Dijitalleşme ile birlikte kişisel bilgiler, kolayca ulaşılabilir hale geldi. Bu durum kötü niyetli kişilerin başkalarının bilgileriyle işlem yapmalarını da kolaylaştırdı. Benzer bir durum şirketler ya da kurumlar için de geçerli. Yani sahte imza kullanımı ile evrakta sahtecilik yapmak ve dolandırıcılık faaliyetleri yürütmek mümkün.
Şirket veya kurumların datalarını güvence altına almaları ise son derece önemli. Yetkili kişilerinin imza örneklerinin bulunduğu imza sirküsü bu yollardan bir tanesi haline geldi. Peki “İmza Sirküsü Nedir? Ne İşe Yarar? İmza Sirküsü Nereden ve Nasıl Alınır?”
İmza Sirküsü Nedir?
Resmi işlemler esnasında sıkça karşılaşılan imza sirküsü; gerek ticari faaliyet içinde bulunan kuruluşlarda gerekse sosyal bir amaca yönelik çalışan sivil toplum kuruluşlarında, yetkili kişilerin imza örneklerinin yer aldığı ve yetkili alanların belirtildiği noter onaylı resmi evraktır.
Noter onayı ile resmiyet kazanan ve önemli evrak niteliğini taşıyan imza sirküleri, kuruluşları temsil eden yetkili kişilerin; kimlik bilgilerinin, açık adreslerinin, kurum içindeki görevlerinin net bir şekilde belirtilen belgedir. Belge üzerinde, kişilerin imza örneklerinin yanı sıra kurum adına atabileceği imzaların ya da bir diğer tanımıyla kurum adına gerçekleştirebileceği işlemlerin yetki sınırları da açıkça yer almaktadır.
Bir kuruluş adına yürütülen tüm resmi işlemlerde ya da ticari sözleşmelerde, yetkili kişilerce atılan imzaların kayıt altına alındığı imza sirküsü; olası sahte girişimlere karşı oluşabilecek sorunların çözümü için en önemli belge niteliğini taşımaktadır.
İmza Sirküsü Ne İşe Yarar?
İmza sirkülerindeki imzalar yasal bir değere sahiptir ve belirli kullanım amaçları vardır. Kuruluşun sağlıklı bir yapıda yönetilmesini başta olmak üzere birçok açıdan önemlidir. Bu sirkü sayesinde;
- Şirketi/işletmeyi ya da kurumu hangi alanlarda hangi yetkilinin temsil edeceğini belirler.
- Şirket adına verilecek önemli kararların, resmi işlemlerin ya da yapılacak ticari sözleşmelerin hangi derecede yetkililer tarafından imzalayabileceği konusuna açıklık getirir.
- İmza sirküleri içerisinde yer alan imzalar yasal değere sahiptir. İmza yetkisi olan kişiler güvence altına alınmış olur.
- Sahte imza kullanmanın ve bundan kaynaklı dolandırıcılık vakalarının önüne geçmesini sağlar.
- Herhangi birinin bir şirket adına sahte imza atmasını engeller.
- Bir şirket adına izinsiz ticari faaliyetlerde bulunmasını önler ve şirkette yetki sahibi olan kişilerin belli olmasını sağlar.
- Şirkete yaşanan herhangi bir problem ile karşılaştığında bu problem ile ilgilenecek kişiler imza sirküleri sayesinde bellidir.
İlgili İçerik: E-İmza Nedir?
İmza Sirküsü Kime Verilir?
İmza sirkülerini şirketlerin yetkili kişileri ya da imza yetkisi verdiği kişiler kullanılır. İmza sirküleri noter tarafından onaylıdır. Bu yüzden şirket yetkilisinin imza yetkisini bir başkasına geçmesi için öncelikle noterden vekalet alması gerekir. İmza yetkisi için tarafların vekaletnameyi karşılıklı imzalayarak notere sunması şarttır.
İmza sirküleri kurumla ilişkilendirilen belgelerde sahtecilik yapılması, sahte imza kullanılması vb. sorunların önüne geçmek amacıyla oluşturulur. Şirket adına görev yapan yetkilinin sorumluluk alanını ve yetki sınırlarını noter tarafından tasdiklenmiş ve resmiyet kazanmış bir belge ile onaylamaktadır.
Bu belge üzerinde tüzel kişiye ait; unvan, adres, ticaret sicil no. bilgileri ile birlikte kurum adına yetkili olan kişinin; kurumu temsil şekli, kurum içindeki unvanı, yetki alanları, nüfus bilgileri ve imza örnekleri yer almaktadır.
İmza Sirküsü Nasıl ve Nereden Alınır?
