İmza Sirküsü Nedir? Nasıl Alınır?

Dijitalleşme ile birlikte kişisel bilgiler, kolayca ulaşılabilir hale geldi. Bu durum kötü niyetli kişilerin başkalarının bilgileriyle işlem yapmalarını da kolaylaştırdı. Benzer bir durum şirketler ya da kurumlar için de geçerli. Yani sahte imza kullanımı ile evrakta sahtecilik yapmak ve dolandırıcılık faaliyetleri yürütmek mümkün.

Şirket veya kurumların datalarını güvence altına almaları ise son derece önemli. Yetkili kişilerinin imza örneklerinin bulunduğu imza sirküsü bu yollardan bir tanesi haline geldi. Peki “İmza Sirküsü Nedir? Ne İşe Yarar? İmza Sirküsü Nereden ve Nasıl Alınır?”

İmza Sirküsü Nedir?

Resmi işlemler esnasında sıkça karşılaşılan imza sirküsü; gerek ticari faaliyet içinde bulunan kuruluşlarda gerekse sosyal bir amaca yönelik çalışan sivil toplum kuruluşlarında, yetkili kişilerin imza örneklerinin yer aldığı ve yetkili alanların belirtildiği noter onaylı resmi evraktır.

Noter onayı ile resmiyet kazanan ve önemli evrak niteliğini taşıyan imza sirküleri, kuruluşları temsil eden yetkili kişilerin; kimlik bilgilerinin, açık adreslerinin, kurum içindeki görevlerinin net bir şekilde belirtilen belgedir. Belge üzerinde, kişilerin imza örneklerinin yanı sıra kurum adına atabileceği imzaların ya da bir diğer tanımıyla kurum adına gerçekleştirebileceği işlemlerin yetki sınırları da açıkça yer almaktadır.

Bir kuruluş adına yürütülen tüm resmi işlemlerde ya da ticari sözleşmelerde, yetkili kişilerce atılan imzaların kayıt altına alındığı imza sirküsü; olası sahte girişimlere karşı oluşabilecek sorunların çözümü için en önemli belge niteliğini taşımaktadır.

İmza Sirküsü Ne İşe Yarar?

İmza sirkülerindeki imzalar yasal bir değere sahiptir ve belirli kullanım amaçları vardır. Kuruluşun sağlıklı bir yapıda yönetilmesini başta olmak üzere birçok açıdan önemlidir. Bu sirkü sayesinde;

• Şirketi/işletmeyi ya da kurumu hangi alanlarda hangi yetkilinin temsil edeceğini belirler.
• Şirket adına verilecek önemli kararların, resmi işlemlerin ya da yapılacak ticari sözleşmelerin hangi derecede yetkililer tarafından imzalayabileceği konusuna açıklık getirir.
• İmza sirküleri içerisinde yer alan imzalar yasal değere sahiptir. İmza yetkisi olan kişiler güvence altına alınmış olur.
• Sahte imza kullanmanın ve bundan kaynaklı dolandırıcılık vakalarının önüne geçmesini sağlar.
• Herhangi birinin bir şirket adına sahte imza atmasını engeller.
• Bir şirket adına izinsiz ticari faaliyetlerde bulunmasını önler ve şirkette yetki sahibi olan kişilerin belli olmasını sağlar.
• Şirkete yaşanan herhangi bir problem ile karşılaştığında bu problem ile ilgilenecek kişiler imza sirküleri sayesinde bellidir.

İlgili İçerik: E-İmza Nedir?

İmza Sirküleri Neden İstenir?

İmza sirküleri, ticari ve hukuki işlemlerde, taraflar arasında güven tesis etmek ve işlemlerin yasal çerçevede ilerlemesini sağlamak için kritik bir rol oynamaktadır.

