Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemleri: Adım Adım Kılavuz

Gıda güvenliği, toplum sağlığını doğrudan etkileyen en kritik unsurlardan biridir. Ancak birçok işletme, faaliyetlerine başlamadan önce tamamlaması gereken kayıt ve onay süreçlerinin kapsamı konusunda yeterli bilgiye sahip değildir. Bu eksiklik, hem yasal yaptırımlara hem de tüketici güveninin zedelenmesine yol açabilmektedir. Gıda işletmeleri için kayıt ve onay işlemleri yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda güvenilirlik ve sürdürülebilirlik açısından da temel bir gerekliliktir.

Bu içeriğimizde, gıda işletmelerinin kayıt ve onay sürecini adım adım ele alarak, mevzuata uygun bir şekilde nasıl ilerlenmesi gerektiğini detaylı bir şekilde açıklıyoruz. Keyifli okumalar dileriz!

Gıda İşletmelerinin Kaydı Ne Anlama Geliyor?

5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu uyarınca gıda zincirinin herhangi bir aşamasında faaliyet gösteren işletmeler, Tarım ve Orman Bakanlığı nezdinde resmî sicile alınmaktadır. İş yerleri; üretime, işlemeye, depolamaya, dağıtıma veya satışa başlamadan önce bağlı bulundukları il/ilçe müdürlüklerine başvuruda bulunarak gıda işletme kayıt belgesi almakla yükümlü bulunmaktadır. Aksi durumda faaliyete izin verilmemektedir. İşletmenin ticaret ünvanı, adresi, faaliyet konusu ve kapasitesi bu sicilde tanımlanmakta, böylece gıda güvenilirliğinin ana dayanağı olan izlenebilirlik mekanizması kurulmaktadır.

Gıda işletme kayıt belgesi; resmî kontrollerin planlı biçimde yürütülmesini, hijyen gerekliliklerinin izlenmesini ve gerektiğinde yaptırım uygulanmasını sağlamaktadır. Gıda işletmelerinin kaydı olmaksızın üretim veya satış yapılması kanuna aykırı kabul edilmekte, tespit hâlinde işletme kapatılmakta ve idari para cezası uygulanmaktadır. Dolayısıyla gıda işletmelerinin kaydı, kamu sağlığının korunması ve piyasa düzeninin şeffaf biçimde işlemesi açısından temel bir yasal zorunluluk niteliği taşımaktadır.

Gıda İşletme Kayıt Belgesi Nedir?

Gıda işletme kayıt belgesi, ilgili prosedürleri tamamlayan işletmelerin hak kazandığı resmî sertifika niteliği taşımaktadır. Belge üzerinde işletmenin ticaret ünvanı, açık adresi, faaliyet konusu ve tekil işletme kayıt numarası yer almaktadır. Bu numara sayesinde ürün akışı sahadan son tüketiciye kadar izlenebilmektedir.

Gıda i̇şletmelerinin kaydında belge, Ek-5 formuna uygun biçimde elektronik ortamda hazırlanmakta ve yetkili müdürlük tarafından imzalanmaktadır. İşletme ünvanı, adresi veya faaliyet kapsamında değişiklik gerçekleştiğinde belgenin 3 ay içinde güncellenmesi üzere müdürlüğe yeniden başvuru yapılması gerekmektedir. Aksi hâlde idarî yaptırım uygulanmaktadır. Böylece kayıt bilgileri güncel kalmakta ve gıda güvenilirliğinin sürdürülebilirliği sağlanmaktadır.

Gıda işletme kayıt belgesi, denetim esnasında ibraz edilmesi gereken temel dokümanlardan biridir. Kontrol görevlileri belge üzerindeki kayıt numarasını sistemden doğrulayarak işletmenin yasal statüsünü ve hijyen koşullarını anlık olarak teyit edebilmektedir. Belgenin kaybolması veya tahrip olması durumunda işletme, il/ilçe müdürlüğüne müracaat ederek aynı kayıt numarasıyla yenisini talep edebilmektedir. Bu yönüyle ilgili evrak hem işletme için hukuki bir zorunluluk hem de tüketici güveninin ana dayanağı olarak öne çıkmaktadır.

Gıda İşletme Kayıt Belgesi Ne İşe Yarar?

