Newsletter erstellen: Anleitung und Tipps

Du hast einen Onlineshop und möchtest bestehende Kundschaft sowie Kaufinteressenten mit Informationen versorgen? Mit einem Newsletter hältst du deine Kundschaft mühelos auf dem Laufenden. Du informierst über aktuelle Angebote, berichtest von spannenden Neuigkeiten und Entwicklungen aus deinem Unternehmen und deiner Branche – und ganz nebenbei erinnerst du sie regelmäßig an deinen Shop und daran, mal wieder bei dir zu bestellen.

Wie du einen eigenen Newsletter erstellst, warum sich das für Onlineshop-Betreiber lohnt und was es dabei zu beachten gibt, erfährst du hier.

Was sind Newsletter?

Newsletter sind regelmäßige Rundschreiben mit zielgruppenspezifischem Inhalt, die per E-Mail an mehrere Empfänger verschickt werden. Den Newsletter erhalten dabei nur diejenigen, die sich für ihn eingetragen und ihn somit aktiv abonniert haben. Dadurch erreicht ein Newsletter tendenziell ausschließlich Personen, die sich für dessen Inhalte tatsächlich interessieren. Das macht den Newsletter für Unternehmen zu einem besonders effektiven Werkzeug der Kundenbindung. Der zeitliche Abstand, in dem ein Newsletter verschickt wird, kann stark variieren. Newsletter, die wöchentlich erscheinen, sind nicht unüblich. 

Was sind interne Newsletter?

Newsletter eignen sich nicht nur für die Außenkommunikation, sondern zum Beispiel auch für die Unternehmenskommunikation oder die interne Kommunikation von Vereinen, Institutionen etc. Hierfür werden regelmäßig Newsletter an die Mitarbeitenden bzw. Mitglieder versandt, die diese über interne Neuigkeiten informieren.

Wie unterscheiden sich E-Mailings von Newslettern?

Anders als klassische Newsletter werden E-Mailings nicht regelmäßig versandt, sondern okkasionell – nur  dann, wenn es einen entsprechenden Anlass gibt. Das kann zum Beispiel eine spezielle (Werbe-)Aktion oder der Launch eines neuen Produkts sein.

Doch E-Mailings unterscheiden sich von Newslettern nicht nur aufgrund der Unregelmäßigkeit beim Versand. Mit einem E-Mailing wird in der Regel ein ganz bestimmtes Ziel verfolgt. Das kann eine Steigerung des Umsatzes, der erfolgreiche Launch eines neuen Produkts oder das Gewinnen von Neukunden sein. Je nach Ziel werben E-Mailings daher häufig für ein konkretes Angebot oder eine spezielle Aktion, enthalten Rabatte oder einen Rabattcode.

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Was ist die Funktion eines Newsletters?

Mit dem Verschicken eines Newsletters wird der substanzielle Zweck erfüllt, die Abonnenten regelmäßig zu einem bestimmten Thema zu informieren. Darüber hinaus kann ein Newsletter Denkanstöße, Inspiration sowie Appelle verschiedener Art enthalten, zum Beispiel die Aufforderung zum Unterschreiben einer Petition, zum Besuch einer Website oder zu einer anderen Handlung.

Während Unternehmen Newsletter in aller Regel vornehmlich als Serviceleistung, zur Kundenbindung und Umsatzsteigerung einsetzen, können Newsletter für die Leserschaft auch andere Funktionen erfüllen. Bei einer Online-Umfrage in 2017 wurde nach den Beweggründen gefragt, aus denen Menschen in Deutschland Newsletter abonnieren:

Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Wir abonnieren Newsletter von Unternehmen offenbar vor allem, um von Neuerungen im Sortiment zu erfahren. An zweiter Stelle steht die Erwartung, in den Genuss von Rabatten und Sonderangeboten zu kommen. 38 % der Befragten gaben außerdem an, dass sie einen Newsletter abonniert haben, da sie bereits Kundschaft sind.

Wer nutzt Newsletter?

