E-Fatura Durum Kodları ve Anlamları (2025)

E-fatura durum kodları, elektronik fatura sisteminde işlemlerin hangi aşamada olduğunu gösteren kısa sayısal ifadelerdir. Bu kodlar, fatura gönderimi, onaylanması, hata oluşması veya iptal gibi durumları belirtmektedir. İşletmeler ve muhasebeciler de, bu kodlar sayesinde fatura sürecini kolayca takip ederek böylece olası sorunları hızlıca fark edip çözebilirler. E-fatura durum kodları, e-fatura sisteminin doğru ve hızlı çalışmasını sağlamaktadır. GİB Portal üzerinden yapılan işlemlerde bu kodlar sıkça kullanılıyor.

Bu yazıda, e-fatura durum kodlarının ne anlama geldiğini, nasıl çalıştığını ve iş süreçlerinde neden önemli olduğunu detaylıca inceleyeceğiz. Ayrıca başarılı ve hata kodlarının açıklamalarını, çözüm önerilerini ve hukuki boyutlarını ele alacağız. Son bölümde ise sıkça sorulan sorulara yanıt vererek, e-fatura sürecinde karşılaşabileceğiniz tüm kodları anlamanıza yardımcı olacağız. Keyifli okumalar dileriz!

E-Fatura Durum Kodu Nedir? Ne Anlama Gelir?

E-fatura durum kodu, elektronik fatura sürecindeki işlemin hangi aşamada olduğunu gösteren kısa sayılardır. Her kod, fatura ile ilgili belirli bir durumu belirtmektedir. Örneğin, fatura başarıyla gönderildiğinde, onay beklediğinde veya hata oluştuğunda farklı kodlar kullanılacaktır. Bu kodlar, işletmelerin ve muhasebe uzmanlarının faturanın durumunu hızlıca anlamasını sağlayabilir. Böylece işlem süreci takip edileceğinden sorunlar kolayca tespit edilebilir ve gereken adımlar hızlıca atılabilir.

E-fatura sisteminde durum kodları, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) portalı ve entegrasyonlar aracılığıyla iletilmektedir. Bu sayede faturanın gönderiminden onaylanmasına, iptalinden düzeltilmesine kadar her aşama kodlarla takip edilebilmektedir.

Elektronik Fatura Uygulamasının ve E-Fatura Durum Kodlarının Önemi

Elektronik fatura (e-fatura) uygulaması, kağıt faturaların dijital ortama taşınmasıdır. Bu sistem, hem zamandan hem de maliyetten tasarruf sağlamaktadır. Ek olarak, böylece faturalar elektronik ortamda kolayca gönderilebilir, depolanabilir ve yönetilebilir. Ayrıca, e-fatura kağıt kullanımını azaltarak çevreye katkıda bulunmaktadır.

E-fatura durum kodları ise bu sürecin sorunsuz işlemesini sağlayacaktır. Kodlar, faturanın hangi aşamada olduğunu göstermektedir. Örneğin, fatura gönderildi mi, onaylandı mı, hata oluştu mu gibi bilgileri kodlar aracılığıyla öğrenmek mümkündür. Böylece işletmeler, faturalarının durumunu anlık takip edebilir.

Durum kodları sayesinde, olası hatalar hızlıca tespit edilerek çözüme kavuşturulabilir. Bu da iş akışını kesintisiz tutmanın yanı sıra mali kayıpların da önüne geçilmesini sağlayabilir. Ayrıca, GİB portalı ve diğer sistemlerle uyum içinde çalışmak, yasal gerekliliklerin doğru şekilde yerine getirilmesini sağlayacaktır.

E-Fatura Durum Kodları Nasıl Çalışır?

E-fatura sisteminde her fatura belirli aşamalardan geçmektedir. Bu aşamaların her biri de, farklı bir durum kodu ile ifade edilmektedir. Durum kodları, faturanın gönderilmesi, onaylanması, hata oluşması veya iptal edilmesi gibi tüm durumları göstermektedir.

Fatura, önce gönderici tarafından GİB portalına iletilmelidir. Portal, daha sonrasında faturayı kontrol edip uygun bulursa alıcıya iletecektir. Bu süreçte, sistem farklı kodlarla faturanın durumunu bildirecektir. Örneğin, “1000” kodu faturanın başarılı şekilde gönderildiği anlamına gelirken, “1100” gibi bir hata kodu, bir sorunun varlığına işaret etmektedir.