Gıda işletme kayıt belgesi; markalara rekabet, izlenebilirlik ve finansal güven bakımından önemli stratejik avantajlar kazandırmaktadır. Belge üzerindeki benzersiz kayıt numarası sayesinde tesis denetim süreçlerinde hızlıca doğrulanmakta, tüketici nezdinde şeffaflık seviyesi yükselmektedir. Gıda işletme kayıt belgesi almak, kurumlara aşağıdaki faydaları sağlamaktadır: 

• Yasal Yetkilendirme ve Denetim Kolaylığı: Gıda işletme kayıt belgesi, işletmenin 5996 sayılı Kanun kapsamında öngörülen hijyen, altyapı ve izlenebilirlik şartlarını karşıladığını resmî olarak belgelendirmektedir. Kontrol görevlileri denetim sırasında belge üzerindeki kayıt numarasını sisteme doğrulayarak tesisin yasal statüsünü anında teyit edebilmektedir. Bu sayede uygunsuz işletmeler hızla tespit edilmekte, kamu sağlığı korunmaktadır.
• Ürün İzlenebilirliği ve Piyasadan Toplatma: Gıda i̇şletmelerinin kaydını gösteren tekil numara, parti bazında ürün hareketlerinin kaynağından son tüketiciye kadar takip edilmesine imkân tanımaktadır. Olası bir kontaminasyon veya etiketleme hatasının meydana gelmesi hâlinde izlenebilirlik zinciri devreye girerek ilgili parti piyasadan hızla toplatılmakta hem tüketici güveni hem de marka itibarı korunmaktadır.
• Pazar ve İhracat Erişimi: Perakende zincirleri, catering şirketleri ve özellikle ihracatçı alıcılar, mevzuata tam uyumluluğu belgeleyen tesislerle çalışmayı tercih etmektedir. Gıda işletme kayıt belgesi olmadan satış yapmak, markaların büyük perakende raflarına veya uluslararası pazarlara girememesine neden olmaktadır.  
• Sigorta ve Finansman Güvencesi: Sigorta kuruluşları ve finansal destek programları, resmî kaydı olan işletmeleri daha düşük operasyonel risk grubunda değerlendirmektedir. Belge sayesinde tesis, üretim kesintisi poliçelerinde indirimli primlerden yararlanabilmekte; kamu destekli kredi ve hibelerde gıda güvenliği ön koşulunu otomatik olarak karşılamaktadır.
• Kurumsal Şeffaflık ve Tüketici Güveni: Belge, tüketicinin ürüne ilişkin nerede, hangi koşullarda üretildiği gibi sorularına resmî yanıt sunarak marka güvenilirliğini pekiştirmektedir. İşletmenin sicil bilgileri e-Devlet üzerinden doğrulanabildiği için bilinçli tüketici doğrudan resmî kaynağa erişmekte ve tedarik zincirine duyduğu güven artmaktadır.

Bu beş ana işlev, gıda işletme kayıt belgesini basit bir formalite olmaktan çıkararak gıda güvenilirliği ekosisteminin merkezine yerleştirmektedir. Belge, işletmeye yalnızca yasal izin değil, aynı zamanda ticari değer kazandırmaktadır.

Gıda İşletme Kayıt Belgesi Nasıl ve Nereden Alınır?

Gıda sektöründe faaliyet göstermek isteyen her işletme, gıda işletme kayıt belgesi alma zorunluluğuna tabidir. Gıda işletmelerinin kaydı, sisteme ve denetime katılım süreçlerinin temelini oluşturmaktadır. İşletmeler için gıda işletme kayıt belgesi için başvuru adımları aşağıdaki gibi ilerlemektedir:

Gıda İşletmesi Türünü Belirleyin

Gıda işletmelerinin kaydı için başvuru işlemlerine başlamadan önce kurumun gıda zincirindeki rolünün netleştirilmesi gerekmektedir. Üretim tesisi, depo-dağıtım merkezi, perakende satış noktası veya toplu tüketim alanı gibi gıda işletmesi türü sınıflandırmaları yapılmaktadır. Yönetmelik, kayıt kapsamındaki işletmeleri 6 ana başlıkta toplamaktadır. Örneğin; ekmek ve unlu mamul fırınları üretim, lokantalar toplu tüketim, marketler ise satış grubuna dâhil edilmektedir. Buna ek olarak soğuk hava depoları depo-dağıtım, köy peyniri üreten küçük aile işletmeleri yerel-marjinal ve sınırlı faaliyetli, festival veya fuar gıda stantları ise istisnai düzenlemeler grubuna dâhil edilmektedir. Seçilen kategori, hangi teknik şartların aranacağını ve gıda işletmelerinin kaydında hangi evrakların ibraz edileceğini doğrudan belirlemektedir.

