E-Belge Nedir? (Kimler E-Belge Kullanmak Zorundadır?)

Hemen hemen her KOBİ’nin son yıllarda sıkça duyduğu bir kavram, e-Belge. Teknoloji ile birlikte değişen ticaret dünyası, Maliye Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından başlatılan e-Dönüşüm hareketi adı altında e-Belge ile tanıştı. Peki. “e-Belge Nedir? e-Belge Ne İşe Yarar? ve e-Belge Nerelerde Kullanılır?”

Bu içeriğimizde A’dan Z’ye e-Belge uygulamasını ele aldık.

E-Belge Nedir?

Teknoloji günden güne gelişmeye devam ediyor. Gelişen bu teknoloji karşısında ticari prosedürler de teknolojiye uyumlu bir şekilde değişiyor. e-Belge, Maile Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından dijital dönüşüm kapsamında uygulamaya geçilen elektronik belgelerin tümüne verilen addır. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Bilet, e-Serbest Meslek Makbuzu (SMM), e-Müstahsil Makbuzu gibi uygulamaların tamamına e-Belge denmektedir.

Mükelleflerin hazırladığı e-Belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği koşullar sağlandığında Gelir İdaresi Başkanlığı‘na iletilmektedir. E-Belge mükellefleri, belirli bir ciroyu aşan işletmeler ve bazı sektörlerdeki firmalar olup Gelir İdaresi Başkanlığı’nın zorunlu tuttuğu elektronik belge sistemine geçmek durumundadır. e-Belgeler, mükelleflerin kullandığı ya da Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği yazılımlar aracılığıyla Gelir İdaresi başkanlığına iletilmektedir.

E-Belge Ne İşe Yarar?

Maliye Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın başlatmış olduğu e-Dönüşüm uygulamaları sayesinde, birçok firma e-Belgeye geçiş yapmıştır. Bu dijital dönüşüme geçiş ile birlikte organizasyonlarda verimlilik, optimizasyon, otomasyon ve süreç yönetimi alanlarında büyük kazanç sağlanmaktadır.

Belgelerin elektronik ortamda e-Belge şeklinde hazırlanması, kontrolü, takibi ve paylaşımında zaman ve maliyet anlamında tasarruf sağlamaktadır. E-Belge adı altında; e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye gibi dijital dönüşüm uygulamaları vergi sisteminin takibinde kolaylaştırmaktadır. Bunun yanında firmaların dünya standartlarında iş yapmasına ve şirket hedeflerine büyük katkı sağlamaktadır.

İlgili İçerik: E-Fatura Nasıl Kesilir?

E-Belge Nerelerde Kullanılır?

e-Belgeler; muhasebe, finans ve vergi dünyasında kullanılan bir kavram olarak dijital dünyanın hayatımıza kattığı bir sistem bütünüdür.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kararıyla vergi hukuku anlamında gerekli ve zorunlu olan birçok belge, dijital ortamda tutulmaktadır. Bu kararla birlikte firmalar tarafından tutulması gereken muhasebe kayıtları, vergi kayıtları, kesilmesi gereken irsaliye ve faturalar, gider makbuzları gibi birçok belgenin elektronik ortama aktarılması ve kayıtların elektronik ortamda tutulması zorunluluğu getirilmiştir.

e-Belge günümüzde pek çok mesleki iş kolu tarafından kullanılmaktadır. En çok kullanılan meslek gruplarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

• İlgili bakanlık ve belediyelerden yatırım veya işletme belgesi almak isteyen otel işletmeleri,
• Gayrimenkul veya motorlu taşıt, inşaat, imalat, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapan firmalar,
• Elektronik ortamda (e-ticaret) hizmet veren veya satış gerçekleştirenler,
• Brüt satış geliri 2021 yılı için 4 Milyon TL, 2022 yılı itibariyle ise 3 Milyon TL ve üzeri olan tüm vergi mükellefleri tarafından kullanılmak zorundadır. Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile e-ticaret faaliyetlerinde bulunan işletmeler ise eğer brüt satış hasılatları 500 Bin TL ve üzeri ise 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-faturaya, 1 Ocak 2024 tarihine kadar da e-deftere geçmek zorundalar.

İlgili İçerik: Vergi Çeşitleri

E-Belgenin Özellikleri Nelerdir?

