E-Fatura Nedir? Nasıl Kesilir? (Tüm Detaylar)

E-ticaret uygulamalarının yaygınlaşması ile birlikte günlük hayatımızda yer kazanan e-fatura, artık internetten satış yapmak isteyen herkesin bilmesi gereken bir kavram. Kısaca normal fatura sisteminin dijital ortama taşınması olarak bu kavramı açıklayabilsek de, elektronik fatura sistemi kendi içerisinde birçok detay ve alt başlık barındıran bir kavram. Biz de bu yazımızda “E-fatura nedir? Nasıl kesilir? ve kullanmanın avantajları nelerdir?” gibi soruların cevaplarını vereceğiz.

E-Fatura Nedir?

Elektronik fatura kavramının bir kısaltması olan e-fatura, dijital ortamda hazırlanan faturalar için kullanılan terimdir. Geleneksel faturalar ile aynı niteliğe sahip olan bu faturalar resmî geçerliliğe sahiptir. Elektronik fatura sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürürlüğe konmuştur. Veri formatı ve standardı yine aynı devlet dairesi tarafından belirlenmekte ve Vergi Usul Kanunu gereği faturalarda yer alması gereken bilgiler içerisinde bulunmaktadır.

Ülkemizde e-fatura sistemi 05.03.2010 tarihinde, 397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Tebliği ile hayata geçirilmiştir. Geleneksel kağıt faturalar ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Alıcı ve satıcı arasındaki fatura gönderim işlemi elektronik ortamda gerçekleşmelidir.

E-Fatura, sadece her iki taraf da elektronik fatura kullanıcısı olduğu zaman kullanılabilir. Merkezi bir sistemden, yani GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı)’nın sunucuları yoluyla taraflara iletilir.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

Gerekli başvurular yapıldıktan ve sistem tarafından kullanıcı olarak tanımlandıktan sonra, üç farklı yöntem ile e-fatura kesme işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı (GİB)

GİB Portal üzerinden e-fatura kesmek mümkündür. Eğer fatura hacminiz yüksek değilse ve her fatura için vakit ayırabiliyorsanız, GİB Portal ihtiyaçlarınız için yeterlidir. Ancak bu sistem üzerinden kesilen faturalar 6 aylık dönemden geriye doğru sistemden kalkar. Bu sebeple faturalarınızı kendiniz yedeklemeniz gerekir.

Entegrasyon Yöntemi

Eğer kendi bünyeniz içerisinde uygulama üretebiliyorsanız, GİB ve işletmenizin bilgi sistemini birbirine entegre edebilirsiniz. Bu sayede kendi sisteminizde hazırladığınız e-faturalar otomatik olarak GİB sistemine aktarılır. Tabii bu yöntemin gerçekleştirilmesi ve hatasız çalışması için kendi bünyenizde bir yazılım ve bilişim ekibine ihtiyacınız vardır.

Üçüncü Taraf Entegratör

GİB tarafından yetkilendirilmiş üçüncü taraf entegratör firmalar sayesinde elektronik fatura kesme işlemlerinizi gerçekleştirebilir ve kendi bilgi sisteminizi, üçüncü bir taraf yardımıyla entegre edebilirsiniz.

E-Fatura’nın Avantajları Nelerdir?

Her boyuttan şirket için elektronik fatura sistemi birçok avantajı beraberinde getirmektedir. Bu avantajlardan bazılarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

Daha Az Zaman Alır

E-faturaların basılmasına, postalanmasına ve alıcıya gönderilmesine gerek yoktur. Bu sebeple hazırlama ve karşı tarafa ulaştırılma süresi geleneksel kağıt faturalara kıyasla çok daha kısadır. İşletme sahipleri faturaları nasıl göndereceklerini düşünmek yerine, kendi işlerine odaklanabilirler.

Masraflarınızı Azaltır

Geleneksel kağıt faturaların basılması, düzenlenmesi ve kargolanması masraflı süreçlerdir. Hem bununla ilgilenecek çalışanlara ihtiyaç olur, hem de büyük şirketler için kağıt ve mühür masrafları artar. Diğer yandan faturaların alıcılara gönderilmesi de kendi başına ayrı bir masraf kalemidir. Bu sebeple e-fatura sistemine geçilmesi masrafları azaltır.

Ödemelerinizi Daha Erken Almanızı Sağlar

Açıkladığımız gibi e-fatura işlemleri, kağıt faturalara kıyasla çok daha az zaman alır. Bu sebeple alıcıya daha hızlı ulaşır ve ödeme tebliğinin daha erken yapılmasına öncü olur. Tebliğ daha erken yapıldığı için, ödemenizi de daha hızlı bir şekilde alabilirsiniz. Geleneksel faturalarda olduğu gibi belgelerin posta yoluyla alıcıya ulaşmasını beklemeniz gerekmez. 

Hata Yapılma İhtimali Azalır

E-faturalar tamamen elektronik platformlardan, basılmaya gerek olmadan hazırlanır. Bu sebeple hazırlama, basılma, taşıma ve onaylama süreçlerinde hata yapılma ihtimali geleneksel faturalara kıyasla daha azdır.

Arşivlemesi Kolaydır

Geleneksel faturaların arşivlenmesi için fiziksel alan ayırılması, dosyalanması ve bu dosyaların güvende tutulması gerekmektedir. Arşivlenmiş olan bu faturalara ulaşmak için her seferinde saklanmış faturayı diğerleri arasında aramanız gerekir. 

Diğer yandan e-arşiv fatura yöntemi ile saklanan faturalar fiziksel alan kaplamaz ve sunucularda saklanır. Ulaşması ve doğru faturayı bulması dijital sistemde çok daha kolaydır. 

Doğa Dostudur

Elektronik faturaların düzenlenmesi için kağıt kullanılması gerekmez. Üstelik bu faturaların taşınması için araç kullanılmasına da gerek yoktur. Kısacası kağıt için ağaç kesilmesi gerekmez ve ulaştırılması için fosil yakıtlara ihtiyaç duyulmaz. Bu sebeple e-faturalar doğaya çok daha az zarar verir.

Kimler E-Fatura Kullanmalıdır?

Elektronik fatura kesmekle yükümlü olan kişiler e-fatura mükellefidir. GİB tarafından yayınlanan VUK GT Kapsamında Uygulamalara Geçiş Takvimi Tablosu üzerinde kimlerin, hangi tarihe kadar elektronik fatura sistemine geçiş yapması gerektiği belirtilmiştir. 

Aynı zamanda yürürlükteki kanunlar uyarınca, 2020 yılının Kasım ayında yapılan tebliğden önce, 2020 yılı ve sonrası brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan firmalar elektronik fatura mükellefi kabul edilirdi.

Fakat GİB tarafından yapılan düzenleme ile, 2021 yılı cirosu 4 milyon TL ve üzerinde olan işletmelerin, 01 Temmuz 2022 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerine geçiş yapmaları gerektiği belirtildi.

Buna ek olarak, 2021 yılı cirosu 4 milyon TL’den fazla olan ve 1 Temmuz 2022 tarihinde e-fatura sistemine geçen firmaların, 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçiş yapmaları gerekmektedir. 

Sektörlere Göre E-Fatura Mükellefi Olma Şartları

E-ticaret sektöründe e-fatura mükellefiyetinin rakamları diğer sektörlerden farklıdır. GİB tarafından yayınlanan son tebliğ doğrultusunda, e-ticaret sektöründe faaliyet gösteren işletmeler, 2020 ve 2021 döneminde 1 milyon TL, 2022 döneminde ise 500 bin TL ve üzerinde değerde satış hasılatına ulaştıktan sonra e-fatura sistemine geçiş yapma zorunluluğundadırlar. 

Aynı zamanda, 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli olan I ve III sayılı listelerdeki malları ithal, imal ve inşa eden firmalar, herhangi bir ciro sınırı olmadan e-fatura kullanmak zorundadır. Bu kategorinin içerisinde tütün ürünleri ve alkollü içecek imal eden firmalar da vardır.

E-Fatura Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Elektronik fatura uygulamasının mükellefler arasında sorunsuz bir şekilde yürütülebilmesi için dikkat edilmesi gereken hususlar belirlenmiştir. Özetle, e-fatura düzenlerken dikkat etmeniz gerekenler aşağıdaki gibidir:

E-Faturaların Karşılıklı Düzenlenmesi

E-fatura sistemine kayıtlı olan mükelleflerin kendi aralarında yaptıkları alışveriş işlemlerinde elektronik fatura kullanmaları zorunludur. Sadece kağıt fatura kesilmesi durumunda, sistem üzerinde hiç fatura düzenlenmemiş olarak görülecektir. Bu sebeple sisteme kayıtlı iki mükellef kendi aralarında mal veya hizmet alışverişi yaptıkları zaman mutlaka elektronik fatura kullanmalıdır.

İlgili İçerik: Hizmet İhracatı Faturası Kesmek

Muhafaza ve İbraz

Kesilen elektronik faturalar, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayıtı Türk Ticaret kanunu uyarınca yasal süre boyunca muhafaza edilmek zorundadır. Aynı zamanda faturalar istenildiği taktirde ibraz edilmelidir. 