Durum kodları, hem gönderici hem alıcı taraf için şeffaflık sağlamaktadır. Her iki taraf da bu kodlar sayesinde faturanın nerede olduğunu, onay bekleyip beklemediğini veya sorun olup olmadığını kolayca görebilir. Böylece, faturaların takibi ve yönetimi kolaylaşacaktır.

Ayrıca, durum kodları sayesinde teknik problemler hızlıca tespit edilip çözülebilir. Sistem, kullanıcıya hangi adımı atması gerektiğini kodlarla bildirmektedir. Bu sayede iş akışı kesintiye uğramadan devam edebilir.

E-Fatura – GİB Durum Kodları Listesi

E-Fatura Sürecinde Karşılaşılan Temel Durum Kodları

E-fatura sisteminde kullanılan birçok durum kodu vardır. Bu kodlar, faturanın hangi aşamada olduğunu hızlıca belirtmektedir. En yaygın durum kodları şunlardır:

• 1000: Fatura başarıyla gönderildi.
• 1100: Faturada hata var.
• 1200: Fatura alıcıya ulaştı.
• 1300: Fatura onaylandı.
• 1400: Fatura iptal edildi.
• 1500: Vergi bilgisi hatası
• 1600: Zaman aşımı.
• 1700: Sistem bakımı nedeniyle işlem yapılamıyor.

Bu kodlar dışında, daha özel durumları gösteren birçok alt kod da bulunmaktadır. İşte en önemli ve yaygın kodlar:

• Onay Bekleniyor (1200): Fatura alıcı tarafında inceleniyor, onay sürecinde.
• Red Edildi (1300): Alıcı fatura ile ilgili sorun bildirip reddetti.
• İşleniyor (1001): Fatura sistemde işlem görüyor, henüz tamamlanmadı.
• Gönderildi (1000): Fatura gönderildi, alıcıya iletiliyor.
• İptal Edildi (1400): Gönderilen fatura geçersiz sayıldı.
• Sistem Hatası (1500): Teknik bir problem oluştu, işlem gerçekleşmedi.

Bu kodlar, faturanın hangi aşamada olduğunu anlamak ve gerekli adımları atmak için önemlidir.

Başarılı E-Fatura İşlemleri ve Kodları (1000, 1200, 1300)

E-fatura sürecinde bazı durum kodları işlemin sorunsuz tamamlandığını göstermektedir. En önemli başarılı işlem kodları şunlardır:

• 1000 – Başarıyla Gönderildi: Fatura, gönderici tarafından GİB sistemine hatasız olarak iletilmiştir. Bu kod, işlemin ilk ve önemli adımının tamamlandığını göstermektedir.
• 1200 – Alıcıya Ulaştı: Fatura, GİB tarafından alıcıya iletilmiş ve alıcı sisteminde işlem görmektedir. Bu aşama, fatura sürecinin ilerlediğini işaret etmektedir.
• 1300 – Onaylandı: Alıcı taraf faturayı kabul etmiş ve onaylamıştır. Bu kod, faturanın resmi olarak geçerli ve tamamlanmış olduğunu belirtmektedir.

Bu başarılı kodlar, e-fatura kesme sürecinde işlemlerin sorunsuz devam ettiğini göstermektedir. İşletmeler ve muhasebeciler, bu kodları görerek faturalarının durumunu rahatlıkla takip ederler.

Hata Durum Kodları ve Çözüm Yolları (11xx Kodları)

E-fatura sisteminde bazı durum kodları, fatura işlemlerinde sorun yaşandığını gösterebilir. 11xx ile başlayan kodlar genellikle hata kodlarıdır. Bu kodlar, faturada eksik bilgi, yanlış veri veya teknik problem gibi sorunları bildirmektedir.

Örnek bazı hata kodları ve anlamları:

• 1101: Fatura yapısı hatalı. XML formatında sorun var.
• 1102: Mali mühür geçersiz veya eksik.
• 1103: Zorunlu alanlardan biri boş bırakılmış.
• 1104: Fatura numarası sistemde kayıtlı, tekrar kullanılamaz.

