Sanal Ofis Nedir? Nasıl Kiralanır?

Son yıllarda girişimcilerden kurumsal firmalara kadar birçok firmanın adres ve diğer masraflardan tasarruf etmek için sanal ofisleri kullanmaya başladığını biliyor muydunuz? Peki, uzaktan çalışma imkanı sağlayan şirketler arasında bir trend haline gelen “Sanal Ofis Nedir?”

Gelin bu sorunun cevabına birlikte göz atalım.

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis, internet üzerinden erişilebilen bir dizi ofis işlevi sağlayarak çalışanların ve işletme sahiplerinin uzaktan çalışmalarını sağlayan bir hizmettir. Ayrıca kuruluşların, gerçek bir alan için kira ödemeye gerek kalmadan arzu edilen bir yerde varlık yaratmasını ve sürdürmesini sağlar.

Herhangi bir kişi veya kurum, dilediği takdirde sanal ofis kullanabilir. Bazı sanal ofisler, gelişmiş rezervasyonlar veya bir kira sözleşmesi gerektirebilir. Çalışanlar, işyeri dışındaki uzak konumlardan projeler veya görevler üzerinde çalışmak için sanal bir ofiste buluşabilir. Uzaktan çalışma imkanı sunan şirketler, düşük bütçeli şirketler veya toplantılara ev sahipliği yapmak için ortak çalışma alanı arayan küçük işletmeler için harika bir seçenek olabilir.

Sanal Ofis Nasıl Kurulur?

Sanal ofis bulut tabanlı bir sistemde kurulur. Bu sayede ilgilenmeniz gereken evrak işleri bulunmaz.

Sanal ofis kurmadan önce, göz önünde bulundurmanız gereken adımlardan bazıları şunlardır:

İhtiyaçlarınız için Kapsamlı Bir Plan Yapın

Sanal ofis kurmak da yeni bir girişimdir. Herhangi bir yeni girişim için yapılması gereken ilk şey bir plana sahip olmaktır. İş planı, sanal bir ofiste ihtiyaç duyulacak hizmet türlerini belirlemek için zemin hazırlayacaktır.

İlgili İçerik: İş Planı Nedir? Hazır İş Planı Örnekleri

Sanal Bir İş Adresi Alın

Sanal iş adresi, konumdan bağımsız şirketlere yerel bir varlık sağlayan fiziksel, ticari bir tesistir.

Şirketler, uzaktaki çalışanlarının; çalışma süreçlerinde, ev adresleri yerine kullanabilecekleri profesyonel bir adrese ihtiyaç duyarlar. Ek olarak, sanal bir iş adresi süreçlerinizi daha profesyonel bir boyuta taşıyabilir.

Bir Sanal Asistan Seçin

Sanal asistan; idari, teknik ve yaratıcı destek sağlayan deneyimli ve profesyonel bir asistan görevi görür.

Sanal asistanın kullanılabilirliği, çalışanlara değerli avantajlar sağlayabilir. Üretkenliği, verimliliği ve motivasyonu artırırken; toplantıları planlama, belgeleri yazdırma ve harmanlama, sunumları biçimlendirme ve gelen aramaları yanıtlama gibi tekrarlayan yardımcı görevlerin yükünü azaltabilir.

Temel Ekipman ve Teknolojiyi Sahip Olun

Sanal ofis kullanan çalışanlar için doğru ekipman ve uygulamalar verimlilik açısından çok önemlidir. Bulut tabanlı uygulamalar, veri depolama çözümleri, işbirliği araçları ve proje yönetimi programları gibi dizüstü bilgisayarlar ve akıllı telefonlar da sanal ofisin temel taşlarıdır.

Çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları araç/gereçlere sahip olduğundan emin olmak için, çalışanların kullandığı teknolojilerin ve uygulamaların bir envanterini çıkarabilirsiniz.

İhtiyaç değerlendirmesinde olduğu gibi, uygulanacak basit bir anket, boşlukları hızlı bir şekilde belirlemenize yardımcı olabilir. Çalışanlarınızın mevcut uygulamalarını, yöntemlerini ve araçlarını değerlendirdikten sonra, teknolojilerini ve ekipmanlarını yükseltebilir ve artırabilirsiniz. Böylece sanal ofiste de uygun çalışma koşullarına sahip olabilirler.

