Mali Mühür Nedir? Ne İşe Yarar?

Teknoloji ve dijitalleşme ile pek çok fiziksel işlem sanal hale gelmektedir. Bu dijital dönüşüm, kamu ve şirket hizmetleri de dahil olmak üzere birçok alanı etkilemektedir. Türkiye’de e-Devlet, Gelir İdaresi Başkanlığı (GiB) Portal gibi dijital hizmetler arasında mali mühür de yer almaktadır.

Resmi ticaret veya mali işlemlerde kullanılabilen mali mühür ile ilgili tüm detayları “Mali Mühür Nedir? Ne İşe Yarar?” yazımızda işleyeceğiz.

Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, resmi ticaret veya mali işlemlerde kullanılan bir tür mühürdür. Bu mühür genellikle resmi işlemlerde gereken bazı belgelerde kullanılır.Mali mühür denilince alışılagelmiş bir mühür aklınıza gelebilir. Ancak dijitalleşme ile bu sistem dijital ortama taşınmıştır.  TÜBİTAK katkılarıyla üretilmiş olan bu dijital kart, şirketin e-fatura, e-arşiv, e-defter gibi resmi işlemlerinde kullanılarak güvenli bir şekilde kurumunuzun bilgilerinin doğrulanmasını sağlar.

Mali mühür, kurumsal bir e-imza türü olarak da adlandırılabilir ve resmi mali belgelerde, vergi beyannamelerinde veya hükümet ihale ilanlarında kullanılması gereken bir belgedir. Mali mühürün amacı, ülkenin resmi ticaret veya mali işlemlerinde kullanılan belgelerin geçerliliğini ve doğruluğunu onaylamaktır. Mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden başvurularak alınabilir ve ülkenin resmi yetkilileri tarafından kullanıldığından, belge ve işlemlerin resmi ve geçerli olduğunu gösterir.

Mali mühür; ülkenin resmi yetkilileri tarafından kullanıldığından, belge ve işlemlerin resmi ve geçerli olduğunu gösterir. Aynı zamanda mali mühürler, önemli bir güvenilirlik ve saygınlık simgesi olarak kabul edilir.

Mali Mühür Ne İşe Yarar?

Mali mühür, ülkenin resmi ticaret veya mali işlemlerinde kullanılan belgelerin geçerliliğini ve doğruluğunu onaylamak için kullanılır. Örneğin, mali mühür bir vergi beyannamesinde kullanıldığında, bu belgenin geçerli ve doğru olduğunu gösterir ve vergi makamları tarafından kabul edilir.

Aynı şekilde, bir hükümet ihale ilanında mali mühür kullandığında, bu ilanın resmi ve geçerli olduğu gösterilir ve ihaleye katılım yapmak isteyen şirketler tarafından resmi olarak kabul edilir. Mali mühür aynı zamanda, mali işlemlerin dürüst ve saygın bir şekilde yürütüldüğünü gösterir. Örneğin, bir şirketin mali mühür ile kaşelenmiş finansal raporları, şirketin mali durumunun doğru ve dürüst bir şekilde ifade edildiğini gösterir ve yatırımcılar için daha güvenli bir yatırım seçeneği olarak görülür.

Son olarak mali mühürün kullanımı, ülkenin mali ve ekonomik istikrarını sağlamak için önemli rol oynayan hükümet bakanlıkları veya organlarının kontrolünde tutulur. Bununla birlikte mali mühür kullanımı, kişi veya kurumlara ait mali raporların doğruluğunu kanıtlamak için yasal bir zorunluluk olarak kabul edilmez.

İlgili İçerik: E-Fatura Nasıl Kesilir?

Mali Mühür Nasıl Alınır? Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür almak için Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvurmanız gerekmektedir. Mali mühür sertifikasını sanal ortamdan almanız da mümkündür. Mali mühür başvuru web sitesine girerek açılan sayfada tüzel ya da gerçek kişi için gerekli olan alanlar doldurularak başvuru gerçekleştirilir.

Başvuru sonrasında gerekli ödemeleri yaparak başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Ödemeleri kredi ve banka kartlarınızı kullanarak gerçekleştirebilirsiniz. Aynı zamanda Vakıfbank ve Ziraat Bankası’nın şubelerinden de ödemelerinizi yapabilmeniz mümkündür.

Bu sistem üzerinden yapmış olduğunuz başvuru sadece mali mühür için geçerlidir. Mali mührün yanı sıra e-Fatura ve e-Defter sistemlerine de sahip olmanız gerekmektedir. Bu sistemlere de başvurularınızı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) İnteraktif Vergi Dairesi portalından yapmanız mümkündür.

İlgili İçerik: İnteraktif Vergi Dairesi Nedir?

Mali Mühür Başvurusu İçin Gerekli Evraklar Nelerdir?

“Mali Mühür Nedir?” sorusu ile birlikte en çok sorulan sorulardan birisi de başvuru için gerekli olan evraklardır. Mali mühür başvuru işlemleriniz elektronik ortamdan gerçekleşmektedir. Kamu Sertifikasyon Merkezi (SM) sisteminden başvurularınızı gerçekleştirebilirsiniz. Mali mühür başvurusunda ihtiyacınız olan belgeler şunlardır:

• Mali mühür talebiniz için bir dilekçe.
• İmzalı ve kaşeli şekilde doldurulmuş mali mühür başvuru formu ve taahhütnamesi. 
• Elektronik mali mühür sertifikası sahibi taahhütnamesinin aslının imzalanmış hali. 
• Adi ortaklık sözleşmesinin noter onaylı örneği. 
• Başvuru formunda şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.

İlgili İçerik: E-Beyanname Nedir?

Kimler Mali Mühür Kullanabilir?

Mali mühür”, şirketlerin elektronik ortamda işlem yapmak için kullandığı bir cihazdır. TÜBİTAK tarafından üretilen bu cihaz, USB cihazına benzer bir yapıya sahiptir. 

Mali mühür, sadece şirket sahibinin yetkilendirdiği kişiler tarafından kullanılabilir. Eğer firma içindeki yetkili kişi değişirse, mali mühürün de değiştirilmesi gerekir. Bu değişikliği yapmak için yeni bir başvuru oluşturulmalı ve yetkililere bildirilmelidir.

Mali Mühür ile E-İmza Arasındaki Farklar Nelerdir?

Mali mühür ve e-imza, hem hukuki hem de teknolojik açıdan farklı kabul edilen iki kavramdır. E-imza, bireysel olarak kullanılmak üzere verilirken, mali mühür şirketlere verilir. Bu iki kavram arasındaki farklar şu şekilde açıklanabilir: 

• Amaç: Mali mühür, ülkenin resmi ticaret veya mali işlemlerinde kullanılan belgelerin geçerliliğini ve doğruluğunu onaylamak için kullanılır. Öte yandan e-imza, elektronik belgelerin geçerliliğini ve doğruluğunu onaylamak için kullanılır.
• Sahip Olunma: Mali mühür, yetkili kurum tarafından verilir ve genellikle bir süreç sonucunda elde edilir. E-imza, bir kişi veya şirket tarafından elde edilebilir.
• Kullanım: Mali mühür, resmi ticari veya mali işlemlerinde kullanılır. Vergi beyannameleri veya hükümet ihale ilanları buna örnek olarak verilebilir. Bunların yanı sıra e-imza, elektronik belgelerin herhangi bir türünde kullanılabilir. Elektronik faturalar ve sözleşmeler bu kullanıma örnek olarak gösterilebilir.

Son olarak mali mühür ile e-imza arasındaki en önemli fark; mali mühür ülkenin resmi işlemlerinde önemli bir güvenilirlik ve saygınlık simgesi olarak kabul edilirken, e-imza ise elektronik belgelerin işlemlerinde güvenilirliği ve doğruluğunun sağlanmasıdır. E-imza, kişinin ıslak imzası yerine geçer.

İlgili İçerik: E-İmza Nedir?

Mali Mühür Ücretleri Ne Kadardır?

Pek çoğumuzun merak ettiği konulardan biri de mali mühür ücretleridir. Mali mühür ücretleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenir. Ücretler için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin resmi internet sitesine göz atabilirsiniz.

2023 güncel mali mühür ücretleri şu şekildedir.

• Tüzel kişiler için 3 yıllık mali mühür sertifikası ve akıllı kart okuyucu: 590 TL (500TL + KDV)
• Gerçek kişiler için 3 yıllık mali mühür sertifikası ve akıllı kart okuyucu: 413 TL (350TL + KDV)

Tüm KDV hesaplama işlemlerinizi, ilgili aracımız sayesinde kolay ve hızlıca yapabilirsiniz!

İlgili İçerik: Tüzel Kişi Nedir?

Mali Mühür Ücretleri Nasıl Ödenir?

Mali mühür başvurusu yaptıktan sonra başvuru sayfasının son ekranında verilen bilgilere göre ödemeler gerçekleşir. Ödemeler Kamu SM Sanal Pos internet adresinden kontrol edilerek yapılabilmektedir. Sanal POS ile yapılan ödemeler 5 dakika içerisinde sisteme yansımaktadır.

Ayrıca mali mühür ücretleri Vakıfbank ve Ziraat Bankası üzerinden de ödenebilir. Vakıfbank’a banka şubesi, internet şubesi, mobil şube, ATM ve çağrı merkezi üzerinden yapılabilirken Ziraat Bankası’na ödemeler ise sadece banka, internet ve mobil şubeler aracılığıyla yapılabilmektedir. Bankalar üzerinden yapılan ödemeler 1 gün sonrasında sisteme yansımaktadır.

Gerekli başvuru ve ödeme yapıldıktan sonra mali mühür için Sertifika Üretim Süreci başlar.

Mali Mühür ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

“Mali Mühür Nedir?” adlı içeriğimizin bu bölümüne kadar sizler için mali mühür hakkında pek çok konuyu ele aldık. İçeriğimizin kalan kısmında konu ile alakalı sıkça sorulan sorulara yanıtlandıracağız. 

Mali Mühür Kaç Yıl Geçerlidir?

Mali mühür geçerliliği 3 yıldır. Bu süre, mali mühürün size teslim edilmesiyle başlar. 3 yıllık sürenin bitmesine 3 ay, 2 ay, 1 ay ve 1 hafta kala kullanıcılara uyarı e-postası gönderilir. Bu sayede mali mühürünüzün kullanım süresi bitmeden yenileme sürecine başlarsınız. Yenilemesi yapılmayan mali mühürler iptal edilerek geçersiz hale getirilir. 

Ayrıca, Mali Mühür sahibi olan şirketin mali yapısı veya finansal durumu değişebilir. Bu sebeple, bakanlık tarafından mali mühür sahibi olan şirketin mali durumlarını sürekli olarak denetlenir ve mali mühür sahibi şirketin mali durumunda bir değişiklik olduğunda mali mühür iptal edilir.

Mali Mühür Yenileme Başvurusu Nasıl Yapılır?

Yukarıda da belirttiğimiz gibi mali mühürünüzün bitmesine 3 ay kala her ay olmak üzere hatırlatma e-postaları alırsınız. Sonuncu e-posta da bitme süresine 1 hafta kala tarafınıza gönderilir. 

Kullanım süresi biten mali mühürler için süreç, ilk defa mali mühür alanlar ile aynıdır. Sürecin tüm adımlarının tekrarlanması gerekmektedir. Ayrıca, mali mühür ücretinin tekrar ödenmesi de gereklidir.

İlgili İçerik: Güven Damgası Nedir?

Mali Mühür Ne Kadar Sürede Hazır Olur?