Çözüm olarak:

• Hatalı alanları kontrol edin ve doğru bilgilerle güncelleyin.
• Mali mühür sertifikasının geçerli ve aktif olduğundan emin olmalısınız.
• Fatura numarası gibi benzersiz bilgilerin tekrar kullanılmadığını doğrulayın.
• Teknik sorunlarda sistem yöneticisi veya e-fatura teknik destek ile iletişime geçin.

Hata kodlarını doğru okumak ve hızlı müdahale etmek, e-fatura sürecinin aksamadan devam etmesini sağlayacaktır.

Gönderim ve Alım Süreçlerindeki Durum Kodları (12xx Kodları)

E-fatura sürecinde 12xx ile başlayan durum kodları, fatura gönderimi ve alımı ile ilgili aşamaları göstermektedir. Bu kodlar, faturanın göndericiden alıcıya doğru ilerleyip ilerlemediğini bildirecektir.

Bazı önemli 12xx kodları şunlardır:

• 1200 – Alıcıya Ulaştı: Fatura, GİB sisteminden alıcıya başarıyla iletildi.
• 1201 – Onay Bekleniyor: Alıcı faturayı incelemekte ve onay sürecindedir.
• 1202 – Red Edildi: Alıcı, faturayı kabul etmedi ve reddetti.
• 1203 – İşleniyor: Fatura sistemde hala işleniyor, son onay bekleniyor.

Yetkilendirme ve İmza Sorunlarına İlişkin Kodlar (117x Kodları)

E-fatura sisteminde 117x ile başlayan durum kodları, yetkilendirme ve dijital imza sorunlarını göstermektedir. Bu kodlar, fatura gönderiminde kullanılan mali mühür ve elektronik imzanın doğruluğu ile ilgilidir.

Önemli 117x kodları ve anlamları şunlardır:

• 1170: Mali mühür veya elektronik imza geçersiz. Sertifika sorunlu olabilir.
• 1171: Yetkilendirme eksik veya hatalı. Kullanıcı sisteme tanımlı değil.
• 1172: İmza doğrulama başarısız oldu. Fatura kabul edilmedi.

Çözüm için:

• Mali mühür ve elektronik imza sertifikasının geçerliliğini kontrol ederek başlayabilirsiniz.
• Kullanıcı yetkilerinin doğru ve güncel olduğundan emin olmalısınız.
• Sertifika yenileme veya yeniden yükleme işlemlerini gerçekleştirmelisiniz.
• Teknik destek ekipleri ile iletişime geçerek sorunu çözebilirsiniz.

Adres ve Kullanıcı Hatası Kodları (118x Kodları)

E-fatura sisteminde 118x ile başlayan durum kodları, adres ve kullanıcı kaynaklı hataları göstermektedir. Bu kodlar, faturanın gönderici ya da alıcı bilgilerinde eksik veya yanlış veri olduğunu belirtiyor.

Bazı önemli 118x kodları ve anlamları:

• 1180: Gönderici veya alıcı bilgileri eksik veya hatalı.
• 1181: Kullanıcı sisteme kayıtlı değil veya yetkisi yok.
• 1182: Adres bilgileri sistemde bulunamadı veya uyumsuz.

Bu hatalı kodların çözümü için:

• Gönderici ve alıcı bilgilerini doğru ve eksiksiz girmeniz oldukça önemlidir.
• Kullanıcı kayıt ve yetkilendirme durumunu kontrol etmelisiniz.
• Adres bilgilerini güncel ve sistemle uyumlu hale getirmelisiniz.
• Gerekirse sistem yöneticisi veya teknik destek ile iletişime geçebilirsiniz.

Sistem ve Yanıt Hata Kodları (119x Kodları)

E-fatura sisteminde 119x ile başlayan kodlar, sistem kaynaklı hataları ve yanıt problemlerini göstermektedir. Bu kodlar, teknik sorunlar nedeniyle faturanın işlenemediğini bildirmektedir.

Önemli 119x kodları ve anlamları:

• 1190: Sistem hatası oluştu, işlem tamamlanamadı.
• 1191: GİB portalından yanıt alınamadı.
• 1192: Sistem güncelleme veya bakım nedeniyle hizmet geçici olarak durdu.