Es gibt viele denkbare Einsatzgebiete für Newsletter. Im Grunde kann jeder, der eine Gruppe Menschen regelmäßig zu einem bestimmten Thema informieren möchte, einen Newsletter anbieten. Ein paar typische Anbieter von Newslettern sind diese hier:

• Nachrichtenportale
• Tageszeitungen
• Magazine
• Blogs
• Vereine
• Organisationen
• Institutionen
• Veranstalter
• Unternehmen
• u. v. m.

Welche Vorteile hat Newsletter-Marketing?

Das Versenden von Newslettern bietet aus Marketingsicht viele Vorzüge:

Newsletter sind kostengünstig

Ein Newsletter ist ein vergleichsweise günstiges Marketingtool. Mit nur wenig Aufwand lassen sich damit viele Menschen erreichen und effektiv Ergebnisse erzielen.

Newsletter werden per E-Mail verschickt

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E-Mails sind ein Kommunikationsmittel, das von einem Großteil der Menschen in Deutschland genutzt wird.  Das hat zur Folge, dass du deine Kundschaft und Kaufinteressierte in den meisten Fällen gut per E-Mail erreichen kannst. 

Newsletter sind schnell

Ein Newsletter kann relativ schnell konzipiert, verfasst und versendet werden. Im Vergleich dazu nimmt die Umsetzung eines klassischen Mailings deutlich mehr Zeit in Anspruch, unter anderem für den Druck und das Versenden per Post. Deshalb können auch die Inhalte eines Newsletters viel aktueller gehalten werden als bei Mailings. 

Newsletter sind elektronisch

Da Newsletter nicht postalisch, sondern elektronisch versendet werden, entsteht auch kein Papiermüll. Sie müssen nicht recycelt werden, sondern können einfach im virtuellen Papierkorb entsorgt werden. Das schont die Umwelt und kommt auch bei umweltbewussten Empfängern gut an. 

Hast du eine Website oder einen Onlineshop, kannst du deine Kundschaft außerdem direkt per Verlinkung zu bestimmten Angeboten führen. Wer das Angebot annehmen will, kann ohne Umschweife darauf zugreifen.

Newsletter-Marketing ist zielgenau

Beim Versenden von Newslettern ist es besonders einfach, vornehmlich Personen zu erreichen, die sich für das entsprechende Angebot tatsächlich interessieren. Somit hast du beim Newsletter-Marketing in der Regel wenig Streuverluste, sorgst für hochwertigen Traffic mit guter Conversion Rate.

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Der Erfolg eines Newsletters ist gut messbar

Mithilfe entsprechender Analysetools lässt sich nachverfolgen, wie gut ein Newsletter funktioniert. Dadurch kannst du auch verschiedene Newsletter gut miteinander vergleichen und ausprobieren, welche Aktionen gut funktionieren oder an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten es sich vor allem lohnt, Newsletter zu verschicken.

Welche Nachteile hat Newsletter-Marketing?

Wie jedes andere Marketingtool haben auch Newsletter ganz eigene Schwachstellen und stellen dadurch besondere Herausforderungen an die Nutzer.

Es braucht eine Leserschaft

Damit du das Potenzial von Newsletter-Marketing voll ausschöpfen kannst, musst du genügend Abonnenten haben. Das heißt, du musst im Vorfeld und beständig effektiv für das Abonnieren deines Newsletters werben und überzeugende Argumente liefern, um eine ausreichend große Leserschaft zu erhalten. Wie viele Abonnenten notwendig sind, damit sich das Verschicken von Newslettern auszahlt, kann nicht pauschal beantwortet werden. Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, nicht zuletzt davon, welche Art von Produkten du anbietest und wie viele Empfänger du mit Newslettern zum Kauf bewegen musst, damit er sich bezahlt macht. 

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Der anfängliche Aufwand

Wenn du einen professionellen Newsletter verschicken möchtest, ist das erst einmal mit Aufwand verbunden. Du brauchst ein professionelles Newsletter-Tool, ein Layout und ein Konzept. Außerdem musst du dir gut überlegen, mit welchen Inhalten du ihn füllen möchtest, sodass du die Abonnenten regelmäßig mit relevanten und interessanten News und Angeboten versorgen kannst. 

