E-Adisyon Nedir? Ne İşe Yarar? (Kimler için Zorunlu?)

Geleneksel adisyon defterleri ve fişler, restoran, kafe ve benzeri işletmelerde sipariş takibi ve ödeme süreçlerinin yönetilmesi amacıyla uzun yıllardır kullanılmaktadır. Ancak bu yöntemler, zaman alıcı, hata yapmaya açık ve maliyetli olması nedeniyle işletmelerin operasyonel verimliliğini düşürebilmektedir. Özellikle yoğun işletmelerde, yanlış hesaplamalar ve kayıt eksiklikleri müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyebildiği gibi, finansal kayıplara da yol açabilmektedir. Bu sorunları gidermek amacıyla geliştirilen e-Adisyon sistemi, işletmelere dijital ve otomatik sipariş takibi imkânı sunarak hızlı, güvenilir ve maliyet tasarrufu sağlayan bir çözüm sunmaktadır. E-Adisyon, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen dijitalleşme sürecinin bir parçası olup, işletmelerin vergi uyumluluğunu artırmasını ve müşteri işlemlerini daha düzenli bir şekilde kayıt altına almasını sağlamaktadır.

Bu içeriğimizde, e-Adisyon sisteminin ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve işletmelere sağladığı avantajları detaylı olarak inceleyeceğiz. Keyifli okumalar dileriz!

E-Adisyon Nedir?

E-Adisyon, geleneksel kâğıt adisyon belgelerinin dijital ortamda düzenlenmesini sağlayan bir elektronik belge türüdür. Bu sistem, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde geliştirilmiştir.

E-Adisyon Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Dijital dönüşümü mümkün kılan yeni nesil uygulamaların her biri, birbirinden özel ve farklı avantajları işletmelerin önüne sunmaktadır. Bu sistemlerin en işlevsel olanlarından biri de e-adisyondur. İşletmelerin hayatına kolaylık getiren e-adisyonun avantajları, şu şekilde sıralanabilir:

• E-Adisyon sistemleri, siparişlerin hızlı bir şekilde alınmasını ve mutfağa ya da ilgili birimlere iletilmesini sağlamaktadır. Bu sayede servis süresi kısalarak müşteri memnuniyeti artmaktadır.
• El yazısı ile alınan siparişlerde ortaya çıkabilecek yanlış anlamalar ya da iletişim hataları, e-adisyon sistemleri ile en aza indirilmektedir. Siparişler dijital olarak kaydedildiği için karışıklık yaşanması önlenmektedir.
• E-Adisyon, işletme içindeki tüm sipariş ve ödeme süreçlerini tek bir sistem üzerinden yönetmeyi mümkün kılmaktadır. Bu, iş akışını kolaylaştırarak çalışanlar arasındaki koordinasyonu artırmaktadır.
• Dijital adisyon sistemleri, günlük satış raporlarının detaylı bir şekilde incelenmesini sağlamaktadır. Bu sayede işletme sahipleri, hangi ürünlerin daha çok tercih edildiğini ve gelir-gider dengesini daha net görebilmektedir.
• Kâğıt ve mürekkep kullanımını azaltarak doğaya katkı sağlamak isteyen işletmeler için e-adisyon, ideal bir çözümdür. Bu sistem, çevre dostu bir yaklaşım benimsenmesine olanak tanımaktadır.
• E-Adisyon, POS sistemleri, stok takip yazılımları ve muhasebe programları ile entegre çalışabilir. Bu durum, tüm işlemleri bir arada takip etmeyi kolaylaştırmaktadır.
• Dijital çözümler kullanmak, işletmelerin modern ve profesyonel bir imajı çizmesini sağlamaktadır. Müşteriler, teknolojiye uyum sağlamış işletmeleri tercih etmektedir.

E-Adisyon sistemi hem müşterilere hem de işletmelere sağladığı kolaylıklarla iş süreçlerini optimize ederek çok daha etkili bir yönetim sunmaktadır.

E-Adisyon Özellikleri Nelerdir?