İmza Sirküsünün Talep Edilme Nedenleri

1. Yetki ve Temsilin Belirlenmesi: İmza sirküleri, bir kişinin şirketi veya kurumu hangi yetkilerle temsil ettiğini açıkça ortaya koymaktadır. Bu belge sayesinde, imza atan kişinin kurum adına işlem yapma yetkisi olduğu resmen belgelenir.
2. Hukuki ve Ticari Güvence Sağlanması: Resmi belgelerde ve ticari sözleşmelerde yer alan imzaların geçerliliği, imza sirküsü ile desteklenmektedir. Bu durum, özellikle taraflar arasında doğabilecek hukuki anlaşmazlıklarda, imzanın yetkili kişiye ait olduğunu ispatlamak için önemlidir.
3. Dolandırıcılığın Önlenmesi: İmza sirküsü, sahte imza kullanımı veya yetkisiz işlem yapılmasının önüne geçmektedir. Kurumlar, bu belgeyi kontrol ederek, karşı tarafın güvenilirliğini ve yetkilendirme durumunu doğrulamaktadır.
4. Resmi ve Finansal Süreçlerin Tamamlanması:
   • Banka İşlemleri: Kurumsal hesap açılışlarında, yetkililerin kimlik bilgileri ve imza yetkilerini kanıtlamak için zorunludur.
   • Noter İşlemleri: Araç devirleri, vekaletnameler veya sözleşmeler gibi işlemler sırasında imza yetkisinin noter tasdikiyle doğrulanmasını sağlamaktadır.
   • Sözleşmelerin İmzalanması: Ticari anlaşmaların geçerliliğini sağlamak için taraflardan imza sirküsü talep edilmektedir.

Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi: Resmi kurumlar ve kuruluşlar, şirket veya bireysel temsilcilerin yasal prosedürlere uygun şekilde işlem yapmasını temin etmek için imza sirküsünü talep edilmektedir.

İmza Sirküsü Kime Verilir?

İmza sirkülerini şirketlerin yetkili kişileri ya da imza yetkisi verdiği kişiler kullanılır. İmza sirküleri noter tarafından onaylıdır. Bu yüzden şirket yetkilisinin imza yetkisini bir başkasına geçmesi için öncelikle noterden vekalet alması gerekir. İmza yetkisi için tarafların vekaletnameyi karşılıklı imzalayarak notere sunması şarttır.

İmza sirküleri kurumla ilişkilendirilen belgelerde sahtecilik yapılması, sahte imza kullanılması vb. sorunların önüne geçmek amacıyla oluşturulur. Şirket adına görev yapan yetkilinin sorumluluk alanını ve yetki sınırlarını noter tarafından tasdiklenmiş ve resmiyet kazanmış bir belge ile onaylamaktadır.

Bu belge üzerinde tüzel kişiye ait; unvan, adres, ticaret sicil no. bilgileri ile birlikte kurum adına yetkili olan kişinin; kurumu temsil şekli, kurum içindeki unvanı, yetki alanları, nüfus bilgileri ve imza örnekleri yer almaktadır.

İmza Sirküsü Vermek Zorunlu mu?

İmza sirküleri, şirketlerin resmi işlemlerinde yetkili kişilerin imza yetkilerini ve kapsamını belirten noter onaylı bir belgedir. Bu belge, özellikle ticari faaliyetlerde ve resmi işlemlerde güvenilirliği sağlamak amacıyla kullanılmaktadır.

3 Şubat 2021 tarihinde yapılan düzenlemelerle, bazı durumlarda şirketlerin imza sirküsü ibraz etme zorunluluğu kaldırılmıştır. Örneğin, şirket kuruluşlarında imza beyannamelerinin elektronik ortamda temin edilmesi imkânı getirilmiş ve kamu kurumlarının veri tabanlarında imza örneği bulunan kişilerden ayrıca imza beyanı istenmemesi kararlaştırılmıştır.

Ancak, yargı süreçleri ve belirli resmi işlemler gibi bazı alanlarda imza sirküsü ibrazı hâlâ zorunludur. Dolayısıyla, şirketlerin faaliyet alanlarına ve gerçekleştirdikleri işlemlere göre imza sirküsü bulundurmaları gerekebilir. Bu nedenle, şirketlerin güncel mevzuatı takip etmeleri ve ihtiyaç duydukları durumlarda imza sirküsü düzenlemeleri önemlidir.

İmza Sirküsü Nasıl ve Nereden Alınır?

Bir imza sirküsü almak için atılması gereken ilk adım; kuruluşu temsil edecek kişilerin belirlenmesi ve bu kişilerin imza yetkilerinin değerlendirilmesidir. Birinci derece imza yetkisi sahibi olacak kişilere verilecek yetkiler, kuruluş adına ikinci derecede imza yetkisine sahip olacak kişilerin hatta bazı durumlarda 3. ve 4. dereceye kadar genişleyebilen sınıflandırmaların doğru yapılması ve bu konuda bir yönetim kararı alınması gerekmektedir.