Steht das Grundgerüst einmal, hält sich der weitere Aufwand allerdings in Grenzen – vor allem bei einem gut durchdachten und einfach gehaltenen Newsletter. Du musst ihn lediglich regelmäßig mit neuen Inhalten füllen, versenden und gegebenenfalls anschließend auswerten. 

Es ist nötig, hervorzustechen

Newsletter sind ein beliebtes Marketingtool. Das hat zur Folge, dass viele Unternehmen einen eigenen Newsletter anbieten – und User womöglich mehrere Newsletter abonniert haben. Damit dein Newsletter nicht in der Masse untergeht und womöglich ignoriert oder irgendwann sogar abbestellt wird, sollte er so gut gestaltet sein und beständig ausreichend Mehrwert für deine Abonnenten bieten, damit er sich von den anderen abhebt und immer wieder gerne gelesen wird.

Wie sieht ein guter Newsletter aus?

Kopfbereich, Mittelteil, Footer inkl. Impressum etc. – dieser Aufbau hat sich bei der Konzeption von Newslettern bewährt. Doch wie der perfekte Newsletter für dich aussieht, ist in weiten Teilen abhängig davon, in welcher Branche du zuhause bist, welche Produkte du verkaufst, wer angesprochen werden soll, welche Inhalte du kommunizieren und was du mit deinem Newsletter grundsätzlich erreichen möchtest. Doch ein paar universelle Tipps gibt es dennoch:

1. Mach’s für deine Zielgruppe

Halte dir bei der Konzeption deines Newsletter stets vor Augen, an welche Zielgruppe er sich richtet – und welchen Mehrwert du den Newsletter-Abonnenten bieten möchtest. Ein Newsletter ist kein Ort für aufdringliche Werbung oder Selbstdarstellung. Dein Newsletter ist für deine Kundschaft da. Behalte das stets im Blick und es wird dir bei allen Fragen rund um die Gestaltung des Newsletters helfen.

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2. Ein ansprechendes und funktionelles Layout

Das Layout, der Einsatz von Bildern und der ganze Aufbau deines Newsletters sollten gut durchdacht sein, immerhin möchtest du sie nicht nur einmal verwenden. Aus diesem Grund sollte etwa das Layout so konzipiert sein, dass es sich für verschiedene Inhalte eignet. Es sollte also durchaus flexibel sein, aber auch beständig genug, damit deine Abonnenten auf den ersten Blick erkennen, dass der Newsletter von dir kommt, und sie sich darin zurechtfinden. Aus diesem Grund empfiehlt sich ein professionelles und wandelbares Layout mit Wiedererkennungswert passend zu deinem Corporate Design.

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3. Setze auf gute Texte

Lange, ausschweifende Texte sollte dein Newsletter nicht enthalten. Immerhin werden die meisten Abonnenten nicht allzu viel Zeit auf das Lesen eines solchen Newsletters verwenden. Verfasse deine Botschaften kurz, unterhaltsam und präzise – um auf den Punkt zu kommen: Schreib deine Texte leserfreundlich. Starte mit einer kurzen, persönlichen Begrüßung, die Neugier weckt und lass kurze, kernige Texte ohne unnötige Schnörkel folgen.

Vermeide außerdem Wörter und Phrasen, bei denen der Spam-Filter anspringen und ihn dazu veranlassen könnte, deinen Newsletter als Spam zu markieren. Zu diesen Spam-Wörtern gehören unter anderem »Sie haben gewonnen«, »bester Preis«, »nur heute« oder »kein Spam«; und auch Wörter, die in Großbuchstaben geschrieben werden (»SUPERANGEBOT«), sowie mehrere aufeinanderfolgende Ausrufezeichen (»!!!!«) können den Spam-Filter triggern (siehe Impulse, letzter Aufruf am 30.05.2023).

4. Die richtigen CTAs an der richtigen Stelle

Wenn du in deinem Newsletter Angebote präsentierst, dann vergiss die passenden Call-to-Actions mit Verlinkung auf das Angebot nicht. Immerhin sollen die Abonnenten es mühelos finden können. Doch übertreib es nicht, denn zu viele CTAs wirken schnell unseriös.

