E-Arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

Boran
7 dakika okuma süresi
e-arşiv fatura nedir, nasıl kesilir?

Finansal süreçlerin dijital dünyaya taşınması ile birlikte hayatımıza giren e-arşiv fatura, ticaret yapmak isteyen her insanın bilmesi gereken bir kavram. Özellikle e-ticaret yapmak, kendi işinizi kurmak ve sağlıklı bir işletme yönetmek istiyorsanız, faturalama yöntemleri konusunda bilgi sahibi olmalısınız. Bu konuda kapsamlı bir bilgi kaynağı sunmak amacıyla, bu yazımızda e-arşiv fatura nedir ve nasıl kesilir gibi soruların cevaplarını vereceğiz. 

E-Arşiv Fatura Nedir?

e-arşiv fatura nedir?

Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt olarak düzenlenmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi zorunlu olan faturaların, 433 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin şartlarına uygun olarak elektronik olarak düzenlenmesine e-arşiv fatura ismi verilmektedir. 

Bir elektronik fatura türü olan e-arşiv ile hazırlanan faturalar elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilir, raporlanabilir. Elektronik arşiv fatura uygulamasının standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. 

E-arşiv faturalar gerekli koşullar sağlandığında hem elektronik olarak, hem de kağıt olarak teslim edilebilir. Bu uygulama kapsamında oluşturulan faturaların alıcıya gönderilen kopyası dışında, başka bir kopyasının elektronik mali mühür ve zaman damgası ile onaylanarak elektronik ortamda arşivlenmesi gerekmektedir. 

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-arşiv fatura nedir?

Elektronik arşiv uygulamasından faydanalanarak e-arşiv fatura kesmek için öncelikle Vergi Usul Kanunu’nun Genel Tebliği ile gelen e-fatura uygulamasına kayıtlı olmak gerekmektedir. Bu uygulamaya kayıt olan mükellefler, üç farklı yöntem kullanarak e-arşiv sisteminden faydalanabilirler. 

Bu yöntemleri aşağıda kendi başlıkları altında birer birer açıklayacağız. 

GİB Portal

E-arşiv hizmetinden faydalanmak için direkt olarak Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı‘nı kullanabilirsiniz. Sisteme giriş yaptıktan sonra, sizden istenilen bilgileri girerek e-arşiv faturalarınızı oluşturabilirsiniz. 

GİB Portal üzerinden her fatura bilgisinin birer birer doldurulması gerekmektedir. Bu sebeple satış hacmi yüksek olan ve sık sık fatura oluşturması gereken mükellefler için diğer yöntemleri kullanmak daha uygun olabilir.

Entegrasyon

İşletmelerin kendi bilgi işlem sistemlerine, e-arşiv fatura sistemini entegre etmek yöntemine entegrasyon yöntemi adı verilmektedir. Bu yöntem sayesinde işletmelerin kendi sistemleri ile kestiği faturalar, otomatik olarak e-arşiv fatura sistemine aktarılır. Böylece firmaların toplu fatura kesmeleri daha kolay olur. 

Entegrasyon yöntemini kullanmak isteyen işletmelerin kendi bilgi işlem sistemleri bulunması ve entegrasyon için gerekli uygulamayı kendi bünyelerinde geliştirmeleri gerekmektedir. Bunun yanında geliştirilen uygulama, GİB tarafından onaylanmalıdır. 

Bu sebeple kendi yazılım departmanı bulunmayan veya kaynakları sınırlı olan işletmeler için entegrasyon yöntemi masraflı olabilir. 

Özel Entegratör

Yetkili entegratör firmaların, kendi geliştirdikleri uygulamalar ile şirketlere e-arşiv fatura entegrasyonu sağlaması, özel entegratör yöntemidir. Bu yöntem sayesinde işletmeler kendi uygulamalarını geliştirmelerine gerek olmadan entegrasyon özelliğinin faydalarından yararlanabilirler. 

ikas e-ticaret altyapısı, birçok farklı entegratörü desteklemektedir. Böylece ikas ile açtığınız e-ticaret sitesi için e-fatura ve e-arşiv fatura işlemlerinizi rahatlıkla yürütebilir, istediğiniz gibi fatura kesebilirsiniz. 

E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

e-arşiv fatura nedir?