“İmza sirküleri nasıl alınır?” sorusunun en önemli cevaplarından biri olarak nitelendirebileceğimiz; derecelendirme süreci, kuruluşu temsil etmeye yetki verilen kişilerin hangi şartlarda imza atabileceği konusunun belirlenmesi açısından da önemlidir. Kuruluşu temsile yetkili olacak kişilerin belirlenmesi ve derecelendirilmesi ile netlik kazanacak olan belge, notere yapılacak başvurular neticesinde ve noter onayının ardından resmiyet kazanacaktır.

Belirli bir ücret karşılığında, imza sirküleri almak için sizden talep edilen belgeler ile birlikte notere gitmeniz gerekir. Teslim edilen belgeler sonucunda 2 adet belgeye en az 3 imza atmalı ve noter onayı alındıktan sonra bu iki belgeden biri imza sirküleri sahibine verilir.

Gerekli olan belgeler;

• İmza sirküleri alacak kişinin nüfus cüzdanı ve fotokopisi,
• Adına belge alınan şirketin vergi levhası,
• İmza sirkülerinde adı geçecek kurumun kayıtlı olduğu yerin ticaret sicil gazetesi.

İmza Sirküsü ile İmza Beyannamesi Arasındaki Farklar Nelerdir?

İmza Beyannamesi, sirkülerden farklı olarak gerçek kişinin herhangi bir kurumdan bağımsız, şahsi imzasına resmiyet kazandırmak amacıyla noterden belirli bir ücret karşılığında alabileceği belgedir. Alınması sonucunda kişi, şahsi ve ticari faaliyetlerinde kimliğini kanıtlayabilir hale gelir. Beyannamenin içeriğinde kişinin nüfus bilgileri ve imza örnekleri yer alır ve notere nüfus cüzdanı aslı ile gitmek yeterlidir.

İmza sirküleri ise şirket veya kurumlar tarafından yönetilen bir resmi prosedürdür. 

İlgili İçerik: E-Fatura Nedir?

İmza Sirküsünde Hangi Bilgiler Bulunur?

İmza sirküsü, resmi ve ticari işlemlerde yetkilendirme ve güvenilirlik açısından önemli bir rol oynamaktadır. İmza sirküsünde genellikle aşağıdaki bilgiler bulunur:

1. Yetkili Kişinin Kimlik Bilgileri:
   • Adı ve Soyadı: İmza yetkisine sahip kişinin tam adı.
   • T.C. Kimlik Numarası: Resmi kimlik doğrulaması için.
   • Doğum Tarihi ve Yeri: Kimlik bilgilerinin detaylandırılması için.
2. Yetkili Kişinin Görev ve Ünvanı:
   • Şirketteki Pozisyonu: Örneğin, yönetim kurulu üyesi, genel müdür, müdür veya başka bir yetkili pozisyon.
   • Yetki Kapsamı: Kişinin şirket adına hangi işlemleri yapmaya yetkili olduğunun belirtildiği bilgiler.
3. Şirket veya Kurum Bilgileri:
   • Şirketin Ticari Unvanı: Resmi olarak kayıtlı şirket adı.
   • Şirketin Adresi: Merkez adresi ve iletişim bilgileri.
   • Vergi Dairesi ve Vergi Numarası: Resmi vergi bilgilerinin yer aldığı bölüm.
4. İmza Örnekleri:
   • Yetkili Kişinin İmzası: Kişinin belirlenen alanlara attığı imza örnekleri.
   • İmzanın Kaç Nüsha Olduğu: Belgenin kaç adet düzenlendiği bilgisi.
5. Noter Onayı ve Bilgileri:
   • Noterin Adı ve Soyadı: Belgeyi onaylayan noterin bilgileri.
   • Noterlik Mührü ve İmzası: Resmi onayın geçerli olduğunu gösteren mühür ve imza.
   • Tarih ve Yevmiye Numarası: Belgenin düzenlendiği tarih ve noterlikteki kayıt numarası.
6. Resmi Açıklamalar ve Şerhler:
   • Yasal Uyarılar: Belgenin kullanımıyla ilgili yasal bilgiler ve uyarılar.
   • Özel Notlar: Gerekli görüldüğü takdirde eklenen ek bilgiler veya açıklamalar.

