İmza Sirküsü Nedir? Nasıl Alınır?

Dijitalleşmenin hız kazanmasıyla birlikte, kişisel ve kurumsal bilgilerin güvenliğini sağlamak her zamankinden daha önemli bir hale gelmiştir. Kolay erişilebilir bilgiler, kötü niyetli kişilerin sahte imza kullanarak evrakta sahtecilik yapmalarına ve dolandırıcılık faaliyetleri yürütmelerine olanak tanımaktadır. Bu durum, şirketler ve kurumlar için hem finansal kayıplara hem de itibar zedelenmesine yol açabilmektedir. Yetkili kişilerin imza örneklerini resmi olarak kayıt altına almak ve dolandırıcılık risklerini azaltmak amacıyla kullanılan imza sirküsü, bu tür tehditlere karşı önemli bir güvenlik aracı olmaktadır.

Bu içeriğimizde, imza sirküsünün ne olduğunu, ne işe yaradığını ve nasıl alabileceğinizi detaylı bir şekilde ele aldık. Keyifli okumalar dileriz!

İmza Sirküsü Nedir?

İmza sirküsü, bir şirket ya da kurum adına işlem yapma yetkisi bulunan kişilerin imzalarını resmî olarak kayıt altına alan ve bu yetkileri belgeleyen hukuki bir dokümandır. Noter tarafından düzenlenmekte olan bu belge, şirketin ticari ve idari işlemlerinde yetki karmaşasını önleyerek, işlemlerin güvenilirliğini sağlamaktadır.

İmza Sirküsü Ne İşe Yarar?

İmza sirküleri, bir kuruluşun sağlıklı ve düzenli bir şekilde yönetilebilmesi için kritik bir belge niteliği taşımaktadır. Bu sirküler, bir şirketi veya kurumu hangi yetkililerin hangi alanlarda temsil edeceğini belirleyerek yetki karmaşasının önüne geçmektedir. Şirket adına alınacak önemli kararların, yürütülecek resmî işlemlerin ve yapılacak ticari sözleşmelerin hangi yetki derecesine sahip kişiler tarafından imzalanacağına açıklık getirmektedir. Ayrıca, imza yetkisi bulunan kişilerin yasal güvence altına alınmasını sağlayarak sahte imza kullanımını ve buna bağlı dolandırıcılık faaliyetlerini önlemektedir. Bu bağlamda, şirket adına izinsiz ticari işlemlerin yapılmasını engellemekte ve yetki sahibi kişilerin net bir şekilde tanımlanmasını sağlamaktadır. Günümüzde, bu süreçlerin dijitalleşmesiyle birlikte e-imza kullanımı da yaygınlaşarak, yetki ve güvenlik süreçlerini daha pratik ve güvenilir bir yapıya kavuşturmaktadır. Şirkette karşılaşılan sorunların çözümünde, sorumluluk alan kişilerin imza sirküleri aracılığıyla açıkça belirlenmesi, organizasyonel yönetimin etkinliğini artırmaktadır.

İmza Sirküleri Neden İstenir?

İmza sirküleri, bir işletmenin veya kurumun yetkili temsilcilerinin imza örneklerini ve bu kişilerin hangi yetkilerle donatıldığını gösteren resmi bir belgedir. Bu belge, çeşitli nedenlerle talep edilmektedir:

• Yetki ve Temsilin Belirlenmesi: İmza sirküleri, bir kişinin şirketi veya kurumu hangi yetkilerle temsil ettiğini açıkça ortaya koyar. Bu sayede, imza atan kişinin kurum adına işlem yapma yetkisi resmen belgelenir.
• Hukuki ve Ticari Güvence Sağlanması: Resmi belgelerde ve ticari sözleşmelerde yer alan imzaların geçerliliği, imza sirküleri ile desteklenir. Bu durum, özellikle taraflar arasında doğabilecek hukuki anlaşmazlıklarda, imzanın yetkili kişiye ait olduğunu ispatlamak için önem taşır.
• Dolandırıcılığın Önlenmesi: İmza sirküleri, sahte imza kullanımı veya yetkisiz işlem yapılmasının önüne geçer. Kurumlar, bu belgeyi kontrol ederek, karşı tarafın güvenilirliğini ve yetkilendirme durumunu doğrulayabilir.
• Resmi ve Finansal Süreçlerin Tamamlanması:
  • Banka İşlemleri: Kurumsal hesap açılışlarında, yetkililerin kimlik bilgileri ve imza yetkilerini kanıtlamak için imza sirküleri zorunludur.
  • Noter İşlemleri: Araç devirleri, vekaletnameler veya sözleşmeler gibi işlemler sırasında imza yetkisinin noter tasdikiyle doğrulanması sağlanır.
  • Sözleşmelerin İmzalanması: Ticari anlaşmaların geçerliliğini sağlamak için taraflardan imza sirküleri talep edilir.
• Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi: Resmi kurumlar ve kuruluşlar, şirket veya bireysel temsilcilerin yasal prosedürlere uygun şekilde işlem yapmasını temin etmek için imza sirkülerini talep eder.

İmza Sirküsü Kime Verilir?

İmza sirküsü, bir şirketi veya kurumu temsil etme yetkisi bulunan kişilere düzenlenir. Bu kişiler, noter tasdikli imza sirküsü ile yasal ve ticari işlemlerde yetkilerini resmi olarak belgeleyebilirler. İmza sirküsü şu kişilere verilir:

• Şirket Yetkilileri: Şirketin yönetim kurulu üyeleri, genel müdür, CEO veya şirket adına karar alma ve işlem yapma yetkisi bulunan diğer üst düzey yöneticiler.
• İmza Yetkisi Verilen Çalışanlar: Şirket içinde belirli bir yetkiyle donatılmış ve imza sirküsünde belirtilen sorumluluk alanlarında işlem yapabilecek çalışanlar.
• Vekaletname ile Yetkilendirilmiş Kişiler: Şirket yetkilileri tarafından noter tasdikli vekaletname ile imza yetkisi devredilmiş kişiler.
• Ticari Temsilciler: Şirketin dış ticaret işlemlerini yürüten veya ticari anlaşmaları imzalamakla yetkilendirilmiş temsilciler.

İmza sirküsü, yalnızca yetki verilen kişilerin sınırlarını belirlemekle kalmaz, aynı zamanda bu yetkilerin resmiyet kazanmasını ve işlemlerin yasal güvence altına alınmasını sağlar. Bu nedenle, imza sirküsü, yetki ve sorumlulukların açık bir şekilde tanımlanmasında kritik bir rol oynar.

İmza Sirküsü Vermek Zorunlu mu?

İmza sirküleri, şirketlerin resmi işlemlerinde yetkili kişilerin imza yetkilerini ve kapsamını belirten noter onaylı bir belgedir. Bu belge, özellikle ticari faaliyetlerde ve resmi işlemlerde güvenilirliği sağlamak amacıyla kullanılmaktadır.

3 Şubat 2021 tarihinde yapılan düzenlemelerle, bazı durumlarda şirketlerin imza sirküleri ibraz etme zorunluluğu kaldırılmıştır. Örneğin, şirket kuruluşlarında imza beyannamelerinin elektronik ortamda temin edilmesi imkânı getirilmiş ve kamu kurumlarının veri tabanlarında imza örneği bulunan kişilerden ayrıca imza beyanı istenmemesi kararlaştırılmıştır.

Ancak, yargı süreçleri ve belirli resmi işlemler gibi bazı alanlarda imza sirküleri ibrazı hâlâ zorunludur. Dolayısıyla, şirketlerin faaliyet alanlarına ve gerçekleştirdikleri işlemlere göre imza sirküleri bulundurmaları gerekebilir. Bu nedenle, şirketlerin güncel mevzuatı takip etmeleri ve ihtiyaç duydukları durumlarda imza sirküleri düzenlemeleri önemlidir.

İmza Sirküsü Nasıl ve Nereden Alınır?