E-Belge, dijital ortamda oluşturulan ve gönderilen resmi belgelerdir. Bu belgeler, kağıt belgeye alternatif olarak elektronik ortamda hazırlanıp imzalanarak arşivlenmektedir. Ayrıca bu belgeler, vergi usul kanunlarına uygun olarak düzenlenerek güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalanmaktadır. E-belgeler ayrıca zamandan ve maliyetten tasarruf sağlayarak işlem süreçlerini hızlandırmaktadır. Bu belgelerin elektronik fatura, elektronik arşiv fatura, elektronik irsaliye gibi farklı türleri de bulunmaktadır. Çevre dostu olması, güvenliği artırması ve iş takibini kolaylaştırması nedeniyle e-belgeler işletmeler tarafından tercih ediliyor.

E-Belgenin Avantajları Nelerdir?

e-Belgenin elektronik ortamda hazırlanması ile birlikte zaman ve maliyet en başta olmak üzere birçok avantajı bulunmaktadır.

• Bir tuş ile e-Fatura, e-İrsaliye, e-SMM gibi birçok belgeyi elektronik ortamda kesmek veya alıcıya iletmek mümkündür. Manuel olarak kağıt üzerinde hazırlanan belgelerin düzenlenmesi ve alıcıya iletilmesi birkaç günü bulurken e-Belge kullanımı büyük ölçüde zaman kazandırmaktadır.
• e-Belge düzenlemesi elektronik ortamda yapıldığı için kağıt ve mürekkep maliyetleri bulunmaktadır.
• e-Belge kullanımında fiziksel bir arşive gerek kalmaz. Bu şekilde fiziki bir arşiv alanına ihtiyaç duyulmadan tüm belgeler elektronik ortamda e-Arşiv yolu ile sağlanabilmektedir. Bu durum belgelerin kaybetme ihtimalini de ortadan kaldırmaktadır.
• Elektronik olarak hazırlanan belge alıcısına elektronik ortamda ilettildiği için hem hızlı bir şekilde karşı tarafa ulaşabilir hem de kargo ile belgenin kaybolması gibi olumsuz ihtimaller söz konusu olmaz.
• Elektronik belgenin hata oranı kağıt belgeye göre çok daha azdır.
• e-Belge adı altında bulunan özellikle e-fatura gibi muhasebe takibi gerekli belgelerde muhasebe takibi çok daha kolay olmaktadır. Fatura oluşumu ve iletimi hızlı olduğu için tahsilat süreci de hızlanmaktadır.
• e-Belge uygulaması çevreci bir harekettir. Fiziki bir oluşum meydana gelmediği için kağıt, mürekkep gibi bir çok atık da oluşmaz.

İlgili İçerik: E-İmza Nasıl Alınır?

E-Belgenin Dezavantajları Nelerdir?

E-Belge, birçok avantaj sunmasına rağmen bazı dezavantajlara da sahiptir. Özellikle teknolojiye bağımlılık, işletmelerin bu sisteme geçiş yaparken yaşadığı zorluklar ve olası teknik aksaklıklar gibi unsurlar dezavantaj olarak öne çıkmaktadır. İşletmelerin bu sistemden en verimli şekilde yararlanabilmesi için gerekli teknik altyapıya ve uzmanlığa sahip olması önemlidir. Aksi takdirde aşağıdaki dezavantajlarla karşılaşabilirler:

• İnternet bağlantısı ya da sistemde yaşanacak sorunlar belge işlem süreçlerini aksatabilir.
• E-Belge sistemine geçiş için gerekli yazılım ve donanım yatırımları, özellikle küçük işletmeler için maliyetli olabilir.
• Personelin E-Belge sistemini etkin kullanabilmesi için eğitime ihtiyaç duyulabilir, bu da zaman ve maliyet yaratacaktır.
• Dijital ortamda tutulan belgeler, siber saldırılara karşı savunmasız kalabilir.
• Yasal uyumluluk: Vergi ve mali düzenlemelerde sürekli değişiklikler olabileceğinden güncel kalmak işletmelere ek yük getirebilir.

E-Belge Çeşitleri Nelerdir?

e-Belge, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın elektronik olarak oluşturulmasını öngördüğü çeşitli bilgilerin tümüdür. Öngörülen belge türleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• e-Fatura: Mal ve hizmet alışverişleri sonrasında oluşturulan fatura belgesinin elektronik ortamda düzenlenmiş halidir.
• e-Arşiv Fatura: e-Arşiv Fatura, e-Fatura’nın benzeridir. e-Faturaya dahil olmayan işlemler ve son kullanıcı ile paylaşılan e-Faturadır.
• e-İrsaliye: Satış işlemlerinden sonra düzenlenen irsaliye belgesinin elektronik halidir.
• e-Serbest Meslek Makbuzu: e-Serbest Meslek Makbuzu(e-SMM), serbest meslek erbapları meslek faaliyetlerini; kazançlarını, vergilendirme gibi tahsilatları bildirmeleri zorunlu olduğu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmiş halidir.
• e-Defter: Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanuna göre hazırlanması zorunlu belgedir. e-Defter hazırlarken bakanlıkların belirlediği şartlara uymak zorunludur.
• e-Gider Pusulası: e-Gider Pusulası defter tutan işlemlerin defter tutmayan işlemlerden yapmış oldukları satın alımları belirlemek için kullanılmaktadır.
• e-İhracat Faturası: Yurt dışına satılan mal ve hizmetlerin karşılığına oluşturulan faturanın elektronik oramda düzenlenmiş halidir.