İmza Sirküsü ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Kullanıcılar, “İmza Sirküsü Nedir?” sorusunun yanısıra ilgili birçok detayı merak etmektedir. İlgili kişi veya kurumların merak ettiği sorular aşağıdaki gibi örneklendirilebilir:

Gerçek Kişiler İmza Sirküleri Kullanır mı?

Evet, gerçek kişiler de belirli durumlarda imza sirküsü kullanabilir. Ancak, imza sirküsü genellikle tüzel kişilikler (şirketler, kurumlar) için düzenlenen bir belge olarak bilinmektedir. Buna rağmen, ticari veya hukuki işlemlerinde kendilerini temsil etmesi gereken gerçek kişiler için de imza sirküsü talep edilebilir.

Gerçek Kişiler İçin İmza Sirküsü Kullanım Durumları

1. Ticari Faaliyetler: Ticari işletme sahibi olan bireyler, şirket kurmadan bireysel olarak ticaret yapıyorsa, bazı işlemler için imza sirküsü düzenlenmesi gerekebilir. Örneğin:
   • Banka hesap açılışı,
   • Ticari sözleşmeler,
   • Mal ve hizmet alım-satım işlemleri.
2. Noter İşlemleri: Gerçek kişiler, noter huzurunda yapılan vekaletname düzenleme, gayrimenkul satışı veya devir işlemleri gibi süreçlerde, imza yetkilerinin belgelenmesi gerektiğinde imza sirküsü ibraz edebilir.
3. Resmi ve Hukuki İşlemler: Resmi kurumlarda yürütülen bazı süreçlerde, özellikle sürekli ve düzenli imza gerektiren işlemlerde, yetkilendirme amacıyla gerçek kişilerden imza sirküsü istenebilir.
4. Serbest Meslek Sahipleri: Avukatlar, mali müşavirler veya doktorlar gibi serbest meslek sahipleri, belirli işlemler için kendi adlarına imza sirküsü kullanabilir.

Gerçek Kişilerin İmza Beyanı ile Farkı

Gerçek kişiler için noter tarafından düzenlenen “imza beyanı”, genellikle imza sirküsüne alternatif olarak kabul edilmektedir. İmza beyanı, bir kişinin imzasının noter huzurunda tescil edilmesi anlamına gelir ve daha basit işlemler için yeterli olabilir. Ancak imza sirküsü, yetkilerin kapsamını da içerdiği için daha detaylı ve resmi işlemlerde talep edilmektedir.

İmza Sirküleri Süresiz midir?

Hayır, imza sirküleri süresiz değildir. Belgenin geçerliliği, yetki süresi, şirket ünvan değişiklikleri veya hukuki düzenlemelere bağlı olarak sona erebilir. Ayrıca, resmi kurumlar ve finansal kuruluşlar genellikle 1 ila 3 yıl içinde güncel bir imza sirküsü talep etmektedir. Bu nedenle, imza sirküsünün düzenli aralıklarla yenilenmesi, resmi işlemlerde herhangi bir aksaklık yaşanmaması açısından önem taşımaktadır.

İmza Sirküsünün Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?

İmza sirküsü; başvuru sırasında belirtilen süreye kadar sınırlandırılabilir. Üzerinde herhangi bir süre belirtilmemiş imza sirküleri, temsil ve imza hakkına sahip kişilerde değişiklik olması halinde imza süresi sona ermiş olur. Atnan yeni temsilci için imza sirküsü mutlaka güncellenmelidir.

2024 Yılı İmza Sirküsünün Fiyatları Ne Kadardır?

2024 yılı noterlik ücret tarifesi, 6 Nisan 2024 tarihli ve 32512 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır. Bu tarifeye göre noterlik işlemlerine ilişkin ücretlendirme, aşağıdaki esaslara göre belirlenmiştir:

1. Noterlik Hizmet Ücreti: Harçlar Kanunu’na göre alınan harçların %30’u oranında noter ücreti tahsil edilmektedir. Bu ücret, bir noterlik işleminde 30,31 TL’den az olamaz.
2. Yazı Ücretleri: Noter tarafından yazılan belgelerin dairede kalan nüshası ile iş sahibine verilen nüshalarının her sayfası için 41,58 TL yazı ücreti alınmaktadır.