Bir imza sirküsü almak için atılması gereken ilk adım; kuruluşu temsil edecek kişilerin belirlenmesi ve bu kişilerin imza yetkilerinin değerlendirilmesidir. Birinci derece imza yetkisi sahibi olacak kişilere verilecek yetkiler, kuruluş adına ikinci derecede imza yetkisine sahip olacak kişilerin hatta bazı durumlarda 3. ve 4. dereceye kadar genişleyebilen sınıflandırmaların doğru yapılması ve bu konuda bir yönetim kararı alınması gerekmektedir.
“İmza sirküleri nasıl alınır?” sorusunun en önemli cevaplarından biri olarak nitelendirebileceğimiz; derecelendirme süreci, kuruluşu temsil etmeye yetki verilen kişilerin hangi şartlarda imza atabileceği konusunun belirlenmesi açısından da önemlidir. Kuruluşu temsile yetkili olacak kişilerin belirlenmesi ve derecelendirilmesi ile netlik kazanacak olan belge, notere yapılacak başvurular neticesinde ve noter onayının ardından resmiyet kazanacaktır.
Belirli bir ücret karşılığında, imza sirküleri almak için sizden talep edilen belgeler ile birlikte notere gitmeniz gerekir. Teslim edilen belgeler sonucunda 2 adet belgeye en az 3 imza atmalı ve noter onayı alındıktan sonra bu iki belgeden biri imza sirküleri sahibine verilir.
Gerekli olan belgeler;
- İmza sirküleri alacak kişinin nüfus cüzdanı ve fotokopisi,
- Adına belge alınan şirketin vergi levhası,
- İmza sirkülerinde adı geçecek kurumun kayıtlı olduğu yerin ticaret sicil gazetesi.
İmza Sirküsü ile İmza Beyannamesi Arasındaki Farklar Nelerdir?
İmza Beyannamesi, sirkülerden farklı olarak gerçek kişinin herhangi bir kurumdan bağımsız, şahsi imzasına resmiyet kazandırmak amacıyla noterden belirli bir ücret karşılığında alabileceği belgedir. Alınması sonucunda kişi, şahsi ve ticari faaliyetlerinde kimliğini kanıtlayabilir hale gelir. Beyannamenin içeriğinde kişinin nüfus bilgileri ve imza örnekleri yer alır ve notere nüfus cüzdanı aslı ile gitmek yeterlidir.
İmza sirküleri ise şirket veya kurumlar tarafından yönetilen bir resmi prosedürdür.
İlgili İçerik: E-Fatura Nedir?
İmza Sirküsü ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Kullanıcılar, “İmza Sirküsü Nedir?” sorusunun yanısıra ilgili birçok detayı merak etmektedir. İlgili kişi veya kurumların merak ettiği sorular aşağıdaki gibi örneklendirilebilir:
İmza Sirküsünün Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?
İmza sirküsü; başvuru sırasında belirtilen süreye kadar sınırlandırılabilir. Üzerinde herhangi bir süre belirtilmemiş imza sirküleri, temsil ve imza hakkına sahip kişilerde değişiklik olması halinde imza süresi sona ermiş olur. Atnan yeni temsilci için imza sirküsü mutlaka güncellenmelidir.
2023 Yılı İmza Sirküsünün Ücreti Ne Kadardır?
Tüm noter işlemlerinde olduğu gibi, imza sirküleri çıkarmak da ücrete tabi işlemlerdir. İmza sirküsü ücretleri, kuruluşlar adına oluşturulacak kopya adedi ve sirküler içinde yer alacak yetkili sayısına göre değişiklikler göstermektedir.
Bir kopyanın mutlaka noter arşivinde kalmasının şart olduğu imza sirkülerleri en az iki nüsha olarak hazırlanmaktadır. İki nüsha bedeli olan 147 TL‘lik imza sirküsü ücreti, kuruluş tarafından talep edilecek kopya sayısına göre hesaplanmanın yanı sıra, yetkili imza sayısının fazlalığına göre de artışlar göstermektedir.
İmza Sirküsü Almak Şart mı?
İmza sirküleri şirket kuruluşu sırasında alınması zorunludur. Yetkili kişilerin imza örneklerinin bulunması gereken belgedir.
İmza Sirküsü e-Devlet Üzerinden Alınabilir mi?
Günümüzde sıkça yaşanan belgede sahtecilik ve güvenlik açıklarından imza sirküsü işlemleri noter huzurunda yapılması şarttır. E- devletten almak mümkün değildir. Resmi evrak niteliğinde olan imza sirkülerinde, kuruluşu temsile yetkili tüm kişilerin mutlaka noter huzurunda ıslak imza atmaları gerekmektedir.
Bu yazımızda “İmza Sirküsü Nedir?” sorusunu A’dan Z’ye inceledik. Bir sonraki içeriğimizde görüşmek üzere.
İlginizi Çekebilecek İçerikler:
