E-Fatura Nedir? Nasıl Kesilir? (Tüm Detaylar)

E-ticaret uygulamalarının yaygınlaşması ile birlikte günlük hayatımızda yer kazanan e-fatura, artık internetten satış yapmak isteyen herkesin bilmesi gereken bir kavram. Kısaca normal fatura sisteminin dijital ortama taşınması olarak bu kavramı açıklayabilsek de, elektronik fatura sistemi kendi içerisinde birçok detay ve alt başlık barındıran bir kavram.

Bu içeriğimizde e-faturanın ne olduğunu, nasıl kesileceğini ve e-fatura sistemini kullanmanın avantajlarını detaylı bir şekilde ele aldık. Keyifli okumalar dileriz!

E-Fatura Nedir?

E-fatura, mal veya hizmet satışlarına ilişkin düzenlenen faturaların, kağıt kullanılmadan elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi ve saklanmasını sağlayan yasal ve dijital bir belge türüdür. Geleneksel faturalar ile aynı niteliğe sahip olan bu faturalar resmî geçerliliğe sahiptir.

Elektronik fatura sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürürlüğe konmuştur. Veri formatı ve standardı yine aynı devlet dairesi tarafından belirlenmekte ve Vergi Usul Kanunu gereği faturalarda yer alması gereken bilgiler içerisinde bulunmaktadır. Ülkemizde e-fatura sistemi 05.03.2010 tarihinde, 397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Tebliği ile hayata geçirilmiştir.

E-Fatura’nın Avantajları Nelerdir?

Tüm işletmeler için elektronik fatura sistemi birçok avantajı beraberinde getirmektedir. Bu avantajlardan bazılarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

Daha Az Zaman Alır

E-faturaların basılmasına, postalanmasına ve alıcıya gönderilmesine gerek yoktur. Bu sebeple hazırlama ve karşı tarafa ulaştırılma süresi geleneksel kağıt faturalara kıyasla çok daha kısadır. İşletme sahipleri faturaları nasıl göndereceklerini düşünmek yerine, kendi işlerine odaklanabilirler.

Masraflarınızı Azaltır

Geleneksel kağıt faturaların basılması, düzenlenmesi ve kargolanması masraflı süreçlerdir. Hem bununla ilgilenecek çalışanlara ihtiyaç olur, hem de büyük şirketler için kağıt ve mühür masrafları artar. Diğer yandan faturaların alıcılara gönderilmesi de kendi başına ayrı bir masraf kalemidir. Bu sebeple e-fatura sistemine geçilmesi masrafları azaltır.

Ödemelerinizi Daha Erken Almanızı Sağlar

Açıkladığımız gibi e-fatura işlemleri, kağıt faturalara kıyasla çok daha az zaman alır. Bu sebeple alıcıya daha hızlı ulaşır ve ödeme tebliğinin daha erken yapılmasına öncü olur. Tebliğ daha erken yapıldığı için, ödemenizi de daha hızlı bir şekilde alabilirsiniz. Geleneksel faturalarda olduğu gibi belgelerin posta yoluyla alıcıya ulaşmasını beklemeniz gerekmez. 

Hata Yapılma İhtimali Azalır

E-faturalar tamamen elektronik platformlardan, basılmaya gerek olmadan hazırlanır. Bu sebeple hazırlama, basılma, taşıma ve onaylama süreçlerinde hata yapılma ihtimali geleneksel faturalara kıyasla daha azdır.

Arşivlemesi Kolaydır

Geleneksel faturaların arşivlenmesi için fiziksel alan ayırılması, dosyalanması ve bu dosyaların güvende tutulması gerekmektedir. Arşivlenmiş olan bu faturalara ulaşmak için her seferinde saklanmış faturayı diğerleri arasında aramanız gerekir. 

Diğer yandan e-arşiv fatura yöntemi ile saklanan faturalar fiziksel alana ihtiyaç duymadan, sunucularda saklanır. Ulaşması ve doğru faturayı bulması dijital sistemde çok daha kolaydır. 

Doğa Dostudur

Elektronik faturaların düzenlenmesi için kağıt kullanılması gerekmez. Üstelik bu faturaların taşınması/ulaştırılması için herhangi bir araç kullanılmasına da gerek yoktur.

Kimler E-Fatura Kullanmalıdır?

Elektronik fatura kesmekle yükümlü olan herkes e-fatura mükellefidir. GİB tarafından yayınlanan VUK GT Kapsamında Uygulamalara Geçiş Takvimi Tablosu üzerinde kimlerin, hangi tarihe kadar elektronik fatura sistemine geçiş yapması gerektiği belirtilmiştir.

Genel Ciro Kriteri

2024 hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, 1 Temmuz 2025 tarihine kadar e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

Sektörel Ciro Kriterleri

Belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için daha düşük ciro limitleri uygulanmaktadır:

• E-Ticaret Faaliyetleri: Kendi internet siteleri veya platformlar üzerinden mal veya hizmet satışı yapan mükellefler, 2024 hesap döneminde 500.000 TL ve üzeri brüt satış hasılatına ulaşmaları halinde e-fatura sistemine geçmekle yükümlüdür.
• Gayrimenkul ve Motorlu Taşıt Ticareti: Gayrimenkul veya motorlu taşıtların inşa, imal, alım-satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık eden mükellefler, 2024 hesap döneminde 500.000 TL ve üzeri brüt satış hasılatına ulaşmaları halinde e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
• İnternet Reklamcılığı ve İlan Hizmetleri: İnternet ortamında reklam yayınlayan veya bu hizmetlere aracılık eden mükellefler, 2024 hesap döneminde 500.000 TL ve üzeri brüt satış hasılatına ulaşmaları durumunda e-fatura sistemine dahil olmalıdır.

Cirodan Bağımsız Zorunluluklar

Bazı mükellef grupları için cirodan bağımsız olarak e-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunmaktadır:

• Konaklama Hizmeti Sunan İşletmeler: Kültür ve Turizm Bakanlığı’ndan veya belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi alarak konaklama hizmeti sunan otel işletmeleri, cirodan bağımsız olarak e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına geçmek zorundadır.
• Elektrikli Araç Şarj İstasyonu İşletmecileri: Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan şarj ağı işletmeci lisansı alan firmalar ile bu lisans sahiplerince sertifika verilmiş şarj istasyonu işletmecileri, faaliyete başladıkları andan itibaren e-fatura sistemine geçmekle yükümlüdür.
• Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile Sözleşmeli Sağlık Kuruluşları: SGK ile sözleşme imzalayan özel hastaneler, tıp merkezleri, laboratuvarlar, diyaliz merkezleri, eczaneler, optikçiler ve tıbbi cihaz tedarikçileri, SGK’ya fatura kesmeye başlamadan önce e-fatura sistemine geçmek zorundadır.
• Sebze-Meyve Ticareti Yapan Komisyoncu ve Tüccarlar: 5957 sayılı Hal Kanunu kapsamında hal kayıt sistemine kayıtlı sebze ve meyve komisyoncu ve tüccarları, 1 Ocak 2020 itibarıyla e-fatura, e-arşiv fatura ve diğer e-belge uygulamalarına geçmek zorundadır.
• Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kapsamındaki Ürünlerle İştigal Eden Mükellefler: ÖTV Kanunu’na ekli I sayılı listedeki malların (örneğin akaryakıt ürünleri) imali, ithali veya dağıtımı konusunda Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan lisans alan mükellefler ile aynı kanuna ekli III sayılı listedeki malları (örneğin tütün ve alkollü içecekler) imal veya ithal eden mükellefler, faaliyete geçtikten sonraki birkaç ay içinde e-fatura sistemine dahil olmalıdır.

E-Fatura Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Elektronik fatura uygulamasının mükellefler arasında sorunsuz bir şekilde yürütülebilmesi için dikkat edilmesi gereken hususlar belirlenmiştir. Özetle, e-fatura düzenlerken dikkat etmeniz gerekenler aşağıdaki gibidir:

E-Faturaların Karşılıklı Düzenlenmesi

E-fatura sistemine kayıtlı olan mükelleflerin kendi aralarında yaptıkları alışveriş işlemlerinde elektronik fatura kullanmaları zorunludur. Sadece kağıt fatura kesilmesi durumunda, sistem üzerinde hiç fatura düzenlenmemiş olarak görülecektir. Bu sebeple sisteme kayıtlı iki mükellef kendi aralarında mal veya hizmet alışverişi yaptıkları zaman mutlaka elektronik fatura kullanmalıdır.

Muhafaza ve İbraz

Kesilen elektronik faturalar, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca, on yıl süreyle yasal olarak saklanmak zorundadır. Bu süre boyunca fatura verileri, denetim ve inceleme durumlarında yetkili kurumlara ibraz edilmekle yükümlüdür. Mükelleflerin bu yükümlülüğü dijital ortamda da yerine getirebilmeleri için faturaların güvenli ve erişilebilir şekilde arşivlenmesi büyük önem taşır.

Ayrıca, bu faturaların mühürleri sadece elektronik ortamda doğrulunabildikleri için elektronik faturaların kağıtlara basılarak saklanması kabul edilen bir durum değildir. Yani faturalar elektronik, manyetik ve optik ortamlarda muhafaza edilmelidir.