Fatura belgelerini kağıt olarak muhafaza etmek yerine, e-arşiv yöntemi ile saklamak ve ibraz etmenin birçok avantajı bulunmaktadır. Bunlardan bazılarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

  • Faturaları saklamak için fiziksel alan gerekmez. Bu sebeple şirketlerin yer ve depolama masrafları azalır.
  • E-arşiv fatura sisteminde belgeler kağıt olarak saklanmaz. Faturaların hazırlanması ve saklanması için kağıt harcanması gerekmez.
  • Sistem üzerinden fatura bilgilerine ulaşmak, kağıt faturalar ile hazırlanan arşivler arasında doğru belgeyi bulmaktan çok daha kolaydır.
  • Fatura girişleri elle değil, sistem üzerinden yapılır. Dolayısıyla fatura hazırlanma sürecinde oluşabilecek hatalar minimum düzeye indirilmiş olur. 
  • E-fatura ve e-arşiv fatura birlikte kullanıldığı zaman, hem sisteme kayıtlı olan, hem de olmayan kullanıcılara elektronik fatura gönderilebilir. 

E-Arşiv Fatura ve E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Her ne kadar e-arşiv fatura ve e-fatura kavramları birbirleriyle aynı kavramlar gibi görünse de, aslında aralarında birçok farklılık bulunmaktadır. Bu başlık altında, bu iki sistem arasındaki farkları inceleyeceğiz.

  • E-fatura sadece elektronik sistemde bulunur, kağıt olarak basıldığı zaman geçersizdir. E-arşiv fatura ise elektronik belge olarak basılabilir.
  • Elektronik faturalar mali mühür ile oluşturulur ve zaman damgası yoktur. E-arşiv faturaların ise hem mali mühür hem de zaman damgası ile onaylanması gereklidir.
  • E-faturaların düzenlenmesinde ve ulaştırılmasında Gelir İdaresi Başkanlığı aracı konumundayken, E-arşiv faturalar için rapor alan kurumdur. 
  • E-arşiv faturalar, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilere gönderilebilir. E-faturalar ise sadece sistemde bulunan müşterilere gönderilebilir. 

İlgili içerik: E-Fatura Nedir? E-Fatura Nasıl Kesilir?

Kimler E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?

e-arşiv fatura nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara göre, 2020 ve 2021 yılında cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan firmaların, 1 Temmuz 2022’ye kadar e-fatura ve e-arşiv sistemlerine geçmeleri zorunludur. Aynı zamanda bu firmalar, 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçmek ile yükümlüdür.

Bu şartları sağlamayan firmalar gönüllü olarak e-arşiv fatura sistemine geçiş yapabilir. Gönüllü olarak sisteme geçiş yapan firmalar belirtilen limiti aşmadıkları sürece e-defter uygulamasına geçmek zorunda değildir. 

E-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

e-arşiv fatura nedir

E-arşiv fatura sorgulama işlemi, ebelge.gib.gov.tr adresine gidip, gerekli bilgileri girerek yapılabilir. Fatura ve satıcı bilgileri ile sorgulama işlemi bu sistem üzerinden mümkündür. 

e-Belge sistemi üzerinden e-fatura, mükellef sorgulama ve benzeri elektronik belge sorgu ve doğrulama işlemleri yürütülebilir. 

Geriye Dönük E-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir?

E-arşiv fatura nedir sorusuna cevap verebilmek için, geriye dönük faturalarla ilgili bilgi vermemiz önemli. Vergi Usul Kanunu uyarınca, malın teslimatı yapıldığı tarihten itibaren en fazla 7 gün içerisinde fatura düzenleme işlemi yapılabilir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş olarak kabul edilir. Bunun yanında 380 TL’den az olmamak kaydıyla, düzenlenen faturanın %10’u oranında mali Özel Usulsüzlük Cezası kesilir.

Kısacası hem e-arşiv faturaların, hem de e-faturaların hizmet ve ürün tesliminden sonra en kısa zamanda düzenlenmesi gerekmektedir. Geriye doğru düzenleme yapılması yasal değildir ve para cezası vardır.

Bültenimize Abone Olun

E-ticaret hakkında güncel bilgi ve ipuçları doğrudan e-postanıza gelsin

Ürün ve hizmetler hakkında bilgi ve güncellemeleri almak için e-posta bülteninize abone olmayı kabul ediyorum

©2022 İKAS Teknoloji A.Ş. Tüm hakları saklıdır.