119x hata kodlarını çözmek için:

• Sistem hatası durumunda kısa süre bekleyip tekrar denemelisiniz.
• GİB portalının durumunu kontrol etmelisiniz.
• Sistem bakım veya güncelleme bilgilerini takip ederek başlayabilirsiniz.
• Sorun devam ederse teknik destek ile iletişime geçebilirsiniz.

İptal ve Düzeltme Durum Kodları (14xx Kodları)

E-fatura sisteminde 14xx ile başlayan durum kodları, faturanın iptal edilmesi veya düzeltilmesi ile ilgilidir. Bu kodlar, yanlış düzenlenen faturaların nasıl işlem gördüğünü göstermektedir.

Önemli 14xx kodları ve anlamları:

• 1400: Fatura iptal edildi.
• 1401: İptal talebi alındı, işlem bekliyor.
• 1402: Düzeltme faturası gönderildi.
• 1403: İptal veya düzeltme işlemi reddedildi.

Çözüm olarak:

• Yanlış fatura düzenlendiğinde iptal kodunu kontrol etmeyi unutmamalısınız.
• İptal ve düzeltme işlemlerini doğru kodlarla gerçekleştirmek oldukça önemli.
• Reddedilen işlemlerde nedenini inceleyip tekrar göndermelisiniz.
• Süreçlerde gecikme olmaması için mutlaka takipte kalmalısınız.

Vergi ve Fatura Bilgisi Hataları (15xx Kodları)

E-fatura sisteminde 15xx ile başlayan durum kodları, vergi ve fatura bilgisiyle ilgili hataları göstermektedir. Bu kodlar, fatura üzerindeki vergi numarası, tutar veya diğer önemli bilgilerin yanlış veya eksik olduğu anlamına gelmektedir.

Bazı yaygın 15xx hata kodları:

• 1500: Vergi numarası eksik veya hatalı.
• 1501: Fatura tutarı ile vergi tutarı uyuşmuyor.
• 1502: Fatura kalemlerinde tutarsızlık var.

Çözüm için:

• Vergi kimlik numarasını ve diğer bilgileri dikkatle kontrol ederek başlamalısınız.
• Fatura tutarlarının ve vergi hesaplarının doğru olduğundan emin olmalısınız.
• Gerekirse fatura bilgilerini güncelleyerek tekrar gönderebilirsiniz.
• Hata devam ederse teknik destekten yardım almalısınız.

Vergi ve fatura bilgisi hataları, yasal uyumluluk için önemlidir. Bu kodlar, faturaların doğru ve eksiksiz olmasını sağlayacaktır.

Zaman Aşımı ve Süre Aşımı Kodları (16xx Kodları)

E-fatura sisteminde 16xx ile başlayan durum kodları, işlemlerin zamanında tamamlanmaması durumunu göstermektedir. Bu kodlar, faturanın belirlenen süre içinde işlenmediğini veya yanıt alınamadığını belirtmektedir.

Önemli 16xx kodları:

• 1600: Fatura iletimi zaman aşımına uğradı.
• 1601: GİB’den yanıt süresi doldu.
• 1602: İşlem süresi aşıldı, fatura yeniden gönderilmeli.

Çözüm önerileri:

• Zaman aşımı kodu aldığınızda faturayı tekrar göndermeyi deneyebilirsiniz.
• Sistem yoğunluğunu ve internet bağlantısını kontrol etmeyi unutmayın.
• GİB portalındaki bakım veya kesinti durumlarını takip edebilirsiniz.
• Sorun devam ederse teknik destek ile iletişime geçmeniz gerekebilir.

Sistemsel Bakım ve Güncelleme Kodları (17xx Kodları)

E-fatura sisteminde 17xx ile başlayan durum kodları, sistemde yapılan bakım ve güncellemeleri göstermektedir. Bu kodlar, geçici olarak sistemin hizmet dışı olduğunu veya bazı işlemlerin yapılamadığı anlamına gelebilir.

Önemli 17xx kodları şunlardır:

• 1700: Sistem bakımı nedeniyle hizmet geçici olarak durduruldu.
• 1701: Güncelleme çalışması yapılıyor, işlemler beklemede.
  1702: Sistem yeniden başlatılıyor, kısa süre sonra hizmet verilecek.