Mevzubahis faturaların mühürleri sadece elektronik ortamda doğrulunabildikleri için, elektronik faturaların kağıtlara basılarak saklanması kabul edilen bir durum değildir. Yani faturalar elektronik, manyetik ve optik ortamlarda muhafaza edilmelidir.

Unvan Değişikliği

Eğer e-fatura sistemine kayıtlıysanız, herhangi bir unvan değişikliği durumunda, 15 gün içerisinde unvan değişikliği başvurusu yapmanız ve bunu bildirmeniz gerekmektedir. Bu bildiri, unvan değişikliğini içeren Ticari Sicil Gazetesi’nin fotokopisi ve bir dilekçe ile Gelir Dairesi Başkanlığı’na posta yoluyla yapılmalıdır. 

Arşivleme

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından herhangi bir fatura saklama hizmeti verilmemektedir. Bu sebeple alınan elektronik faturaların, mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde arşivlenmesi veya yetkili kuruluşların bünyesinde arşivlenmesi gerekmektedir.

İlgili İçerik: Bilanço Nedir?

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Her ne kadar e-arşiv fatura ve e-fatura kavramları birbirleriyle aynı kavramlar gibi görünse de, aslında aralarında birçok farklılık bulunmaktadır. Bu başlık altında, bu iki sistem arasındaki farkları inceleyeceğiz.

• E-fatura sadece elektronik sistemde bulunur, kağıt olarak basıldığı zaman geçersizdir. E-arşiv fatura ise elektronik belge olarak basılabilir.
• Elektronik faturalar mali mühür ile oluşturulur ve zaman damgası yoktur. E-arşiv faturaların ise hem mali mühür hem de zaman damgası ile onaylanması gereklidir.
• E-faturaların düzenlenmesinde ve ulaştırılmasında Gelir İdaresi Başkanlığı aracı konumundayken, E-arşiv faturalar için rapor alan kurumdur. 
• E-arşiv faturalar, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilere gönderilebilir. E-faturalar ise, sadece sistemde bulunan müşterilere gönderilebilir.

İlgili İçerik: Mali Mühür Nedir?

ikas E-Fatura Entegrasyonları

ikas, kendi e-ticaret sitenizi açmanızı sağlayan bir altyapıdır. ikas’ın özellikleri sayesinde kolaylıkla kendi e-ticaret sitenizi açabilir, satışlarınızı artırabilir, e-ihracat yapabilir ve işlerinizi büyütebilirsiniz. 

Teknik özellikleri sayesinde ikas sisteminde herhangi bir yavaşlama olmadan kolaylıkla birçok sistemi entegre etmek mümkündür. Farklı e-fatura sağlayıcıları ve ön muhasebe platformlarının entegrasyonları da buna dahildir.

İlgili İçerik: QNB eFinans ile E-Fatura’ya Geçin

ikas’ın e-fatura entegrasyonlarını kullanarak:

• E-ticaret sitenizde yaptığınız satışların otomatik e-faturasını oluşturabilir,
• E-fatura ve arşiv işlemlerinizi tek ekrandan yönetebilir,
• Faturalarınızı otomatik olarak alıcılara gönderebilir,
• Hem e-ticaret, hem de fiziksel satışlarınıza elektronik fatura düzenleyebilir,
• Ve diğer birçok özellikten yararlanabilirsiniz.

Hemen ikas e-ticaret altyapısına göz atın!

E-Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Bu başlık altında elektronik fatura sistemi hakkında sıkça sorulan soruları cevaplayacak ve bu sayede e-fatura nedir sorusuna daha geniş çaplı bir cevap vermeye çalışacağız.

Geriye Dönük E-Fatura Kesmek Mümkün mü?

Geriye dönük e-fatura kesebilmeniz mümkündür, ancak 7 gün süre sınırı bulunmaktadır ve hukuken geçersiz sayılacaklardır. Hukuka uygun e-fatura kesme işlemi ancak, e-fatura sistemine kayıt olduğunuz tarihten itibaren kesilen faturalarda geçerli olur.

Geriye Dönük E-Fatura Kesmenin Cezası Ne Kadar?

Geriye dönük e-fatura kesebilmeniz için 7 günlük süre sınırına uymanız gerekir. 7 günü aşan geriye dönük e-fatura kesme işlemlerinde %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası tarafınıza kesilmektedir.

İlgili İçerik: E-Haciz Nedir?

İleriye Dönük E-Fatura Kesmek Mümkün mü?

Kişinin ve şirketin, teknik olarak ileriye dönük e-fatura kesmesi mümkün değildir. Fatura üzerinde yer alan tarih, mevcut günü göstermek zorunda olduğundan, ileriye dönük fatura kesme işlemleri GİB tarafından onaylanmayacaktır.