İmza sirküsü, noter huzurunda düzenlenen ve şirket yetkililerinin imza yetkilerini resmi olarak belgeleyen bir dokümandır. Bu belgeyi temin etmek için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

1. Gerekli Belgelerin Hazırlanması:
   • Şirket kuruluşuna dair ticaret sicil gazetesi örneği.
   • Şirket yetkilisine ait kimlik belgesi veya pasaport.
   • Vergi levhası ve şirketin ticaret sicil numarasını içeren belgeler.
   • Yetkilendirmenin noter huzurunda yapılacak olması durumunda vekaletname, eğer yetki devri söz konusu ise yetki belgesi.
2. Notere Başvuru:
   • Belgelerle birlikte yetkili kişinin, şirketin kayıtlı bulunduğu bölgedeki herhangi bir notere başvurması gerekmektedir.
   • Noter, sunulan belgeleri inceleyerek yetkilendirme ve imza örneklerini tasdik etmektedir.
3. İmza Örneklerinin Sunulması:
   • Yetkili kişi, noter huzurunda imza örneklerini vererek resmi işlemleri tamamlar.
4. Belgenin Düzenlenmesi ve Teslimi:
   • Noter, imza sirküsünü düzenler ve tasdik eder.
   • Düzenlenen belge, ilgili taraflara teslim edilir ve yasal geçerlilik kazanır.

İmza sirküsü, şirketin resmi ve ticari işlemlerinde kullanılan önemli bir hukuki belge olup, işlemlerin güvenilirliğini sağlamak amacıyla düzenlenmektedir. Bu nedenle, şirketlerin imza sirküsü düzenlerken noter işlemlerini eksiksiz bir şekilde tamamlamaları büyük önem taşır.

İmza Sirküsü ile İmza Beyannamesi Arasındaki Farklar Nelerdir?

İmza sirküsü ve imza beyannamesi, her ikisi de kişilerin veya kurumların imza yetkilerini belgeleyen resmi dokümanlardır. Ancak, kullanım amaçları ve düzenlenme süreçleri açısından farklılık göstermektedir. Aşağıda bu iki belge arasındaki temel farklar sıralanmıştır:

• Amaç ve Kapsam:
  • İmza Sirküsü: Şirket veya kurumların yetkililerinin imza yetkilerini, kapsamını ve bu yetkilerin hangi alanlarda kullanılacağını belgeleyen noter onaylı bir dokümandır. Genellikle şirketlerin ticari ve resmi işlemlerinde kullanılır.
  • İmza Beyannamesi: Bireylerin imza örneklerini içeren ve noter tarafından tasdiklenen bir belgedir. Şahıs şirketi kurulumu veya bireysel banka hesap açılışı gibi işlemlerde kullanılır.
• Düzenlenme Yetkilisi:
  • Her iki belge de noter tarafından düzenlenir. Ancak, imza sirküsü genellikle kurumsal işlemler için talep edilirken, imza beyannamesi daha çok bireysel işlemlerde kullanılır.
• Kapsadığı Bilgiler:
  • İmza Sirküsü: Yetkili kişilerin unvanı, temsil yetkisi, yetki kapsamı, şirketin ticaret sicil numarası ve diğer kurumsal bilgileri içerir.
  • İmza Beyannamesi: Kişinin yalnızca imza örneği ve kimlik bilgilerini içerir.
• Kullanım Alanları:
  • İmza Sirküsü: Ticari sözleşmelerin imzalanması, banka hesaplarının yönetimi, noter işlemleri gibi kurumsal süreçlerde kullanılır.
  • İmza Beyannamesi: Şahıs şirketi kurulumları, bireysel vekaletnameler veya şahsi resmi işlemlerde kullanılır.
• Hukuki Nitelik:
  • İmza Sirküsü: Kurumsal işlemlerde yetki ve temsil ilişkilerini netleştirerek, dolandırıcılık ve yetki aşımı gibi sorunları önler.
  • İmza Beyannamesi: Kişinin belirli bir işlemde imza yetkisine sahip olduğunu belgeleyerek yasal doğrulamayı sağlar.

İmza Sirküsünde Hangi Bilgiler Bulunur?