Bu sorunları çözmek için:

• Sistem bakım ve güncelleme bilgilerini takip ederek sistemin güncel olduğundan emin olmalısınız.
• İşlemlerinizi bakım sonrası tekrar deneyebilirsiniz.
• Acil durumlar için teknik destekle iletişime geçmeniz gerekecektir.
• Planlı bakım saatlerine göre iş planlaması yapmayı deneyebilirsiniz.

E-Fatura Durum Kodlarında Dikkat Edilmesi Gerekenler

E-fatura durum kodları, fatura sürecinin doğru ilerlemesi için önemli bilgiler sunduğundan bu kodları dikkatle takip etmek, olası sorunları erken fark etmeyi sağlayacaktır. İşte dikkat edilmesi gereken bazı noktalar:

• Kodların Anlamını İyi Öğrenin: Her kod farklı bir durumu göstermektedir. Doğru anlamak, hızlı ve doğru müdahale için şarttır.
• Hata Kodlarına Hızlı Müdahale Edin: Hata kodları görüldüğünde, sorunu hemen çözmek için adım atabilirsiniz. Aksi halde fatura süreci aksayabilir.
• Sistem Bildirimlerini Takip Edin: GİB portalı ve entegrasyon sistemlerinden gelen uyarılar önemlidir. Güncel bilgileri takip etmeyi unutmamalısınız.
• Teknik Destekten Yardım Alın: Anlamadığınız veya çözemediğiniz kodlarda e-fatura teknik destekle iletişime geçebilirsiniz.
• Yasal Sürelere Dikkat Edin: Fatura gönderimi ve onayı için belirlenen süreleri kaçırmamaya dikkat etmelisiniz. Kodlar bu sürecin izlenmesinde yardımcı olacaktır.

E-Fatura Durum Kodlarının Hukuki Boyutu ve Uygulama Kuralları

E-fatura durum kodları, teknik bilginin yanı sıra aynı zamanda yasal sorumlulukları da belirtmektedir. Bir faturanın hangi kodla işlendiği, yasal açıdan o faturanın geçerliliğini ve tarafların yükümlülüklerini etkileyebilir.

• Başarılı olarak işaretlenen kodlar (örneğin 1000, 1300) faturanın resmi belge olarak kabul edilmesini sağlayacaktır.
• Hata veya iptal kodları, faturanın geçersiz olduğunu veya düzeltilmesi gerektiğini gösterebilir.
• Yanlış kod kullanımı, yasal sorunlara ve cezalara yol açabilir. Bu nedenle durum kodlarının doğru ve zamanında takibi önemlidir.
• Faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun hazırlanmalıdır.
• E-fatura sisteminde kayıt dışı işlem yapılamaz. Tüm işlemler sistem üzerinden ve durum kodlarıyla takip edilmelidir.
• Faturaların onay, iptal ve düzeltme süreçleri yasal süreler içinde tamamlanmalıdır.
• Mali mühür ve elektronik imza kullanımı zorunludur.
• Sistemde oluşan durum kodları ve raporlar, olası denetimler için mutlaka saklanmalıdır.

E-Fatura Durum Kodları ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

ETTN Nedir?

ETTN, Elektronik Ticari Taşıma Numarası’nın kısaltmasıdır. E-fatura ve e-Arşiv sistemlerinde her belgeye verilen benzersiz takip numarasıdır. Bu numara, faturanın sistemdeki kaydını ve takibini kolaylaştırmaktadır. ETTN sayesinde, faturaların durumu kolayca sorgulanabilir ve kontrol edilebilir. İşletmeler, bu numara ile faturalarının nerede olduğunu, onaylanıp onaylanmadığını hızlıca görebilir. Böylece fatura süreci şeffaf ve düzenli ilerleyebilir.

ETTN ile Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

ETTN numarası ile e-fatura sorgulaması yapmak oldukça kolaydır. Öncelikle, GİB Portalına veya e-fatura entegrasyon sistemine giriş yapmanız gerekmektedir. Ardından, sorgulama bölümüne ETTN numarasını girerek arama yapabilirsiniz. Sistem, ilgili faturanın durumunu, onaylanıp onaylanmadığını, reddedilip reddedilmediğini ve diğer işlem bilgilerini gösterecektir. Bu yöntem, faturanın nerede olduğunu hızlıca öğrenmek isteyen işletmeler için pratik bir çözümdür. Ayrıca, e-fatura teknik destekten yardım alarak da sorgulama işlemi yapılabilir.