Ünvan Değişikliği

Eğer e-fatura sistemine kayıtlıysanız, herhangi bir ticari ünvan değişikliği durumunda, 15 gün içerisinde başvurusu yaparak değişikliği bildirmeniz gerekmektedir. Bu bildiri, unvan değişikliğini içeren Ticari Sicil Gazetesi’nin fotokopisi ve bir dilekçe ile Gelir Dairesi Başkanlığı’na posta yoluyla yapılmalıdır. 

Arşivleme

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından herhangi bir fatura saklama hizmeti verilmemektedir. Bu sebeple alınan elektronik faturaların, mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde arşivlenmesi veya yetkili kuruluşların bünyesinde arşivlenmesi gerekmektedir.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

Gerekli başvuru süreçlerinin tamamlanmasının ardından ve mükellefin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kullanıcı olarak tanımlanması ile birlikte, elektronik fatura (e-fatura) düzenleme işlemi üç ana yöntemle gerçekleştirilebilmektedir:

Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı (GİB)

GİB’in ücretsiz olarak sunduğu e-fatura portalı, düşük hacimli fatura işlemleri yürüten mükellefler için pratik bir çözümdür. Portal aracılığıyla düzenlenen faturalar, sistemde yalnızca altı ay süreyle saklanmaktadır. Bu nedenle mükelleflerin, mevzuata uygun şekilde bu faturaları düzenli olarak yedeklemeleri ve arşivlemeleri gerekmektedir.

Entegrasyon Yöntemi

İşletmelerin bilgi işlem altyapılarının yeterli olması durumunda, GİB’in sunduğu teknik kılavuzlara uygun olarak doğrudan entegrasyon gerçekleştirilebilir. Bu yöntem ile mükellef, kendi sisteminde hazırladığı e-faturaları doğrudan GİB sistemine aktarabilir. Ancak bu yöntemin uygulanabilmesi için işletmede yazılım geliştirme kapasitesine ve teknik uzmanlığa sahip bir ekip bulunması zorunludur.

Üçüncü Taraf Entegratör

GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör kuruluşlar aracılığıyla, e-fatura işlemleri yürütülebilmektedir. Bu yöntem, teknik altyapısı yetersiz olan ya da doğrudan entegrasyon yatırımı yapmak istemeyen işletmeler için oldukça idealdir. Özel entegratörler, kullanıcı dostu paneller ve otomasyon özellikleriyle süreçlerin kolaylaştırılmasını sağlar ve mevzuata tam uyumluluk sunar.

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Her ne kadar e-arşiv fatura ve e-fatura kavramları birbirleriyle aynı kavramlar gibi görünse de, aslında aralarında birçok farklılık bulunmaktadır. Bu başlık altında, bu iki sistem arasındaki farkları inceleyeceğiz.

• E-fatura sadece elektronik sistemde bulunur, kağıt olarak basıldığı zaman geçersizdir. E-arşiv fatura ise elektronik belge olarak basılabilir.
• Elektronik faturalar mali mühür ile oluşturulur ve zaman damgası yoktur. E-arşiv faturaların ise hem mali mühür hem de zaman damgası ile onaylanması gereklidir.
• E-faturaların düzenlenmesinde ve ulaştırılmasında Gelir İdaresi Başkanlığı aracı konumundayken, e-arşiv faturalar için rapor alan kurumdur.
• E-arşiv faturalar, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilere gönderilebilir. E-faturalar ise, sadece sistemde bulunan müşterilere gönderilebilir.

ikas E-Fatura Entegrasyonları

ikas, kendi e-ticaret sitenizi açmanızı sağlayan bir altyapı sağlayıcısıdır. ikas’ın özellikleri sayesinde kolaylıkla kendi e-ticaret sitenizi açabilir, satışlarınızı artıracak pazarlama araçlarını ücretsiz kullanabilir ve çok dilli bir e-ticaret sitesi kurarak e-ihracat yapmaya başlayabilirsiniz.

ikas panelinin kullanım kolaylığı sayesinde birçok sistemi sorunsuz bir şekilde entegre etmeniz mümkündür. Farklı e-fatura sağlayıcıları ve ön muhasebe platformlarının entegrasyonları da buna dahildir.

ikas’ın e-fatura entegrasyonlarını kullanarak:

• E-ticaret sitenizde yaptığınız satışların otomatik e-faturasını oluşturabilir,
• E-fatura ve arşiv işlemlerinizi tek ekrandan yönetebilir,
• Faturalarınızı otomatik olarak alıcılara gönderebilir,
• Hem e-ticaret, hem de fiziksel satışlarınıza elektronik fatura düzenleyebilir,
• Ve diğer birçok özellikten yararlanabilirsiniz.

Ayrıca, ikas Start paket artık tamamen ücretsiz! Bu sayede hiçbir ücret ödemeden ücretsiz e-ticaret sitesi kurabilir, 69,90 TL’den başlayan özel kargo fiyatlarıyla online satış yapmaya hemen başlayabilirsiniz.👇

E-Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Geriye Dönük E-Fatura Kesmek Mümkün mü?

Geriye dönük e-fatura kesebilmeniz mümkündür, ancak 7 gün süre sınırı bulunmaktadır ve hukuken geçersiz sayılacaklardır. Hukuka uygun e-fatura kesme işlemi ancak, e-fatura sistemine kayıt olduğunuz tarihten itibaren kesilen faturalarda geçerli olur.

Geriye Dönük E-Fatura Kesmenin Cezası Ne Kadar?

Geriye dönük e-fatura kesebilmeniz için 7 günlük süre sınırına uymanız gerekir. 7 günü aşan geriye dönük e-fatura kesme işlemlerinde %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası tarafınıza kesilmektedir.

İleriye Dönük E-Fatura Kesmek Mümkün mü?

Kişinin ve şirketin, teknik olarak ileriye dönük e-fatura kesmesi mümkün değildir. Fatura üzerinde yer alan tarih, mevcut günü göstermek zorunda olduğundan, ileriye dönük fatura kesme işlemleri GİB tarafından onaylanmayacaktır.

E-Fatura Mükellef Sorgulama İşlemi Nasıl ve Nereden Yapılır?

Tarafınıza ulaşan herhangi bir e-faturayı, ebelge.gib.gov.tr adresinden, vergi kimlik numaranız veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaranız ile kolayca sorgulayabilir ve mükellefi öğrenebilirsiniz.

E-Fatura Kullanan Mükellefler E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorunda mı?

Evet. Yayına alınan tebliğe göre e-fatura kullanan tüm mükellefler e-arşive geçmek zorundadırlar.

E-Fatura Mükellefine E-Arşiv Fatura Kesilir mi?

E-fatura mükellefi olan firma veya şahıs, karşı e-fatura mükellefine, e-fatura kesmek zorundadır. Ancak, e-fatura mükellefi olmayan firma veya şahıs, karşı firma veya şahısa e-arşiv fatura kesebilmektedir.

E-Fatura Nasıl Arşivlenir?

E-faturalarınızın çıktısını alıp arşivlemeniz ile alakalı bir zorunluluk yoktur. Ancak, kesilen e-faturalarınızı dilediğiniz zaman GİB portalındaki arşiv alanından görüntüleyebilmeniz mümkündür.

E-Arşiv Yerine E-Fatura Kesilirse Ne Olur?

Yayınlanan genel tebliğe göre, e-arşiv yerine e-fatura kesen mükellefler 500 TL‘den az olmamak şartı ile belgede yazılması gereken tutarın veya tutar farkının %10‘u ile usulsüzlük cezasına tabii tutulurlar.

E-Fatura Kullanmak Zorunlu mudur?

2021 yılı cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan bütün firmalar e-fatura sistemini kullanmak zorundadır. Tabii ki elektronik fatura sisteminin avantajlarından yararlanmak isteyen herkes bu sisteme geçiş yapabilir. Kendi isteği ile e-fatura kullanmaya başlayan, ancak kullanması zorunlu olmayan firmalar istedikleri zaman sistemden ayrılabilirler.

E-Fatura Doğrulaması Nasıl Yapılır?

Oluşturulan e-faturaların XML imzalarının doğru olup olmadığını kontrol etme işlemine e-fatura doğrulaması adı verilir. Fatura görüntüleme işlemleri tamamlandıktan ve dosya açıldıktan sonra, “doğrula” seçeneğini kullanarak doğrulama işlemi tamamlanabilir. Yapılan doğrulama işlemi sonucunda “Mali Mühür Doğrulandı” veya “Mali Mühür Geçersiz” olarak iki farklı sonuca ulaşılabilir.

E-Fatura İptali Nasıl Yapılır?

Düzenlediğiniz elektronik faturaları iptal veya itiraz etmek için, GİB portalı üzerinden, fatura numarası ve fatura tutar bilgilerini imzalayarak, fatura iptal/itiraz talebinizi oluşturmanız gerekmektedir. Faturanın adına düzenlenmiş olduğu mükellef talebe onay verdikten sonra iptal/itiraz işlemi gerçekleşecektir.

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-fatura başvurunuzu Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-belge sayfasını ziyaret ederek yapabilirsiniz. Bu sayfa üzerinde, kendi firmanıza ait olan özellikleri doldurup, gerekli bilgileri teslim ettikten sonra, seçtiğiniz e-fatura kesme türüne göre aktivasyonunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

E-Fatura Sisteminden İade Faturası Kesebilir miyim?

Evet. E-fatura sistemi üzerinden iade faturası kesebilmeniz mümkündür.