Genel olarak mali mühür almak için gerekli olan süre 15 gündür. Sürecin hızı, başvuruya ve belgelerin doğruluğuna bağlıdır. Eksik belgeler veya yanlış bilgiler nedeniyle geri çevrilen başvurular, süreyi uzatabilir. 

Eğer mali mühür akıllı karta sertifika şeklinde istendiyse sertifika hemen üretilir ve kuryeye teslim edilir. Kurye bilgileri de başvuru sırasında belirtilen e-posta adresine ayrıca gönderilir. 

Akıllı kart başvuru yapan kişiye imza karşığında teslim edilir. Eğer kişi kendi teslim alamıyorsa noter onaylı olarak tam vekalet verilen kişiler mali mührü teslim alabilir. 

Mali mühür sertifikası ayrıca Donanım Güvenlik Modülüne (HSM) de yüklenebilir. HSM seçimi yapıldıysa HSM cihazının önceden temin edilmesi gerekmektedir. HSM sertifikası için bilgi@kamusm.gov.tr adresine e-posta atılması gerekmektedir. HSM cihazına sertifika yükleme, Kamu SM’nin teknik personeliyle birlikte yapılacağından teknik personelden randevu almak gerekmektedir. 

Mali mühür TÜBİTAK tarafından üretilir ve tarafınıza gönderilir. Mali mühürünüz belirtilen sürede elinize ulaşmadı ise TÜBİTAK ile iletişime geçerek başvuru süreciniz ile ilgili bilgi alabilirsiniz. İletişim formunu doldurarak veya 444 5 576 / 0262 648 18 18 numaralı telefonlardan iletişime geçebilirsiniz.

Mali Mühür Sertifika Tipi Nedir?

Mali mühür sertifikası size 2 parça şeklinde ulaşır. Bu parçalardan bir tanesi sertifikanın da içinde bulunduğu sim kart’a benzeyen bir çiptir. Bu karta AKİS Kart denmektedir. Mali mühür sertifikanız bunun içinde bulunur. Diğeri ise bu çipin bilgisayar tarafından okunması ve işlem yapılabilmesi için USB cihazına benzer bir okuyucudur. Mali mühür sertifikanızı USB cihazının içine yerleştirip bilgisayarınıza taktıktan sonra işlemlerinizi yapabilirsiniz.

Donanım Güvenlik Modülüne (HSM) de mali mühür sertifikası yüklenebilir. HSM Cihazı (Hardware Security Module), özel güvenlik donanımıdır. HSM, dışarıdan herhangi bir müdahale durumunda kendi kendini sıfırlama özelliğine sahip hassas kriptografik bilgileri korumak için tasarlanmış olan cihazlardır. HSM cihazların ayarları konu hakkında bilgili profesyoneller tarafından yapılabilir.

Mali Mühür Kurulum ve PIN İşlemleri Nasıl Yapılır?

Mali mühür sertifikanız elinize ulaştıktan sonra PIN işlemlerini gerçekleştirerek mali mührünüzü güvenle kullanmaya başlayabilirsiniz. 

İşte adım adım Mali Mühür Kurulum işlemleri:

1. Teslim aldığınız AKİS Akıllı Kartta yer alan çipli parçayı hasar vermeden karttan çıkartmanız gerekmektedir.
2. Çipli parça, Gemalto (IDBRIDGE K30) tipi kart okuyucuya yerleştirilir.
3. Kamu SM Sünücü Yükleme Servisi internet sitesinden AKİS’in son sürümü bilgisayara indirilir.
4. Kamu SM Online İşlemler Sayfasından E-Devlet bilgileri ile giriş yapılır.
5. Sayfaya girildiğinde açılan Mali Mühür İşlemleri butonuna tıklanır.
6. Açılan sayfadan Diğer Mali Mühür İşlemleri menüsüne tıklanır.
7. Açılan sayfada istenen bilgiler girilerek devam edilir.
8. Bu aşamada istenen SMS kodu ekrana girilir.
9. Açılan sayfadaki PIN Oluşturma/Kilit Çözme butonuna tıklanır.
10. Ekranda gösterilen Kilit Çözme Uygulaması indirilir ve indirilen uygulama açılıp PIN oluşturma işlemini gerçekleştiriniz. Bu aşamada JAVA sürümünün güncellenmesi gerekebilir.
11. Bir önceki adımda verilen doğrulama kodu açılan uygulamaya girilir.
12. Uygulama üzerinden PIN kodu belirlenir ve istenen yerlere iki kez girilir.
13. SMS onayı sonrasında mali mühür kullanıma hazır hale gelir.

