Envanter Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

Başarılı olmak ve işletmenizin doğru stratejilere sahip olduğundan emin olmak için iş süreçlerinizi düzenli olarak değerlendirmek son derece önemlidir. Bu sebeple, iş süreçlerinizin en önemli parçalarından biri envanter yönetimidir. Peki, “Envanter Yönetimi Nedir?”

Envanter Nedir?

Envanter, şirketlerin üretim veya satış aşamalarında kullandıkları kalemlerin muhasebesi olarak bilinir.

Envanter Yönetimi Nedir?

Envanter yönetimi, aktifleştirilmemiş varlıkların, envanterin ve stok kalemlerinin denetimidir. Tedarik zinciri yönetiminin bir bileşeni olarak envanter yönetimi, malların üreticilerden depolara ve bu tesislerden satış noktasına kadar olan akışını denetler. Envanter yönetiminin önemli bir işlevi, bir depoya veya satış noktasına girerken veya çıkarken her yeni veya iade edilen ürünün ayrıntılı bir kaydını tutmaktır.

Küçükten büyüğe tüm işletmeler, mal akışlarını izlemek için envanter yönetiminden yararlanabilir. Çok sayıda envanter yönetimi tekniği vardır. Kuruluşunuz için doğru yöntemi tespit etmek, doğru malların doğru miktarda, yerde ve zamanda değerlendirilmesine yol açabilir.

Envanter kontrolü, müşterilere zamanında ürün sağlama yeteneğini en üst düzeye çıkarırken, toplam envanter maliyetini en aza indirmeye de olanak sağlar. 

Doğru envanter yönetiminin bir diğer ölçüsü, envanter devir hızıdır. Bir muhasebe ölçümü olan stok devri, bir dönemde stokun ne sıklıkta satıldığını yansıtır. Zayıf stok devri, ölü stok veya satılmayan stoklara neden olabilir.

Envanter Yönetimi Neden Önemlidir?

“Envanter Yönetimi Nedir?” sorusu kadar envanter yönetiminin neden önemli olduğu da merak edilen bir diğer sorudur. Etkili envanter yönetimi, işletmelerin girdi ve çıktı envanter miktarını dengelemesine olanak sağlar. Bir işletme envanterini ne kadar iyi kontrol ederse, ticari operasyonlarda o kadar fazla para tasarrufu sağlayabilir.

Stok fazlası olan işletmeler, envantere bağlı bir paraya sahiptir. Yani stok fazlası durumları envanterde nakit akışını sınırlar ve potansiyel olarak bir bütçe açığı yaratır. Ölü stok olarak da adlandırılan bu fazla stoklanmış envanter, genellikle depoda kalır, satılamaz ve bir işletmenin kar marjını tüketir.

Ancak bir işletmenin yeterli envanteri yoksa, bu durum müşteri hizmetlerini olumsuz etkileyebilir. Envanter eksikliği, bir işletmenin satışlarını kaybedebileceği anlamına gelir. Müşterilere ürünlerin olmadığını söylemek ve sürekli olarak siparişleri geri çevirmek, müşterileri kaybetmeye yol açar. Bir envanter yönetim sistemi, işletmelerin optimum verimlilik ve karlılık için yetersiz ve fazla stok arasındaki dengeyi kurmasına yardımcı olabilir.

İlgili İçerik: Stok Kodu Nedir?

Envanter Yönetimi Nasıl Yapılır?

Envanter yönetimi, özellikle daha büyük kuruluşlar için karmaşık bir süreçtir. Ancak kuruluşun büyüklüğü veya türünden bağımsız olarak temelinde aynıdır. Envanter yönetiminde, mallar bir deponun teslim alma alanında tipik olarak; hammadde veya bileşen biçiminde teslim edilir ve stok alanlarına veya raflara konur.

Daha fazla fiziksel alana sahip ve daha büyük kuruluşlarla karşılaştırıldığında; küçük işletmelerde mallar, bir teslim alma yeri yerine ya da doğrudan stok alanına gidebilir. İşletme bir toptan satıcısı ise mallar hammadde veya bileşenler yerine hazır ürünler olabilir. Hazırlanmamış ürünler, daha sonra stok alanlarından çekilir ve hazır ürünler ile birlikte dönüştürülecekleri üretim tesislerine taşınır. Bitmiş ürünler, sevkiyattan önce tutuldukları stok alanlarına iade edilebilir veya doğrudan müşterilere sevk edilebilir.