İmza Sirküsü Ücreti: İmza sirküsü için sabit bir ücret bulunmamakla birlikte, toplam maliyet; belgenin içeriği, sayfa sayısı ve noterlik işlemine bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Ücretler, noterlik tarifesindeki harç, yazı ücreti ve diğer masraflar dikkate alınarak hesaplanır.

İmza Sirküsü Almak Şart mı?

İmza sirküleri şirket kuruluşu sırasında alınması zorunludur. Yetkili kişilerin imza örneklerinin bulunması gereken belgedir. 

İmza Sirküsü e-Devlet Üzerinden Alınabilir mi?

Günümüzde sıkça yaşanan belgede sahtecilik ve güvenlik açıklarından imza sirküsü işlemleri noter huzurunda yapılması şarttır. E- devletten almak mümkün değildir. Resmi evrak niteliğinde olan imza sirkülerinde, kuruluşu temsile yetkili tüm kişilerin mutlaka noter huzurunda ıslak imza atmaları gerekmektedir.

Bu yazımızda “İmza Sirküsü Nedir?” sorusunu A’dan Z’ye inceledik. Bir sonraki içeriğimizde görüşmek üzere.

İlginizi Çekebilecek İçerikler:

• E-Beyanname Nedir?
• E-Belge Nedir?

Bankalar Neden İmza Sirküsü İster?

Bankalar, resmi işlemler sırasında tarafların yetki ve kimliklerini doğrulamak amacıyla imza sirküsü talep etmektedir. Bu belge, özellikle şirket hesaplarının açılışı, kredi başvuruları, çek defteri talepleri ve diğer finansal işlemler gibi tüzel kişiliklere özgü süreçlerde büyük önem taşır. İmza sirküsü, işlem gerçekleştiren kişinin yasal temsil yetkisini kanıtlar ve bu yetkinin sınırlarını açıkça ortaya koyar. Ayrıca, bankalar bu belge sayesinde işlemlerin yasal çerçevede yetkilendirilmiş kişiler tarafından gerçekleştirildiğinden emin olur. Dolandırıcılık ve sahtecilik gibi riskleri azaltan imza sirküsü, bankaların müşterileri ve kendi kurumsal güvenliğini sağlaması açısından kritik bir araçtır. Bunun yanı sıra, hukuki anlaşmazlık durumlarında tarafların haklarını koruma altına alır. Mevzuat gerekliliklerini yerine getirmek ve işlemlerin güvenilirliğini artırmak adına, bankalar imza sirküsünü zorunlu bir belge olarak görmektedir. Bu nedenle, bankacılık işlemleri sırasında imza sirküsünün ibraz edilmesi hem yasal hem de operasyonel bir gerekliliktir.

Vize İşlemleri için İmza Sirküsü Gerekli mi?

Vize başvurularında imza sirküsü gerekliliği, başvuru sahibinin mesleki durumuna ve başvurulan vize türüne göre değişiklik gösterir. Genel olarak, şirket sahipleri, ortakları veya şirket adına seyahat edecek kişilerden imza sirküsü talep edilir. Bu belge, başvuru sahibinin şirket içindeki yetkisini ve imza yetkisini resmi olarak kanıtlar.

İmza Beyannamesi Kaybolursa Ne Olur?

İmza beyannamesi kaybolduğunda, noter veya ilgili kurumlara durum hemen bildirilmelidir. Gerekirse güvenlik güçlerine kayıp beyanı yapılabilir. Yeni bir beyannamenin düzenlenmesi için noterlik makamına başvurulur ve kimlik bilgileriyle imza örnekleri yeniden alınır.

Eğer belge daha önce resmi kurumlar veya bankalar gibi yerlerde kullanılmışsa, bu kurumlara kayıp durumu bildirilerek yenisi sunulmalıdır. Yeni düzenlenen beyannamenin tüm resmi işlemlerde kullanılması, hukuki sorunların önlenmesi açısından önemlidir. Noter arşivleri gerektiğinde eski beyannamelere erişim sağlar.