PIN’ın üç kez hatalı girmesi durumunda tekrardan kilit çözme işlemi yapılarak yeni PIN oluşturulmalıdır. 

AKİS Kart üzerinden PUK Kodu işleminin ise yapılması önerilmiyor. 

Yabancı, Adi Ortaklı Firmalar Nasıl Mali Mühür Başvurusu Yapar?

Kişilerin yabancı olduğu %100 yabancı ortaklı kurumlar, adi ortaklıklar, kooperatifler, fonlar, OSB ve kollektif şirketler ile MERSİS sisteminde güncel olmayan veya güncel olmasına rağmen sıkıntı yaşayan mükellefler, online olarak mali mühür başvurusu yapamazlar. Bu durumdaki kişiler, mali mühür başvurusunda bulunmak için belirtilen belgeleri yazılı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı‘na (Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (33. Müdürlük) Yeni Ziraat Mah. Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı/ANKARA) göndermelidirler.

Yabancı ve adi ortaklı firmaların mali mühür alması için gereken belgeler: 

1. Mali Mühür Başvuru Formu ve Taahhütnamesinin doldurulmuş hali (imzalı, kaşeli), 
2. Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesinin imzalı aslı, 
3. Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği,
4. 4. Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.

Mali Mühür Kaybolursa veya Çalınırsa Ne Yapılması Gerekir?

Sertifikanın kaybolması veya çalınması durumunda eski mali mührün iptal edilmesi ve tekrar başvuru ile mali mührün tekrar alınması gerekmektedir. 

Tüm işlemler Kamu SM internet sitesi üzerinden yapılabilir. 

HSM (Hardware Security Module) Cihazı için Gerekli Teknik Özellikler Nelerdir?

Sertifikanın yüklenmesi için uyumlu HSM Cihazı teknik özellikleri aşağıdaki gibi olmalıdır: 

Öncelikle donanım, aşağıdaki güvenlik sertifikalardan en az birine sahip olmalıdır.

• FIPS 140-2 Level 3 veya Level 4
• CC EAL4+

Ayrıca donanım, aşağıdaki kriptografik algoritmaları ve anahtar uzunluklarını desteklemelidir.

• RSA (2048 – 4096 bit)
• SHA-256, SHA-512

Mali Mühür Ücreti İade Edilir Mi?

Kamu SM hatası haricinde, üretilen hiçbir Elektronik Mali Mühür Sertifika ücreti iade edilmez.

Mali Mühür Nasıl İptal Edilir?

Bazı durumlarda mali mühür sertifikası iptal edilebilir. Bir kez kullanıma kapatılan mali mühür sertifikası bir daha kullanıma açılamaz; mali mühür kullanımı için yeniden bir başvuru yapmak gerekmektedir. Aşağıdaki durumlarda mali mühür iptal edilebilir:

1. Sertifikanın bulunduğu akıllı kartın kaybedilmesi veya çalınması, 
2. Kamu SM’nin sertifikaların amacına uygun olarak kullanılmadığını tespit etmesi, 
3. GİB’in iptal talebinde bulunması. 

Bu içeriğimizde sizler için “Mali Mühür Nedir?” ile ilgili soruları yanıtlandırdık. Diğer yazılarımıza da göz atarak e-ticaretten girişimciliğe pek çok konu hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz. Bir sonraki içeriğimizde görüşmek üzere.

İlginizi Çekebilecek İçerikler:

• KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) Nedir?
• E-Belge Nedir?