Fiziksel Çalışma Alanı Gereksinimlerinizi Göz Ardı Etmeyin

Müşteriler ve ekip üyeleriyle yüz yüze toplantıların gerektiği durumlar söz konusu olabilir. Bazı zamanlarda tüm paydaşları aynı odaya toplamanın işbirliğinin değerini ve hızını önemli ölçüde artırabileceği bir gerçektir.

İlgili içerik: İlham Veren Motivasyon Sözleri

Sanal Ofis Nasıl Kiralanır?

Türkiye’de özellikle sanal ofis fiyatları arasında farklılıklar bulunmaktadır. Bahsedilen bu fiyat farkının en önemli sebepleri arasında ise lokasyon ve ek maliyetler gösterilebilir. Konum olarak beğendiğiniz ve uygun bulduğunuz sanal ofislerde her aşamada karşınıza sürpriz ek maliyetler çıkabilir.

Fiziksel olarak kullanmayıp,  yalnızca resmi adres olarak kullanacağınız sanal ofisler için büyük meblağlar ödemek özellikle KOBİ’ler için can sıkıcı bir durum olabilir. Bu nedenle sanal ofis kiralamadan önce iyi bir araştırma yapmanız, detayları öğrenmeniz ekstra maliyetlerin önüne geçecektir. Fiyatlar ve detaylar için ilgili şirketlerin web sitesi adreslerini ziyaret edebilirsiniz.

Sanal Ofisin Avantajları Nelerdir?

Maliyetten kolaylığa kadar sanal ofis kullanmanın çeşitli avantajları vardır.

Düşük Maliyet

Sanal bir ofisin maliyeti, özel bir ofis kiralama veya ortak çalışma üyeliği maliyeti ile karşılaştırıldığında çok küçüktür. Bu imkan, genel giderleri düşük tutması gereken KOBİ’ler için kolaylaştırır. Ayrıca, yeni bir hizmeti/ürünü test ederken veya yeni bir pazara ayak basarken finansal riski de azaltır.

Asgari Taahhüt

Aydan aya işlenen sözleşme süreleri ile taahhüt asgari düzeydedir. Bu sayede sanal ofisler, büyük esneklik sağlar. Çünkü işlerin yolunda gitmediği durumlarda, maddi kayıplar minimum seviyeye inmektedir. İşlerin yolunda gittiği durumlarda, sanal ofis kullanıcıları mevcut adreslerini koruyarak ve yeni bir yere kayıt olma kesintisini ortadan kaldırarak sözleşmelerini kolayca, ortak çalışma üyeliğine veya özel ofis sözleşmesine yükseltebilirler.

Marka İmajı

Müşteriler için güvenilir bir marka kimliği son derece önemlidir. Profesyonel bir iş adresi, logo ve güzel bir web sitesinin ötesinde güven uyandırır. Müşterilerle, profesyonel toplantı odalarında buluşabilmeniz; işletmenizin, paydaşlar ve müşterilerinizin gözündeki güven algısını artıracaktır.

Kolaylık

Sanal ofis, internet erişiminiz olduğu sürece işinizi her yerden yürütmenizi sağlar. Sanal ofisinizi çevrimiçi iletişim ve işbirliği araçlarıyla birlikte kullandığınızda, hız ve kolaylığın da getirisi ile tamamen uzaktan yürütülen bir iş kurabilirsiniz.

Kimler Sanal Ofis Kullanmalıdır?

Sanal ofisler günümüzde genel olarak, müşterileri için harika bir izlenim yaratmak isteyen ancak fiziksel bir ofis kiralama konusunda yüksek mali getirileri olmayan işletmeler tarafından kullanılmaktadır.

Yani farklı bir yerden çalışıyor olsanız bile resmi ofis merkeziniz, web sitenizde yayınlayabileceğiniz ve müşterilerinizle tanışıp sözleşmeler yapabileceğiniz gerçek ve profesyonel bir iş adresidir.