İmza sirküsü, resmi ve ticari işlemlerde yetkilendirme ve güvenilirlik açısından önemli bir rol oynamaktadır. İmza sirküsünde genellikle aşağıdaki bilgiler bulunur:

1. Yetkili Kişinin Kimlik Bilgileri:
   • Adı ve Soyadı: İmza yetkisine sahip kişinin tam adı.
   • T.C. Kimlik Numarası: Resmi kimlik doğrulaması için.
   • Doğum Tarihi ve Yeri: Kimlik bilgilerinin detaylandırılması için.
2. Yetkili Kişinin Görev ve Ünvanı:
   • Şirketteki Pozisyonu: Örneğin, yönetim kurulu üyesi, genel müdür, müdür veya başka bir yetkili pozisyon.
   • Yetki Kapsamı: Kişinin şirket adına hangi işlemleri yapmaya yetkili olduğunun belirtildiği bilgiler.
3. Şirket veya Kurum Bilgileri:
   • Şirketin Ticari Unvanı: Resmi olarak kayıtlı şirket adı.
   • Şirketin Adresi: Merkez adresi ve iletişim bilgileri.
   • Vergi Dairesi ve Vergi Numarası: Resmi vergi bilgilerinin yer aldığı bölüm.
4. İmza Örnekleri:
   • Yetkili Kişinin İmzası: Kişinin belirlenen alanlara attığı imza örnekleri.
   • İmzanın Kaç Nüsha Olduğu: Belgenin kaç adet düzenlendiği bilgisi.
5. Noter Onayı ve Bilgileri:
   • Noterin Adı ve Soyadı: Belgeyi onaylayan noterin bilgileri.
   • Noterlik Mührü ve İmzası: Resmi onayın geçerli olduğunu gösteren mühür ve imza.
   • Tarih ve Yevmiye Numarası: Belgenin düzenlendiği tarih ve noterlikteki kayıt numarası.
6. Resmi Açıklamalar ve Şerhler:
   • Yasal Uyarılar: Belgenin kullanımıyla ilgili yasal bilgiler ve uyarılar.
   • Özel Notlar: Gerekli görüldüğü takdirde eklenen ek bilgiler veya açıklamalar.

İmza Sirküsü ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Gerçek Kişiler İmza Sirküleri Kullanır mı?

Evet, gerçek kişiler de belirli durumlarda imza sirküsü kullanabilir. Ancak, imza sirküsü genellikle tüzel kişilikler (şirketler, kurumlar) için düzenlenen bir belge olarak bilinmektedir.

Gerçek Kişiler Hangi Durumlarda İmza Sirküsü Kullanabilir?

Gerçek kişiler, çeşitli ticari, hukuki ve resmi işlemler sırasında imza yetkilerini belgelemek amacıyla imza sirküsü kullanabilir. Bu durumlar şu şekilde sıralanabilir:

• Ticari İşlemler: Bireysel olarak ticaret yapan kişiler, banka hesap açılışı, ticari sözleşmelerin imzalanması ve mal veya hizmet alım-satımı gibi işlemlerde imza sirküsünden yararlanabilir.
• Noter İşlemleri: Gayrimenkul satış ve devir işlemleri, vekaletname düzenleme gibi noter huzurunda gerçekleştirilen işlemlerde imza sirküsü talep edilebilir.
• Resmi ve Hukuki Süreçler: Resmi kurumlarda yürütülen sürekli ve düzenli imza gerektiren işlemlerde, imza yetkisinin belgelenmesi amacıyla imza sirküsü kullanılır.
• Serbest Meslek Faaliyetleri: Avukat, mali müşavir, doktor gibi serbest meslek sahipleri, belirli işlemler için kendi adlarına imza sirküsü düzenleyebilir.

İmza Sirküleri Süresiz midir?

Hayır, imza sirküleri süresiz değildir. Belgenin geçerliliği, yetki süresi, şirket ünvan değişiklikleri veya hukuki düzenlemelere bağlı olarak sona erebilir. Ayrıca, resmi kurumlar ve finansal kuruluşlar genellikle 1 ila 3 yıl içinde güncel bir imza sirküsü talep etmektedir. Bu nedenle, imza sirküsünün düzenli aralıklarla yenilenmesi, resmi işlemlerde herhangi bir aksaklık yaşanmaması açısından önem taşımaktadır.