Karşılaşılabilecek Diğer Durum Kodları Nelerdir?

E-fatura sisteminde sık karşılaşılmayan, ancak önemli olan bazı diğer durum kodları da vardır. Bu kodlar, özel durumları veya nadir hataları belirtir. Örneğin:

• 1301: Fatura üzerinde değişiklik talebi var.
• 1410: İptal talebi reddedildi.
• 1505: Vergi dairesi bilgisi uyumsuz.
• 1605: Fatura süresi doldu, işlem iptal edildi.
• 1705: Sistem bakımından dolayı işlem yapılamıyor.

Bu kodlar, işlemin özel bir durumda olduğunu veya ekstra dikkat gerektiğini göstermektedir. İşletmelerin bu kodları da takip etmesi, e-fatura sürecini tam ve doğru yönetmelerini sağlayabilir.

Hangi Durum Kodları Genellikle Hata Oluşturur?

E-fatura sürecinde genellikle 11xx, 117x, 118x ve 119x ile başlayan durum kodları hata oluşturmaktadır. Bu kodlar, fatura yapısındaki eksiklikler, mali mühür sorunları, kullanıcı yetkilendirme hataları veya sistem kaynaklı problemleri belirtebilir. Ayrıca, çeşitli vergi türlerinden kaynaklanan ve fatura bilgisi ile ilgili hatalar da (15xx kodları) sık karşılaşılan sorunlardandır. Bu hata kodlarını doğru okumak ve hızlı müdahale etmek, e-fatura işlemlerinin kesintisiz devamı için çok önemlidir.

Bir Hata Durum Kodu ile Karşılaştığımda Hangi Adımları İzlemeliyim?

Hata durum kodu aldığınızda öncelikle kodun ne anlama geldiğini öğrenerek başlamalısınız. Ardından, hatanın kaynağını tespit etmek için fatura bilgilerinizi ve sistem kayıtlarınızı kontrol etmeniz gerekecektir. Eğer mali mühür, kullanıcı yetkisi veya teknik sorunlar varsa, ilgili belgeleri ve sertifikaları gözden geçirmeyi unutmamalısınız. Sorunu çözemiyorsanız, e-fatura teknik destek birimiyle iletişime geçmeniz faydalı olacaktır. Hatanın düzeltilmesi için gerekli adımları tamamladıktan sonra faturayı yeniden göndermeyi deneyebilirsiniz. Bu süreçte hızlı hareket etmek, fatura işlemlerinizin aksamasını önleyecektir.

Hangi Durum Kodları Tekrar Gönderim Gerektirir?

E-fatura sisteminde bazı hata veya zaman aşımı kodları, faturanın tekrar gönderilmesini gerektirebilir. Özellikle 1100’lü hata kodları (örneğin yapı hatası, mali mühür sorunu) ve 1600’lü zaman aşımı kodları, faturanın yeniden işlenmesi için tekrar gönderilmesini talep edebilir. Ayrıca, sistemsel hatalar (119x kodları) ve red edilme durumlarında da fatura üzerinde düzeltme yapıp yeniden göndermek gerekecektir. Tekrar gönderim, faturanın doğru ve yasal olarak kabul edilmesi için kritik önemdedir.

E-Fatura Durum Kodlarını Nasıl Takip Edebilirim?

E-fatura durum kodlarını takip etmek için öncelikle GİB Portalı’na giriş yapabilirsiniz. Portal, fatura işlemlerinizin durumunu anlık olarak gösterecektir. Ayrıca, e-fatura entegrasyon sistemleri ve muhasebe programları da durum kodlarını otomatik olarak bu portal üzerinden görüntüleyebilirsiniz. Bu sayede faturalarınızın hangi aşamada olduğunu kolayca öğrenebilirsiniz. Düzenli kontrol yapmak, hataları erken fark etmenizi sağlayacaktır. Teknik destek ekiplerinden yardım alarak da kodların anlamlarını ve çözüm yollarını öğrenebilirsiniz.