2021 yılında yapılan yasal düzenlemelerle hayatımıza giren e-adisyon uygulaması, kâğıt adisyonların dijitalleşmiş bir versiyonu olarak dikkat çekmektedir. Öne çıkan ve bu uygulamayı geleneksel yöntemlerden ayıran e-adisyon özellikleri şöyle sıralanabilir:

1. E-Adisyon sistemi, 9 Şubat 2021 tarihinde 509 sıra No’lu Vergi Usul Kanununda yapılan değişiklikle yasal bir düzenleme olarak yürürlüğe girmiştir.
2. Kullanım şartları ve formatı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen sistem, GİB tarafından kullanıma sunulmuştur.
3. E-Adisyon, kâğıt adisyon ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Her iki belge de yasal olarak geçerlidir.
4. Geleneksel adisyonlar el ile doldurulurken e-adisyon, elektronik ortamda hazırlanır ve saklanır.
5. E-Adisyon, müşteri talebi doğrultusunda kâğıt çıktı olarak üretilebilme özelliğine sahiptir.
6. Restoranlar, barlar ve masada hizmet veren diğer işletmeler için uygun bir sistem olarak tercih edilmektedir.

E-Adisyon sistemi, yasal dayanaklarıyla ve pratik kullanım özellikleriyle hizmet sektörünün ihtiyaçlarına etkili çözümler sunmaktadır. İşletmeler, bu sistem sayesinde modern bir hizmet anlayışı benimsemektedir. Giderek yaygınlaşan e-adisyon, işletmelerin geleceğe uyum sağlaması için güçlü bir araçtır.

E-Adisyona Kimler Geçmek Zorundadır?

E-Adisyon, 185, 200, 298 ve 299 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında belirlenen düzenlemelere uygun olarak, belirli işletmeler için zorunlu hâle getirilmiştir. Bu işletmeler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Lokanta, kafeterya, pastane, gazino ve bar gibi masada servis yapılan işletmeler, e-adisyon düzenlemek zorundadır.
• Bilanço veya işletme hesabı esasına göre vergilendirilen hizmet işletmeleri, e-adisyon kapsamına girmektedir.

Yukarıdaki işletmelerin yanı sıra GİB, yıllık veya aylık satış hasılatı tutarlarını dikkate alarak e-adisyona geçiş zorunluluğu getirebilmektedir. E-Adisyona geçme zorunluluğu, GİB tarafından yazılı bildirim ya da ebelge.gib.gov.tr adresinde yapılan duyuru yoluyla açıklanmaktadır. Böyle bir durumda belirlenen tutarları aşan ve duyurulara istinaden geçiş zorunluluğu getirilen işletmeler, e-adisyon uygulamasına dâhil olmak zorundadır. GİB, e-adisyon mükellefi olmayı zorunlu kıldığı işletmelere geçiş için en az 3 ay süre vermektedir.

E-Adisyona Nasıl Geçilir?

Mükellefler, e-adisyona geçiş tebliğinde yer alan belirli adımları takip ederek kendi e-dönüşümlerini (dijital dönüşüm) başlatabilmektedirler. Bu adımlar, işletmelerin dijital sistemlere uyum sağlaması ve e-adisyon uygulamasından yararlanması için gerekli prosedürleri içermektedir.

1. E-Adisyona geçiş yapmak isteyen işletmelerin önce e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına dâhil olması gerekmektedir.
2. Dijital belge sistemine entegre olmak isteyen işletmeler, e-adisyon tebliği uyarınca belgeyi düzenleme, saklama ve ibraz etme konusunda gerekli hazırlıkları tamamlamak zorundadır. Ayrıca belgeleri ve bilgileri elektronik ortamda GİB’e iletme konusunda da gerekli hazırlıklar yapılmalıdır.
3. İşletmeler, e-adisyon entegrasyonu sağlamak için iki yöntemden birini tercih etmelidir. Bu yöntemler; özel entregratör ve doğrudan entegrasyon olarak sıralanmaktadır. Özel entegratör yöntemi, başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla başvuru yapmasıdır. Doğrudan entegrasyon yönteminde ise işletmeler, kendi bilgi işlem sistemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı sistemiyle doğrudan entegre etmektedir.
4. İlgili yöntemi seçtikten sonra işletmeler, e-adisyon başvuru esaslarına uygun şekilde uygulamaya dâhil olabilir.

Bu adımların tamamlanması, işletmelerin e-adisyon sistemine kolayca geçiş yapmasını sağlamaktadır.