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5. Nichts geht über eine gute Betreffzeile

Hand aufs Herz: Wie viele Newsletter hast du schon geöffnet, weil deren Betreff Neugier in dir geweckt hat – und wie viele Newsletter hast du gepflegt ignoriert, weil sie genau das nicht geschafft haben? Die Qualität der Betreffzeile eines Newsletters ist ausschlaggebend für dessen Erfolg. Denn sie macht den ersten Eindruck und hat großen Einfluss darauf, ob ein Newsletter angeklickt wird oder ungelesen im Papierkorb verschwindet. 

Verwende schwungvolle und eingängige Betreffzeilen frei von Standardfloskeln, die zum Öffnen des Newsletters ermuntern. Damit dein Newsletter vom Spam-Filter nicht aussortiert wird, sollten auch und vor allem im Betreff keine zu werblichen Phrasen, Spam-Wörter, Zahlen oder Wörter Großbuchstaben enthalten sein. 

6. Gib dich klar zu erkennen

Damit deine Abonnenten den Newsletter nicht fälschlicherweise für eine Spam-Mail halten, sollte klar erkennbar sein, von wem der Newsletter stammt. Dazu kannst du zum Beispiel den Namen deines Unternehmens oder deiner Marke im Betreff erwähnen. Außerdem sollte auch anhand der Absenderadresse erkennbar sein, dass es sich um eine seriöse E-Mail handelt. Wenn du noch nicht über eine Firmen-E-Mailadresse verfügst, solltest du vorher auf jeden Fall darüber nachdenken, dir eine anzulegen. 

Wie verschicke ich einen Newsletter?

Am einfachsten lassen sich Newsletter mit einem Newsletter-Tool versenden. Wenn du einen Onlineshop von ikas hast, dann kannst du in deinem Dashboard ganz einfach die passende Newsletter-App installieren und damit deine Newsletter verschicken. Andernfalls gibt es viele verschiedene Newsletter-Tools, die du verwenden kannst. Der Ablauf von der Planung bis zum fertigen Newsletter könnte dabei so aussehen:

1. Konzeption des Newsletters, der Inhalte und des Zeitplans
2. Sammeln von Newsletter-Abonnenten auf deiner Website
3. Erstellen des Newsletter-Designs in einem Tool deiner Wahl
4. Verfassen des ersten Newsletters
5. ein Testversand
6. Versenden des fertigen Newsletters
7. Auswertung des Erfolgs

Wie viel kostet ein Newsletter?

Wie viel ein Newsletter insgesamt kostet, kommt darauf an, wie häufig du ihn an wie viele Empfänger verschicken möchtest und welche Tools du zum Beispiel für die Analyse einsetzen möchtest. Es gibt zahlreiche Anbieter von Newsletter-Tools, die verschiedene Tarife bieten, sodass du dir einen passenden aussuchen kannst. Zu den Kosten kommt noch hinzu, dass Grafiken, Bilder und die regelmäßigen Inhalte erstellt werden müssen.

Die besten Newsletter-Tools

Viele Newsletter-Tools bieten neben verschiedenen kostenpflichtigen Tarifen auch einen kostenlosen an, der aber in der Regel nur anfangs zum Einsatz kommen kann. Aber gerade, wenn du noch wenig Abonnenten hast, können dir diese ausreichend Funktionen und Service bieten.

MailChimp

MailChimp bietet ein Newsletter-Tool mit verschiedenen Tarifen. Das Tool umfasst zahlreiche Designvorlagen, die per Drag-and-Drop angepasst werden können. Targeting-Tools und verschiedene Automatisierungen unterstützen den Erfolg beim Newsletter-Marketing. Der kostenlose Tarif ist ideal für Einsteiger, die mit maximal 1.000 E-Mail-Sendungen pro Monat auskommen.

CleverReach

CleverReach wirbt auf seiner Website damit, dass seine Newsletter-Software intuitiv, DSGVO-konform und benutzerfreundlich ist. Sie ist unter anderem mit einem KI-Content-Generator ausgestattet und den Usern stehen kostenlose Newslettervorlagen zur Verfügung. CleverReach bietet mitunter einen kostenlosen Tarif für Einsteiger an, die Newsletter an eine begrenzte Zahl von Empfängern verschicken möchten. 