Gerekli Belgeleri Hazırlayın

İl/İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğü; dosyada Ek-4 Beyanname, dilekçe, iş yeri açma-çalışma ruhsatı, kapasite veya ekspertiz raporu, Ticaret Sicil Gazetesi ve meslek odası belgesini zorunlu tutmaktadır. Belgelerin tamamı son 6 ay içinde alınmış olmalı, fotokopilerde noter onayı bulunmalıdır. Aksi takdirde dosya işlem görmemektedir. Eksik evrak bildiriminden itibaren 10 iş günü içinde eksik giderilmezse gıda işletme onay belgesi başvurusu iade edilmektedir. Gerekli belgelere ilişkin detaylar aşağıdaki gibidir.

Dilekçe ve Beyanname

Gıda işletmesi kayıt belgesi başvurusunun çekirdeğini oluşturan Ek-4 Beyanname, işletmenin ünvanı, vergi kimlik numarası, üretim kapasitesi, gıda mühendisi bilgisi ve vardiya sayısını içermektedir. Beyan, işletme sahibi veya yetkili müdür tarafından ıslak imza ile onaylanmaktadır. 

İş Yeri Açma ve Çalışma Ruhsatı

Ruhsat, ilgili belediye veya OSB müdürlüğü tarafından düzenlenmektedir. Üretim alanı metrekare bilgisi, faaliyet kodu (NACE kodu) ile yangın güvenliği raporu gibi verileri içermektedir. Özellikle ekmek-pide fırınları için ruhsatın “Gıda Üretim Tesisi” ibaresi taşıması zorunlu tutulmaktadır. Gıda i̇şletmelerinin kaydında perakende satış ibaresiyle düzenlenen ruhsatlar üretim başvurusunda kabul edilmemektedir. Ruhsat fotokopisinin arka yüzüne “aslı gibidir” onayı yapılarak dosyaya eklenmesi gerekmektedir.

Kapasite Raporu veya Ekspertiz Raporu

Yıllık üretim hacmi 250 tonu aşan tesisler, sanayi odası onaylı kapasite raporu sunmaktadır. Daha küçük ölçekli gıda işletmelerinin kaydında noter onaylı makina-ekipman ekspertiz raporu yeterli sayılmaktadır. Raporda ham madde girdisi, nihai ürün çıktısı, çalışan sayısı ve vardiya süreleri ayrıntılı olarak yer almaktadır. Denetim ekibi, rapordaki değerleri yerinde ölçümle doğruladıktan sonra uyumsuzluk oranının %10’u geçmesi hâlinde işlem durdurulmaktadır.

Ticaret Sicil Gazetesi

Tescil ilanının yer aldığı sicil gazetesi nüshasında işletmenin ünvanı, MERSİS numarası, kuruluş tarihi ve faaliyet konusu açıkça yer almak zorundadır. Bu bilgiler, Ek-4 beyannamedeki karşılıklarıyla harfiyen örtüşmelidir; “Ltd.” / “Limited” yazım farkı bile sistemsel uyuşmazlık oluşturmakta ve başvuru iadesine yol açmaktadır. Gazete kaydı bulunmayan şahıs işletmeleri, yerine vergi levhası ve imza beyannamesi sunarak süreci tamamlamaktadır.

Meslek Odası Belgesi veya Sözleşme

Üretim tesisleri için gıda mühendisleri odası, perakende işletmeleri için ticaret odası faaliyet belgesi talep edilmektedir. Belgenin geçerlilik süresi en fazla 1 yıl olup aktif üye ibaresi zorunludur. İşletme gıda mühendisini dış kaynaklı hizmet sözleşmesiyle çalıştırıyorsa noter onaylı sözleşme örneği dosyaya eklenmekte, sözleşmede haftalık çalışma saati ve sorumluluk kapsamı açıkça belirtilmektedir.