İlgili İçerik: Gider Pusulası Nedir?

E-Belge Nasıl Alınır?

e-Belge, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen e-Dönüşüm hareketidir. e-Dönüşüm sürecine dahil olanlar aşağıdaki adımları izlemelidirler:

• Gönüllü olarak veya Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen şartlar doğrultusunda e-Belge kullanımına başlanabilir.
• e-Belge mükellefi olan işletmeler için Gelir İdaresi Başkanlığı; portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon olmak üzere 3 alternatif başvuru süreci mevcuttur.
• Mükellefler bu alternatif yollardan birini seçerek başvuru işlemlerini gerçekleştirebilir ve e-Belge kullanımına başlayabilirler.
• Mükellefler elektronik belge uygulamaları aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun e-Belge hazırlamalıdırlar.
• Mükellefin hazırladığı e-Belgeler Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilecektir.
• Hazırlanan e-Belge, Gelir İdaresi Başkanlığı e-Belge portalı veya özel entegratör aracılığıyla müşteriye iletilecektir.
• Müşterinin hazırlanan e-Belgenin kontrolünü Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden, e-Belge doğrulama ve e-Belge görüntüleyici sistemleri ile gerçekleştirmesi mümkündür.

E-Belge Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

e-Belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalıdır. Mevzuata uygun şekilde hazırlanmış veya hiç oluşturulmamış e-Belgenin belli cezaları söz konusudur.

Her bir belge türüne ilişkin olarak bir tespit için toplam ceza 25 bin TL‘yi, bir takvim yılı içinde kesilecek toplam ceza 250 bin TL‘yi geçemez.

İlginizi Çekebilecek İçerikler:

• E-Beyanname Nedir?
• E-Haciz Nedir?

E-Belge ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

E-Belgeye Geçmek Ne Kadar Sürer?

E-Belgeye geçiş süresi, işletmenin mevcut altyapısına ve hazırlık düzeyine bağlı olarak değişmektedir. Eğer uygun yazılım ve teknik altyapı hazırsa, geçiş genellikle birkaç gün içinde tamamlanabilir. Ancak, yazılım seçimi, teknik entegrasyon, personel eğitimi ve yasal gereksinimlerin karşılanması gibi adımlar, süreci uzatabilir. Küçük işletmeler için bu süreç daha kısa olabilirken daha büyük ve karmaşık yapıya sahip firmalar için birkaç hafta sürebilir.

E-Belgeye Geçmek için Ne Kadar Ücret Ödemem Gerekir?

E-Belgeye geçişin maliyeti, seçilen yazılım, entegrasyon hizmetleri, işletmenin büyüklüğü ve belge hacmi gibi faktörlere göre değişmektedir. Genellikle, lisans veya abonelik modeliyle sunulan yazılım çözümleri farklı fiyatlandırmalara sahiptir. Küçük işletmeler için temel paketler daha uygun fiyatlı olabilirken büyük işletmeler daha gelişmiş çözümler ve ek hizmetler için daha yüksek ücretler ödeyebilir. Ayrıca, mali mühür gibi yasal gereksinimler için de ek ücretler gerekebilir. Ortalama maliyetler birkaç yüz TL’den başlayıp, işletmenin ihtiyaçlarına göre birkaç bin TL’ye kadar çıkabilir.

E-Belge Mükellefleri Kimlerdir?

E-Belge mükellefleri, Türkiye’de belirli kriterleri karşılayan işletmeler ve şahıslar olup Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmektedir. E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve diğer E-Belge uygulamalarına geçiş zorunluluğu genellikle yıllık brüt satış hasılatına göre düzenlenmektedir. Örneğin, yıllık cirosu belirli bir sınırı aşan (genellikle 3 milyon TL) işletmeler e-fatura ve e-arşiv fatura mükellefi olmaktadır. Bunun yanı sıra, bazı sektörler (örneğin, akaryakıt, telekomünikasyon, inşaat) için zorunluluk bulunuyor. Serbest meslek erbapları, ithalat ve ihracat yapanlar da E-Belge mükellefleri arasında yer almaktadır.