Tüm işleri çevrimiçi olarak yürütmek zorlayıcı olabilir. Bu nedenle sanal ofis hizmetleri, profesyonel toplantı odalarına, gündüz masalarına ve gündüz ofislerine ara sıra erişmeye ihtiyaç duyan işletmeler arasında da popülerdir.

Bunun yanı sıra “Sanal Ofis Nedir?” sorusuna yineleyici bir yanıt olarak; sanal ofis hizmetleri, amaca yönelik toplantı odalarına, günlük masalara veya günlük ofislere kolay erişime ihtiyaç duyan serbest çalışanlar ve yeni başlayanlar işletmeler için de son derece uygundur.

Sanal Ofis Kullanımı ve Kiralaması Yasal mıdır?

Türkiye’de kurulabilecek iki şirket türü bulunmaktadır. Bunlardan birincisi tüzel kişiliği olan, ikincisi ise, şahıs şirketi olan türdür. Tüzel kişiliği olan bir şirket kurulmak istenirse bunun 5 farklı yolu vardır:

• Anonim şirket (A.Ş.)
• Limited şirket (Ltd. Şti.)
• Komandit şirket
• Kollektif şirket ve Kooperatif şirket

İçlerinden en çok tercih edilen şirket türleri ise; şahıs şirketi, anonim şirketi ve limited şirketi olarak ifade edilmektedir. Kurmuş olduğunuz şirket türü fark etmeksizin, yasalar gereği vergi dairesine tebligat adresi göstermeniz gerekiyor. Ofis adresine yani tebligat adresine ihtiyacınız olduğu nokta burada başlıyor. Türk Ticaret Kanunu’nda ise bu tebligat adresinin detayları konusunda kısıtlayıcı bir bilgi yer almıyor.

Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 156. maddesinde ise işyeri tanımı:

Madde 156 – Ticari, sınai, zirai ve mesleki faaliyette iş yeri; mağaza, yazıhane, idarehane, muayenehane, imalathane, şube, depo, otel, kahvehane, eğlence ve spor yerleri, tarla, bağ, bahçe, çiftlik, hayvancılık tesisleri, dalyan ve voli mahalleri, madenler, taş ocakları, inşaat şantiyeleri, vapur büfeleri gibi ticari, sınai zirai veya mesleki bir faaliyetin icrasına tahsis edilen veya bu faaliyetlerde kullanılan yerdir.

Bu noktada önemli olan nokta; şirket kuruluşu esnasında, kira sözleşmenizde yer alan ofis/tebligat adresinizin vergi memurları tarafında ziyaret edilmesi ve şirket kurulumu için uygun görülmesidir. Sanal ofis adreslerini resmi tebligat adresi olarak kabul edip şirket kurulumuna izin veren ülkeler arasında Türkiye de yer almaktadır. Bu bağlamda kiralamış olduğunuz sanal ofis, şirket kurulumu için kesinlikle yasaldır.

Sanal Ofis Fiyatları Nelerdir?

Sanal ofislerin fiyatları, verilen hizmetlere göre değişmektedir. Sekreterya, yönlendirme ve benzeri hizmetlere bağlı olarak, ödemeniz gereken fiyat yerden yere çok değişebilir. Genel olarak, ortalama aylık 150 TL gibi bir fiyata sanal ofis kiralamak mümkündür. Bu fiyat bazı yerlerde 90 TL civarına inebilmekte, bazı yerlerde ise 500 TL’ye kadar çıkabilmektedir.

Sanal ofisler yıllık olarak tutuldukları zaman daha uygun fiyatlara gelebilmektedirler. Yıllık sanal ofis fiyatları, 500 TL‘den, 3000 TL‘ye kadar değişiklik gösterebilmektedir.

Sanal Ofis Gider Gösterilebilir mi?

“Sanal Ofis Nedir?” başlığında da bahsettiğimizi üzere, sanal ofislerde stopaj vergisi yer almaz. Sanal ofis kiralama sürecinde, anlaşmış olduğunuz sabit tutar ödemeleri esnasında ekstradan stopaj ödemesi yapılmaz. Bu sayede KDV’li olarak kesilen faturayı gider olarak gösterip vergiden düşebilirisiniz.

İlginizi Çekebilecek İçerikler:

• Sanal Mağaza Nedir?
• Webinar Nasıl Yapılır?