımı: Alınan hizmetin ya da ürünün kısa ve net açıklaması yazılmalıdır.
• Tutar Bilgisi: Birim fiyat, toplam tutar, varsa indirim ve KDV oranları açık şekilde belirtilmelidir.
• KDV Oranı ve Tutarı: Uygulanan vergi oranı ve tutarı doğru şekilde yazılmalıdır.
• Genel Toplam: Tüm kalemlerin ve vergilerin dahil olduğu nihai tutar belirtilmelidir.
• İmza ve Onay Bilgisi: Belgenin geçerli sayılması için dijital imza ya da mali mühür gereklidir.

E-Gider Pusulası Şablonu

Belge Bilgileri

• Belge No: GP-2025/001
• Belge Tarihi: 18.09.2025

Alıcı (Belgeyi Düzenleyen)

• Şirket Adı: [Firma Adı]
• Vergi Dairesi / No: [Vergi Dairesi] / [Vergi No]
• Adres: [Açık Adres]
• Telefon / E-posta: [İletişim Bilgisi]

Satıcı (Vergi Mükellefi Olmayan Kişi)

• Adı Soyadı: [Kişinin Adı Soyadı]
• T.C. Kimlik No: [TCKN]
• Adres: [İkametgah Adresi]
• Telefon: [Telefon Numarası]

İşlem Bilgileri

Açıklama	Miktar	Birim Fiyat (₺)	Tutar (₺)
[Ürün/Hizmet Açıklaması]	[Adet]	[Birim Fiyat]	[Tutar]

• Ara Toplam: ₺[Ara Toplam]
• KDV (%20): ₺[KDV Tutarı]
• Genel Toplam: ₺[Toplam Tutar]

Not: KDV’ye tabi olmayan işlemlerde “KDV Hariçtir” ibaresi eklenebilir.

Ödeme Bilgileri

• Ödeme Şekli: [Nakit / Banka Havalesi / EFT]
• Ödeme Tarihi: [Tarih]

Açıklama / Notlar

[Varsa açıklama yazılabilir.]

İmzalar

Düzenleyen (Alıcı)	Teslim Eden (Satıcı)
Ad-Soyad / İmza / Kaşe	Ad-Soyad / İmza

E-Gider Pusulası ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

E-Gider Pusulasında KDV Olur mu?

E-gider pusulası, vergi mükellefi olmayan kişilerden alınan mal veya hizmetler için düzenlenir. Eğer bu işlem KDV’ye tabi ise, pusulada KDV gösterilir. Bu durumda alıcı, satıcının yerine KDV sorumluluğunu üstlenir ve bu vergiyi 1 No’lu KDV Beyannamesi ile beyan eder. Ancak alınan mal veya hizmet KDV’den istisna bir işlemse ya da KDV kapsamında değilse, pusulada KDV yer almaz. Bu nedenle e-gider pusulasında KDV’nin bulunup bulunmaması, tamamen işlemin KDV mevzuatına tabi olup olmamasına bağlıdır.

E-Gider Pusulası Kayıtları Nasıl Tutulur?

E-gider pusulası kayıtları, elektronik ortamda düzenlendikten sonra şirketin muhasebe kayıt sistemine işlenir. Bu belgede belirtilen tutarlar ilgili gider hesaplarına aktarılır, varsa hesaplanan KDV tutarı da ayrıca kaydedilir ve beyan edilir. Kayıt işlemi, Vergi Usul Kanunu ve ilgili muhasebe standartlarına uygun olarak yapılmalı, belge e-Defter sistemine veya muhasebe programına eksiksiz şekilde entegre edilmelidir.

E-Gider Pusulası Kayıtları Ne Kadar Süre Saklanır?

E-gider pusulası dahil tüm mali belgeler, Vergi Usul Kanunu’na göre düzenlendikleri yılı takip eden yıldan itibaren en az 5 yıl süreyle saklanmak zorundadır. Ancak özel durumlar ve denetimler göz önüne alındığında, şirketlerin bu süreyi 10 yıla kadar uzatmaları tavsiye edilir. Saklama, elektronik belgeler için dijital ortamda, gerektiğinde denetime uygun şekilde erişilebilir formatta yapılmalıdır.

E-Gider Pusulası ile Fatura Takibi Nasıl Yapılır?

E-gider pusulası ile fatura takibi, dijital sistemler sayesinde kolayca yapılabilir. Her pusula, tarih, alıcı, tutar ve hizmet bilgileriyle sistemde kayıt altına alınmaktadır. Bu bilgiler de, muhasebe programlarıyla entegre çalışarak düzenli raporlamaya olanak tanıyacaktır. Böylece hangi işlemlerin gider pusulası ile belgelendiği, faturalardan ayrı olarak takip edilebilir. Özellikle KDV takibi ve dönemsel mali analizler için bu belgelerin düzenli kontrolü büyük avantaj sağlayacaktır. İşletmeler, filtreleme ve raporlama araçlarıyla fatura dışı gider hareketlerini rahatça izleyebilir.

E-Gider Pusulası Ne Zaman Yenilenmelidir?

E-gider pusulası, düzenlendikten sonra içerikte hata varsa, bilgilerin güncellenmesi gerekiyorsa ya da karşı tarafla anlaşmazlık yaşanırsa yenilenmelidir. Ayrıca, belge iptal edilip yerine yeni bir pusula düzenlenmesi gereken durumlar da olabilir. Özellikle tutar, KDV oranı veya alıcı bilgileri yanlış girildiyse, doğru bilgileri içeren yeni bir belge hazırlanmalıdır. Yenileme işlemi, eski belgenin iptaliyle yapılmalı ve sistem kayıtları güncel tutulmalıdır.