E-Adisyona Geçiş Ne Kadar Sürer?

E-Adisyona geçiş süresi, GİB tarafından yapılan yazılı bildirim veya duyuru ile belirlenmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı, e-adisyon uygulamasına zorunlu olarak dâhil olacak mükelleflere geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermektedir. Bu süre, mükelleflerin gerekli düzenlemeleri yapabilmesi için yeterli bir zaman dilimi sağlamaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen sürenin sonunda, mükelleflerin e-adisyon belgesini düzenlemeleri zorunlu hâle gelmektedir. Bu tarihten itibaren istisnai durumlar hariç, adisyon belgesinin elektronik ortamda düzenlenmesi gerekmektedir.

E-Adisyon Nasıl Kullanılır?

E-Adisyon kullanmak için öncelikle sisteme entegrasyon sağlamak gerekmektedir. E-arşiv ve e-fatura uygulamalarına dâhil olduktan sonra işletmeler, gerekli yazılım altyapısını kullanarak GİB sistemleriyle de entegre olmak zorundadır. E-Adisyon GİB entegrasyonuyla kullanıma hazır hâle gelmektedir. Kullanım için işletmelerin, masada servis yapılan her işlem için elektronik ortamda belgeyi düzenlemesi gerekmektedir. Ayrıca işletmeler, düzenledikleri e-adisyon belgelerinin bilgilerini belirli periyotlarla GİB sistemine iletmekle yükümlüdür.

E-Adisyon Nasıl Düzenlenir?

E-Adisyon düzenlemek için gerçek usule tabi olan hizmet işletmelerinin öncelikle e-adisyon uygulamasına geçiş yapmaları gerekmektedir. Geçiş yapıldıktan sonra işletmeler, GİB tarafından belirlenen formatta ve asgari bilgilere sahip olacak şekilde e-adisyon belgelerini elektronik ortamda hazırlamaya başlayabilir.

Müşteriden sipariş alımı sırasında eş zamanlı olarak e-adisyon düzenlenmesi işlemi gerçekleştirilebilir. Elektronik ortamda oluşturulan bu adisyon belgesinin çıktısının, hizmet süresince müşterinin masasında bulunması zorunlu değildir. Ancak hizmet tamamlandıktan sonra, e-adisyon belgesi evrensel tekil numarası (ETTN) bulunan e-fatura veya e-arşiv ile düzenlenen perakende satış fişine dönüştürülmelidir. Bu dönüşüm işlemi, yazar kasa veya sanal POS makineleri gibi yeni nesil ödeme kaydedici cihazlar kullanılarak yapılabilir.

E-Adisyonda Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

E-Adisyon belgesinin geçerli olabilmesi için belirli bilgilere yer verilmesi gerekmektedir. Bu bilgilerin doğru bir şekilde yer alması, işlemlerin düzenli ve yasal olarak geçerli olmasını sağlamaktadır. E-Adisyon belgesinde bulunması gereken bilgiler şunlardır:

1. Hizmet işletmesinin adı, soyadı veya ticaret ünvanı, vergi dairesi, TCKN/VKN’si ve adresi,
2. E-Adisyon belgesinin düzenlenme tarihi, saat ve dakika olarak düzenlenme zamanı, evrensel tekil numarası (ETTN) ve e-Belge numarası,
3. Sunulan hizmetin veya emtianın adı (cinsi) ve miktarı,
4. Hizmetin tamamlanması ile düzenlenecek e-fatura, e-arşiv fatura veya yeni nesil ÖKC (Ödeme Kaydedici Cihaz)’den düzenlenecek perakende satış fişinde yer alacak vergiler hariç ve dâhil toplam hizmet tutarı.

Gelir İdaresi Başkanlığı, gerektiğinde bu bilgilere ilave bilgi eklenmesini talep edebilir. Ayrıca işletmeler, zorunlu bilgilere ek olarak ihtiyaç duydukları başka bilgileri de e-adisyon belgesine ekleyebilir.

E-Adisyon ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

E-Adisyon ile Geleneksel Adisyon Arasındaki Fark Nedir?