E-Arşiv Fatura Nedir?

Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt olarak düzenlenmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi zorunlu olan faturaların, 433 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin şartlarına uygun olarak elektronik olarak düzenlenmesine e-arşiv fatura ismi verilmektedir. 

Bir elektronik fatura türü olan e-arşiv ile hazırlanan faturalar elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilir, raporlanabilir. Elektronik arşiv fatura uygulamasının standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. 

E-arşiv faturalar gerekli koşullar sağlandığında hem elektronik olarak, hem de kağıt olarak teslim edilebilir. Bu uygulama kapsamında oluşturulan faturaların alıcıya gönderilen kopyası dışında, başka bir kopyasının elektronik mali mühür ve zaman damgası ile onaylanarak elektronik ortamda arşivlenmesi gerekmektedir.

İlgili İçerik: Tevkifatlı Fatura Nedir?

E-Fatura Mükellef Sorgulama İşlemi Nasıl ve Nereden Yapılır?

Tarafınıza ulaşan herhangi bir e-faturayı, ebelge.gib.gov.tr adresinden, vergi kimlik numaranız veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaranız ile kolayca sorgulayabilir ve mükellefi öğrenebilirsiniz.

E-Fatura Kullanan Mükellefler E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorunda mı?

Evet. Yayına alınan tebliğe göre e-fatura kullanan tüm mükellefler e-arşive geçmek zorundadırlar.

E-Fatura Mükellefine E-Arşiv Fatura Kesilir mi?

E-fatura mükellefi olan firma veya şahıs, karşı e-fatura mükellefine, e-fatura kesmek zorundadır. Ancak, e-fatura mükellefi olmayan firma veya şahıs, karşı firma veya şahısa e-arşiv fatura kesebilmektedir.

E-Fatura Nasıl Arşivlenir?

E-faturalarınızın çıktısını alıp arşivlemeniz ile alakalı bir zorunluluk yoktur. Ancak, kesilen e-faturalarınızı dilediğiniz zaman GİB portalındaki arşiv alanından görüntüleyebilmeniz mümkündür.

E-Arşiv Yerine E-Fatura Kesilirse Ne Olur?

Yayınlanan genel tebliğe göre, e-arşiv yerine e-fatura kesen mükellefler 500 TL‘den az olmamak şartı ile belgede yazılması gereken tutarın veya tutar farkının %10‘u ile usulsüzlük cezasına tabii tutulurlar.

E-Fatura Kullanmak Zorunlu mudur?

2021 yılı cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan bütün firmalar e-fatura sistemini kullanmak zorundadır. Tabii ki elektronik fatura sisteminin avantajlarından yararlanmak isteyen herkes bu sisteme geçiş yapabilir. Kendi isteği ile e-fatura kullanmaya başlayan, ancak kullanması zorunlu olmayan firmalar istedikleri zaman sistemden ayrılabilirler.

E-Fatura Doğrulaması Nasıl Yapılır?

Oluşturulan e-faturaların XML imzalarının doğru olup olmadığını kontrol etme işlemine e-fatura doğrulaması adı verilir. Fatura görüntüleme işlemleri tamamlandıktan ve dosya açıldıktan sonra, “doğrula” seçeneğini kullanarak doğrulama işlemi tamamlanabilir. Yapılan doğrulama işlemi sonucunda “Mali Mühür Doğrulandı” veya “Mali Mühür Geçersiz” olarak iki farklı sonuca ulaşılabilir.

E-Fatura İptali Nasıl Yapılır?

Düzenlediğiniz elektronik faturaları iptal veya itiraz etmek için, GİB portalı üzerinden, fatura numarası ve fatura tutar bilgilerini imzalayarak, fatura iptal/itiraz talebinizi oluşturmanız gerekmektedir. Faturanın adına düzenlenmiş olduğu mükellef talebe onay verdikten sonra iptal/itiraz işlemi gerçekleşecektir.

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-fatura başvurunuzu Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-belge sayfasını ziyaret ederek yapabilirsiniz. Bu sayfa üzerinde, kendi firmanıza ait olan özellikleri doldurup, gerekli bilgileri teslim ettikten sonra, seçtiğiniz e-fatura kesme türüne göre aktivasyonunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

E-Fatura Sisteminden İade Faturası Kesebilir Miyim?

Evet. E-fatura sistemi üzerinden iade faturası kesebilmeniz mümkündür.

İlginizi Çekebilecek İçerikler:

• İrsaliye Nedir?
• Proforma Fatura Nedir?
• Açık ve Kapalı Fatura Nedir?
• Gider Pusulası Nedir?