E-Belge Tutarı Nedir?

E-Belge tutarı, düzenlenen elektronik belgenin üzerindeki toplam parasal değeri ifade etmektedir. Bu tutar, mal veya hizmet satışında, fatura veya irsaliye gibi belgelerde yer alan toplam bedeldir. E-Belge, kağıt faturalardaki gibi aynı tutar ve hesaplama mantığına sahiptir. Ürün bedeli, vergiler (KDV, ÖTV vb.) ve varsa indirimler gibi kalemler bu toplam tutarın içinde bulunmalıdır. Yani, E-Belge tutarı, işlemin finansal karşılığını yasal olarak belgelenmesiyle hem alıcı hem de satıcı tarafından resmi kayıtlara geçmektedir.

İhracatta E-Belge Kullanmak Mümkün mü?

Evet, ihracatta E-Belge kullanmak mümkündür. İhracatta E-Belge kullanımı, Türkiye’deki ihracat yapan firmaların, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde e-Fatura düzenleyerek ihracat işlemlerini gerçekleştirmesini sağlayacaktır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından getirilen düzenlemelerle, ihracat yapan mükellefler, mal ihracatı ve yolcu beraberi eşya ihracatında E-Fatura kullanmak zorundadır. Bu sayede ihracat işlemleri dijital ortamda, daha hızlı ve güvenli bir şekilde yürütülebilir. E-Fatura, Türkiye’deki vergi mevzuatına uygunluk sağlayarak ihracat işlemlerinde de gümrük idaresiyle kolay entegrasyon imkanı sunmaktadır.

İmzasız E-Belge Nedir?

İmzasız E-Belge, yasal olarak geçerli bir elektronik imza veya mali mühür ile onaylanmamış dijital belgelerdir. Bu tür belgeler, resmi bir geçerliliğe sahip olmayarak hukuki açıdan kabul edilmez. Türkiye’de E-Belgelerin yasal geçerliliği için güvenli elektronik imza veya mali mühür kullanılması zorunludur. İmzasız bir E-Belge, bir taslak olarak kabul edilebilir ancak mali yükümlülükleri yerine getirebilmek için elektronik imza ile onaylanması gerekmektedir.

E-Belge Görüntüleyici Nedir?

E-Belge Görüntüleyici, elektronik belgeleri (E-Fatura, E-Arşiv Fatura, E-İrsaliye gibi) dijital ortamda açarak görüntülemeye yarayan bir yazılımdır. Bu araç, E-Belgelerin standartlara uygun olarak oluşturulmuş XML formatındaki içeriğini kolayca okunabilir bir formata dönüştürmektedir. Kullanıcılar, bu görüntüleyici sayesinde belgelerin içeriğini inceleyerek doğrulamalarını yapabilir ve çıktı alabilir. E-Belge görüntüleyicileri genellikle devletin sağladığı platformlarda veya özel yazılımlar içinde bulunduğundan bu sayede belgelerin yasal düzenlemelere uygun olup olmadığını kontrol etmek de mümkündür.

E-Belge İptal Edilebilir mi?

Evet, E-Belge iptal edilebilir. Ancak, iptal işlemi belirli şartlar ve süreler içinde yapılmalıdır. Örneğin, E-Fatura ve E-Arşiv Fatura iptali, fatura düzenlendikten sonra belirli bir süre içinde yapılabilir ve bu süre genellikle 7 gündür. İptal işlemi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) E-Belge portalı üzerinden ya da mükelleflerin kullandığı özel entegratör sistemleri aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Ayrıca, iptalin geçerli olabilmesi için alıcı ve satıcı tarafların mutabık kalması gereklidir. İptal edilen belgeler resmi kayıtlardan silinip yerine yeni bir belge düzenlenmesi gerekebilir.

E-Belge Nasıl İptal Edilir?

E-Belge iptali, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı veya kullanılan özel entegratör sistemi üzerinden belirli bir süre içinde yapılabilir. E-Fatura ve E-Arşiv Fatura gibi belgeler genellikle 7 gün içinde iptal edilebilir. İptal işlemi için alıcı ve satıcının mutabık kalması gerekmektedir. Alıcı, faturayı reddederse ve satıcı bunu onaylarsa fatura iptal edilmektedir. İptal işlemi, GİB sistemi üzerinde kaydedilip  iptal edilen belge yerine yeni bir belge düzenlenmesi gerekebilir.