İmza Sirküsünün Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?

İmza sirküsü, başvuru sırasında belirtilen süreye kadar sınırlandırılabilir. Üzerinde herhangi bir süre belirtilmemiş imza sirküleri, temsil ve imza hakkına sahip kişilerde değişiklik olması halinde imza süresi sona ermiş olur. Atnan yeni temsilci için imza sirküsü mutlaka güncellenmelidir.

2025 Yılı İmza Sirküsünün Fiyatları Ne Kadardır?

Türkiye’de imza sirküsü düzenleme ücretleri, her yıl Türkiye Noterler Birliği tarafından belirlenen tarifelere göre değişiklik göstermektedir. 2025 yılı için güncel imza sirküsü ücretleri henüz açıklanmamıştır. Bu nedenle, en doğru ve güncel bilgiyi almak için Türkiye Noterler Birliği’nin resmi web sitesini veya e-Devlet Kapısı’ndaki Türkiye Noterler Birliği sayfasını düzenli olarak kontrol edebilirsiniz.

İmza Sirküsü Almak Şart mı?

İmza sirküleri şirket kuruluşu sırasında alınması zorunludur. Yetkili kişilerin imza örneklerinin bulunması gereken belgedir. 

İmza Sirküsü e-Devlet Üzerinden Alınabilir mi?

Günümüzde sıkça yaşanan belgede sahtecilik ve güvenlik açıklarından imza sirküsü işlemleri noter huzurunda yapılması şarttır. E- devletten almak mümkün değildir. Resmi evrak niteliğinde olan imza sirkülerinde, kuruluşu temsile yetkili tüm kişilerin mutlaka noter huzurunda ıslak imza atmaları gerekmektedir.

Bankalar Neden İmza Sirküsü İster?

Bankalar, resmi işlemler sırasında tarafların yetki ve kimliklerini doğrulamak amacıyla imza sirküsü talep etmektedir. Bu belge, özellikle şirket hesaplarının açılışı, kredi başvuruları, çek defteri talepleri ve diğer finansal işlemler gibi tüzel kişiliklere özgü süreçlerde büyük önem taşır. İmza sirküsü, işlem gerçekleştiren kişinin yasal temsil yetkisini kanıtlar ve bu yetkinin sınırlarını açıkça ortaya koyar. Ayrıca, bankalar bu belge sayesinde işlemlerin yasal çerçevede yetkilendirilmiş kişiler tarafından gerçekleştirildiğinden emin olur. Dolandırıcılık ve sahtecilik gibi riskleri azaltan imza sirküsü, bankaların müşterileri ve kendi kurumsal güvenliğini sağlaması açısından kritik bir araçtır. Bunun yanı sıra, hukuki anlaşmazlık durumlarında tarafların haklarını koruma altına alır. Mevzuat gerekliliklerini yerine getirmek ve işlemlerin güvenilirliğini artırmak adına, bankalar imza sirküsünü zorunlu bir belge olarak görmektedir. Bu nedenle, bankacılık işlemleri sırasında imza sirküsünün ibraz edilmesi hem yasal hem de operasyonel bir gerekliliktir.

Vize İşlemleri için İmza Sirküsü Gerekli mi?

Vize başvurularında imza sirküsü gerekliliği, başvuru sahibinin mesleki durumuna ve başvurulan vize türüne göre değişiklik gösterir. Genel olarak, şirket sahipleri, ortakları veya şirket adına seyahat edecek kişilerden imza sirküsü talep edilir. Bu belge, başvuru sahibinin şirket içindeki yetkisini ve imza yetkisini resmi olarak kanıtlar.

İmza Beyannamesi Kaybolursa Ne Olur?

İmza beyannamesi kaybolduğunda, kişinin kimlik belgesiyle notere başvurarak yenisini düzenletmesi gerekir. Noter kayıtlarında eski beyanname bulunduğu için dolandırıcılık riskine karşı, kayıp bildirimi yapılmalı ve önceki belgenin geçersiz kılınması talep edilmelidir. Bu adımlar, yasal güvenliğin sağlanması ve işlemlerin sorunsuz devam etmesi için yeterlidir.