E-Adisyon ile geleneksel adisyon arasındaki farklar, belge düzenleme şekli ve saklama yöntemleri gibi birçok noktada kendini göstermektedir. Bu iki belge türü arasındaki başlıca farklar, şöyle sıralanabilir:

1. Düzenlenme yöntemi: Geleneksel adisyon, el ile yazılarak düzenlenmektedir. E-Adisyon ise elektronik ortamda hazırlanmaktadır. Elektronik ortam, işlemlerin dijitalleşmesini ve hızlanmasını sağlamaktadır.
2. Saklama ve erişim: Geleneksel adisyonlar kâğıt üzerinde saklanmaktadır. E-Adisyon ise dijital ortamda muhafaza edilmektedir. E-Adisyon, herhangi bir zamanda kolayca erişilip saklanabilir.
3. Hukuki geçerlilik: Her iki adisyon türü de hukuki olarak aynı geçerliliğe sahiptir. Ancak, e-adisyonun dijital ortamda düzenlenmesi, işlemlerin daha şeffaf ve takip edilebilir olmasını sağlamaktadır.
4. Müşteri ile iletişim: Geleneksel adisyonlar, hizmet süresince masada bulundurulmak zorundadır. Ancak, e-adisyon için böyle bir zorunluluk yoktur. Müşteriye hizmet tamamlandıktan sonra, e-adisyon belgesi üzerinde yer alan evrensel tekil numarası ile birlikte e-fatura, e-arşiv fatura veya perakende satış fişi düzenlenmektedir.
5. İzlenebilirlik: E-Adisyon, dijital ortamda kolayca izlenip, raporlanabilmektedir. Geleneksel adisyonlar ise fiziksel olarak saklanmak zorunda olduğu için izlenebilirlik açısından dezavantaj yaratabilmektedir.

Sıralanan bu farklar, e-adisyon sisteminin dijitalleşmeye ve modernleşmeye katkı sağlamasının yanı sıra işletmeler için operasyonel verimlilik açısından önemli avantajlar sunduğunu göstermektedir.

E-Adisyon Ödemesi Nedir?

Hizmetin tamamlanmasının ardından düzenlenmekte olan e-Adisyon, geleneksel adisyon sistemine kıyasla daha hızlı ve şeffaf bir ödeme süreci sunmaktadır. E-Adisyon ile ödeme yapma sürecinde, müşterinin düzenlenen belge üzerinden işlem tutarını onaylaması gerekirken, onay sonrasında ödeme yapılmaktadır. Bu ödemeler, kredi kartı, nakit veya banka kartı gibi çeşitli yöntemlerle gerçekleştirilebilmektedir. E-Adisyon sisteminde, elektronik ödeme sistemleri aracılığıyla yapılan işlemler dijital ortamda kaydedilmekte ve izlenebilmekte olup, işletmelerin mali kayıtlarını daha düzenli ve güvenli hale getirmektedir. Ayrıca, e-Adisyon uygulaması kapsamında düzenlenen ödeme fişleri dijital olarak muhafaza edilerek, gerektiğinde elektronik ortamda sunulabilmektedir. Bu sistem, işletmelerin vergi yükümlülüklerini daha kolay yerine getirmelerini sağlamakta, müşterilere ise hızlı, güvenilir ve dijital bir ödeme deneyimi sunmaktadır.

E-Adisyon Düzenlememenin Cezası Nedir?

E-Adisyon düzenlememenin cezası, tebliğe ve ilgili düzenlemelere aykırı hareket eden vergi mükelleflerine uygulanan cezai yaptırımları kapsamaktadır. Zorunluluk getirilmesine rağmen, e-adisyon uygulamasına belirtilen sürede geçmeyen veya e-adisyon belgesi düzenlemek yerine kâğıt adisyon kullanan mükellefler, kanun kapsamında öngörülen cezai hükümlere tabi tutulmaktadır.

E-Adisyon Uygulaması Ne Zaman Başladı?

E-Adisyon uygulaması, 9 Şubat 2021 tarihinde, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde yapılan değişiklik tebliğiyle Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Zorunluluğu Bulunmayanlar E-Adisyona Geçebilir mi?

Zorunluluğu bulunmayan işletmeler, gönüllü olarak e-adisyon uygulamasına geçiş yapabilir. Ancak, isteğe bağlı olarak bu uygulamaya dâhil olmak isteyen işletmelerin öncelikle e-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerine entegre olması gerekmektedir. Başvuru da GİB tarafından belirlenen yöntemlerden birini seçerek yapılmalıdır.