E-Devlet Üzerinden Başvuru Yapın

Gıda işletme kayıt belgesi başvurusu, “Gıda Üretim, Satış ve Toplu Tüketim İşletmeleri İçin İşletme Kayıt Belgesi” hizmeti üzerinden e-Devlet Kapısı aracılığıyla başlatılmaktadır. İşletme yetkilisi; T.C. kimlik kartı, mobil imza, elektronik imza veya internet bankacılığı yöntemlerinden biriyle kimlik doğrulaması yapmaktadır. Sistem üzerinden gıda işletmelerinin kaydı çevrim içi olarak yapılmakta, imza hanesi e-imza ile onaylanmaktadır. PDF formatındaki iş yeri ruhsatı, kapasite raporu ve Ticaret Sicil Gazetesi taranarak aynı ekranda yüklenmektedir. Her dosya en fazla 10 MB boyutunda olmalıdır. Başvuru tamamlandığında sistem otomatik referans numarası oluşturmakta, dosya, işletmenin bağlı bulunduğu ilçe müdürlüğünün ekranına düşmektedir.

İlgili İl/İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğüne Evrak Teslimi Yapın

Gıda işletme kayıt belgesi için elektronik başvuru onaylandıktan sonra müdürlük, başvuru sahibine SMS ile “aslı kontrol” randevusu göndermektedir. Yetkili kişi, belirtilen tarihte ıslak imzalı dilekçe, beyanname çıktısı, orijinal ruhsat ve noter onaylı kapasite raporu ile müdürlüğe gitmektedir. Görevli memur belgelerin aslı-fotokopi tutarlılığını kontrol etmekte, fotokopilere “aslı gibidir” kaşesi basmaktadır. Eksik evrak bulunursa 10 iş günü içinde tamamlama süresi verilmektedir. Süre içinde eksiklik giderilmezse başvuru iade statüsüne düşmektedir.

Başvurunun Değerlendirilmesini Bekleyin

Belgeleri tam kabul edilen işletme dosyası, ilçe müdürlüğü kayıt biriminde en geç 15 iş günü içinde incelenmektedir. Masa başı incelemede beyanname ile Ticaret Sicil Gazetesi verileri karşılaştırılmakta; ünvan, NACE kodu veya adres uyumsuzluğu tespit edilirse dosya düzeltme için sahibine geri gönderilmektedir. Belgeler uyumlu ise kontrol görevlileri yerinde denetim talimatı oluşturmaktadır. Denetimde hijyen ve altyapı koşulları uygun bulunan tesis için sistemde tekil kayıt numarası üretilmekte, gıda işletme kayıt belgesi e-imzalı dosya olarak oluşturulmakta ve “Belge Hazır” SMS’i işletme yetkilisine gönderilmektedir. İşletme, belgeyi e-Devlet profilinden PDF formatında indirebilmekte, ayrıca müdürlükten mühürlü çıktı teslim alabilmektedir.

Denetim Sürecinin Tamamlanmasını Bekleyin

İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğü, evrak incelemesinden sonra işletme için yerinde denetim talimatı oluşturmakta ve denetim tarihi SMS ile bildirilmektedir. Kontrol görevlileri; üretim hattı yerleşimini, ham maddenin tesise giriş kayıtlarını, sıcaklık-nem izleme tablolarını, personel hijyen istasyonlarını ve atık yönetim planını incelemektedir. Örnekleme yapılması gerekiyorsa gıda ve yüzey swap örnekleri laboratuvara gönderilmektedir. Eksiklik tespit edilirse 27 numaralı tutanak düzenlenmekte ve işletmeye en fazla 30 gün süre verilmektedir. Süre sonunda ikinci denetim yapılmakta, uygunsuzluk giderilmezse başvuru reddedilmekte veya faaliyet izni sınırlandırılmaktadır. Denetim olumlu sonuçlandığında sistem, işletmenin kaydını uygun statüsüne geçirmektedir. 

Gıda İşletme Kayıt Belgesini Teslim Alın

Denetimi başarıyla tamamlayan işletmeye ait gıda işletme kayıt belgesi, müdürlük bilgi sisteminde e-imza ile onaylanmakta, SMS vasıtasıyla yetkili kişiye iletilmektedir. Gıda işletme kayıt belgesinin teslim alınması iki yolla yapılabilmektedir:

• E-Devlet Kapısı: “Gıda İşletmesi Kayıt Belgesi Sorgulama” hizmetine giriş yapılarak PDF dosyası indirilmektedir. Dosyanın karekodu sahada doğrulama için kullanılmaktadır.
• Fiziki Teslim: Randevu tarihinde müdürlüğe gidilerek mühürlü ve imzalı çıktı alınmaktadır. Gıda işletmelerinin kaydı oluşturulduktan sonra teslim alan kişi zabıt varakasını imzalamaktadır.