Brevo

Bei dem kostenlosen Tarif von Brevo (vormals Sendinblue) ist nicht die Anzahl der Kontakte, sondern die Zahl der E-Mails pro Tag begrenzt. Auch dieses Tool bietet unter anderem E-Mail-Vorlagen und einen Editor, mit dem per Drag-and-Drop gearbeitet werden kann. Außerdem sind bereits mit dem kostenlosen Tarif SMS- und WhatsApp-Marketing möglich.

GetResponse

Bei GetResponse kannst du ebenfalls kostenlos E-Mail-Marketing betreiben und bis zu 2.500 Newsletter pro Monat an bis zu 500 Kontakte versenden – mit dem Tarif GetRespone Free. Geboten sind dabei beispielsweise ein Autoresponder, Automationen und ein E-Mail-Creator, der sich per Drag-and-Drop bedienen lässt.

MailerLite

Mit einem Drag-and-Drop-Editor kann auch MailerLite aufwarten. Mit der kostenlosen Version dieser Software verschickst du maximal 12.000 E-Mails im Monat an bis zu 1.000 Abonnenten, du kannst unbegrenzt segmentieren und der Support ist rund um die Uhr per E-Mail und Chat für dich erreichbar. Newsletter-Templates sind allerdings erst bei den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

MailJet

Mit dem kostenfreien Tarif von Mailjet kannst du bis zu 200 E-Mails pro Tag bzw. 6.000 E-Mails pro Monat versenden – allerdings ist hier die Anzahl an Kontakten unbegrenzt. Es gibt einen intuitiven E-Mail-Editor und Basis-Statistiken, sodass du dir zum Beispiel die Öffnungsrate des Newsletters anschauen kannst.

Rapidmail

Rapidmail ist eine Newsletter-Software, mit der jeder professionelles E-Mail-Marketing betreiben können soll. Es bietet keinen kostenlosen Tarif, allerdings kannst du ein erstes Mailing an bis zu 2.000 Empfänger kostenfrei versenden – und die Software und den Service von Rapidmail so testen. Das Starterpaket von Rapidmail enthält unter anderem den Support-Service, hat kein Empfängerlimit, bietet 3 Empfängerlisten, 250 Designvorlagen, eine Bilderdatenbank und Segmentierung sowie Personalisierung.

FAQ zur Newsletter-Erstellung

Kann ich Newsletter über ein Standardprogramm für E-Mails versenden?

Mit einem Standardprogramm für E-Mails lassen sich Serienmails verschicken. Möchtest du einen etwas aufwändigeren und optisch ansprechenden Newsletter, kommen diese in der Regel aber wohl schnell an ihre Grenzen.

Wie erstelle ich kostenlos einen Newsletter?

Um einen kostenlosen Newsletter zu erstellen, verwende eines der oben genannten Newsletter-Tools, das einen kostenfreien Einsteiger-Tarif anbietet.

Was ist der Unterschied zwischen Blog und Newsletter?

Ein Blog ist eine Website, auf der du regelmäßig Beiträge veröffentlichst, und die online erreichbar ist. Ein Newsletter wird per E-Mail an die Leserschaft versendet. Darin kann aber hervorragend auf passende Blogartikel verwiesen werden.

Was muss ich beim Erstellen eines Newsletters rechtlich beachten?

Wichtig ist, dass deine Newsletter datenschutzkonform sind und du nachweislich das ausdrückliche und rechtlich einwandfreie Einverständnis der Abonnenten hast, ihnen Newsletter zuschicken zu dürfen. Dazu wird etwa das Double-Opt-in-Verfahren genutzt. Newsletter müssen z. B. auch ein Impressum enthalten und einen Abmeldelink inklusive Hinweis auf das Datenschutzrecht sowie darauf, dass die Möglichkeit zum Abbestellen des Newsletters besteht (siehe Onlinemarketing-Praxis, letzter Aufruf am 31.05.2023).

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Weitere Quellen:

• www.gruender.de (letzter Aufruf am 31.05.2023)
• www.fuer-gruender.de (letzter Aufruf am 31.05.2023)
• wirtschaftslexikon.gabler.de (letzter Aufruf am 31.05.2023)