E-Adisyon Kullanmak için Nasıl Bir Teknolojik Altyapıya İhtiyacım Var?

E-Adisyon, elektronik ortamda hazırlandığı için işletmelerin güçlü bir teknolojik altyapıya sahip olması gerekmektedir. Tablet, bilgisayar gibi dokunmatik ekranlı cihazlar, siparişlerin toplanması ve kaydedilmesi için şarttır. Ayrıca bu cihazın, e-adisyonu destekleyen bir yazılımı veya uygulamayı kaldırması beklenmektedir. Bu yazılım, siparişleri elektronik ortamda düzenlemek için gerekmektedir. Bunların yanı sıra sistemlerin sorunsuz çalışması için sürekli bir internet bağlantısına ihtiyaç vardır. Eğer elektronik adisyonun bir kopyasını kâğıda alınması gerekiyorsa uygun bir yazıcıya sahip olunması gerekmektedir.

E-Adisyon Sistemine Geçiş Yapmak Maliyetli midir?

E-Adisyon sistemine geçişin maliyeti, kullanılan yönteme göre değişiklik gösterebilir. Eğer özel entegratör hizmeti alınacaksa entegratör firmaların belirlediği ücretler söz konusu olabilir. Ancak doğrudan entegrasyon yöntemi veya GİB Portal üzerinden işlem yapma gibi alternatifler, daha düşük maliyetli olabilir. Ayrıca yeni nesil ödeme kaydedici cihazların kullanımı da ek maliyetlere yol açabilir.

Müşteri E-Adisyon ile Ödeme Yapabilir mi?

Aslında dijital adisyon, ödemeden ziyade mal veya hizmet teslimi için düzenlenen bir belgedir. Müşterinin aldığı mal ya da hizmet karşılığında ödeme yapması için e-adisyonda belirtilenlerin e-fatura, e-arşiv gibi dijital satış fişlerine çevrilmesi gerekmektedir. Bunun ardından müşteriler, dijital adisyonda belirtilen tutarı ödemektedir.

E-Adisyon Sistemleri ile Entegre Çalışan POS Sistemleri Var mıdır?

E-Adisyon sistemleri, POS makineleri ve yazar kasalar gibi yeni nesil ödeme kaydedici cihazlar ile entegre çalışmaktadır. Bu cihazlar üzerinden düzenlenen perakende satış fişleri, dijital adisyon sistemiyle uyumlu bir şekilde işlem görebilir. Ayrıca buna bağlı olarak düzenlenen belgeler, elektronik ortamda iletilebilir.

E-Adisyon Verileri Güvenli Bir Şekilde Nasıl Saklanır?

Gelir İdaresi Başkanlığı, e-adisyon verilerini 5 yıl boyunca elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklamaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı, verileri saklama sorumluluğunu işletme yerine üstlenmektedir. Ancak, elektronik ortamda saklanan verileri daha güvende kılmak için işletmenin de alabileceği bazı önlemler bulunmaktadır. Adisyon düzenlemek için kullanılan cihazın şifrelenmesini sağlamak, bu önlemler arasında yer almaktadır. Düzenli yedekleme işlemi yapmak ve erişim kontrolleri üzerinde tam hâkimiyet sağlamak da işletmelerin sorumlulukları arasındadır.

E-Adisyon Sisteminde Oluşabilecek Teknik Sorunlar Nelerdir, Nasıl Çözülür?

E-Adisyon sisteminde karşılaşılan başlıca teknik sorunlar arasında bağlantı kesintileri, sunucu hataları, yazılım uyumsuzlukları, donanım arızaları, kullanıcı hataları, elektrik kesintileri, veri senkronizasyon sorunları ve güvenlik riskleri yer alır. Bu sorunların çözümü için internet bağlantısının ve yazılım güncellemelerinin düzenli kontrol edilmesi, yedek donanımların hazır bulundurulması, çalışanların sistem kullanımı konusunda eğitilmesi ve güvenlik protokollerinin uygulanması önemlidir. Ayrıca, sistem bakımının düzenli yapılması ve teknik destek birimlerinden yardım alınması, adisyon işlemlerinin kesintisiz sürdürülmesine katkı sağlar.