Belge, tesisin tüketiciye açık bir noktasında görünür şekilde asılı tutulmakta; ünvan, adres veya faaliyet konusu değiştiğinde 3 ay içinde güncelleme başvurusu yapılmaktadır. Belge kaybolduğunda “Kayıp Bildirimi” dilekçesi ile yenisi talep edilmekte, sistem aynı kayıt numarasını korumaktadır. Böylece işletme, resmî sicilde aktif kalmakta ve düzenli kontrollerde belgesini ibraz edebilmektedir.

Gıda İşletme Kayıt Belgesi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Gıda İşletme Kayıt Belgesi Almak Zorunlu mu?

Evet, gıda işletme kayıt belgesi almak, 5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu’nun 30’uncu maddesi gereğince zorunlu tutulmaktadır. Gıda işletmelerinin kaydı tamamlanmadan gıda üretimi, dağıtımı ya da satışı yapılamamaktadır. Tarım ve Orman Bakanlığının kayıt sistemine dâhil olmayan bir işletme faaliyete başladığında denetim sırasında kapatma ve idarî para cezası yaptırımıyla karşılaşmaktadır. İlgili uygulama ile kamu sağlığını korumak ve izlenebilirliği teminat altına almak hedeflenmektedir.

Hangi İşletmeler Gıda İşletme Kayıt Belgesi Almak Zorundadır?

Gıda işletmelerinin kaydı için zorunluluk, 6 kategoriye dâhil olan işletme türlerini kapsamaktadır. Bunlar üretim tesisleri, depo ve perakende satış yerleri, toplu tüketim işletmeleri, yerel-marjinal ve sınırlı faaliyetli işletmeler, istisnai düzenlemeler kapsamındaki faaliyetler ile ekmek-pide ve benzeri fırınlardır. Bu gruplarda yer alan her işletme faaliyet öncesinde belge için başvuru yapmaktadır. Yalnızca kişisel tüketim amaçlı temsilî üretimler bu kapsam dışında kalmaktadır.

Gıda İşletme Kayıt Belgesi Almak Ücretli mi?

Gıda işletme kayıt belgesi başvurusu sırasında Tarım ve Orman Bakanlığı döner sermaye tarifesine göre ödeme yapılmaktadır. 2025 il müdürlüğü birim fiyat listesinde depo-satış ve toplu tüketim yerleri için 1-10 personel aralığında 1.020 TL, 11-20 için ise 2.050 TL talep edilmektedir. 21-30 çalışanı olan gıda işletmelerini kaydında 4.960 TL tahsil edilmektedir. Üretim tesislerinde motor gücü esas alınmakta, 0-10 beygir toplam güçte 4,180 TL, 11-20 beygirde 5.220 TL, 21-30 aralığında ise 6.680 TL ödenmektedir. Gıda işletme kayıt belgesi alma ücreti referans numarası ile banka ya da vezneye yatırılmakta, dekont sisteme yüklenmediğinde dosya incelemeye açılmamaktadır.

Kaynak: ordu.tarimorman.gov.tr

Gıda İşletme Kayıt Belgesi Almak Ne Kadar Sürer?

Gıda işletmelerinin kaydı için eksiksiz başvurularda masa başı inceleme 15 iş günü içinde tamamlanmaktadır. Üretim ve toplu tüketim tesislerinde bu sürece yerinde denetim eklendiğinde gıda işletme kayıt belgesi alma süresine 7 gün daha eklenmektedir. Gıda i̇şletmelerinin kaydında denetim olumlu sonuçlandığında aynı gün tekil kayıt numarası oluşturulmaktadır. Böylece işletme, başvurudan en geç dört hafta sonra belgesini e-Devlet’ten indirebilmekte veya müdürlükten mühürlü çıktı alabilmektedir.

Gıda İşletme Kayıt Belgesi Olmadan Satış Yapılabilir mi?

Gıda işletmelerinin kaydı kapsamındaki işletmeler; belge almadan üretim, depolama ya da satış faaliyeti yürütememektedir. Denetimde belgesi bulunmayan tesis aynı gün mühürlenmekte, piyasaya sürülmüş ürünler toplatılmakta ve 5996 sayılı Kanun gereği idari para cezası uygulanmaktadır. Uyumsuzluk giderilmeden mühür kaldırılmamakta, belge alındıktan sonra işletme yeniden faaliyete geçebilmektedir.