Envanter yönetimi, ürünleri süreç boyunca ilerlerken takip etmek için; lot numaraları, seri numaraları, mal maliyeti, mal miktarı ve süreç boyunca hareket ettikleri tarihler dahil olmak üzere çeşitli verileri kullanır.

Envanter Yönetimi ile Neler Yapabilirsiniz?

• Güven stokunun hesaplanması
• Sipariş noktalarını hesaplanması
• Talep planlaması ve üretimi
• Stokta bekleyen ürünleri belirlemek
• Depo düzenini optimize etmek
• Depo doluluk oranını hesaplanması

İlgili İçerik: Tedarik Zinciri Nedir?

Envanter Yönetimi Modelleri Nelerdir?

“Envanter Yönetimi Nedir?” sorusuna geri dönecek olursak; envanter yönetimi, müşteri taleplerini karşılamak ve kar elde etmek için doğru miktarda ürünü elde tutmaya dayanan çeşitli metodolojiler kullanır. 

Peki, Envanter Yönetimi Modelleri nelerdir?

Stok İncelemesi

Stok incelemesi, en basit envanter yönetimi modelleri arasında yer alır. Genellikle küçük işletmeler tarafından tercih edilir. Stok incelemesi, gelecekteki olası ihtiyaçlara karşı eldeki stokun düzenli bir analizini içerir. Asgari stok seviyelerini tanımlamak için otomatik stok incelemesi olmasına rağmen, daha sonra düzenli envanter incelemeleri için sarf malzemelerinin yeniden sıralanmasını mümkün kılar. Stok incelemesi, envanter yönetimi süreci üzerinde bir kontrol ölçüsü sağlayabilir, ancak zorlayıcı bir yöntem olduğundan hatalara açık olabilir.

JIT Metodolojisi

JIT Metodolojisi, ürünlerin müşteriler tarafından sipariş edildiği gibi ulaştığı ve müşteri davranışlarının analiz edilmesine dayalıdır. Bu yaklaşım; belirli zamanlarda ve yerlerde hangi ürünlere ihtiyaç duyulduğunun doğru bir resmini sunan satın alma kalıplarını, mevsimsel talebi ve lokasyona dayalı faktörleri araştırmayı içerir. JIT’in avantajı, müşteri talebinin büyük miktarlarda ürünü hazırda bulundurmaya gerek kalmadan ve taleplerin karşılanabilmesidir. Riskler arasında, piyasa talebinin yanlış okunması veya stokta kalmaya yol açabilecek dağıtım sorunları yaşanması sayılabilir.

ABC Analizi

ABC Analiz Yönetimi; envanteri, malların envanter değerlerini ve maliyet önemini temsil eden üç kategoride sınıflandırır. Kategori A, yüksek değerli ve düşük ağırlıktaki malları, kategori B orta değerde ve orta ağırlıktaki malları temsil eder ve kategori C, düşük değerli ve yüksek ağırlıklı malları temsil eder. Her kategori bir envanter yönetim sistemi ile ayrı ayrı yönetilebilir. Elinizde yeterli ara stok bulundurmak için  en çok hangi ürünlerin müşteriler tarafından tercih edildiğini tespit etmek önemlidir. Örneğin, daha pahalı kategori A ürünlerinin satılması daha uzun sürebilir. ABC analizinin avantajlarından biri, yüksek değerli mallar üzerinde daha iyi kontrol sağlanmasıdır. Dezavantajı, tüm kategorilerin envanter seviyelerini sürekli olarak analiz etmek için önemli miktarda kaynak gerektirmesidir.

EOQ Envanter Yönetim Modeli

Bir depo yönetim sisteminde envanteri yeniden sipariş edilmesi için en uygun zamanı belirlendiği yönteme, ekonomik sipariş miktarı (EOQ) metodolojisi denir. Buradaki amaç, herhangi bir zaman aralığında sipariş edilecek, en fazla sayıda ürünü belirlemektir. Bu sayede EOQ, fazla envantere harcanacak maddiyatın önüne geçer ve maliyetleri en aza indirir.

MOQ Yöntemi

Bir tedarikçinin satmak istediği en küçük ürün miktarının belirlendiği yönteme, minimum sipariş miktarı (MOQ) metodolojisi denir. Bir işletme asgari miktarda ürün satın alamazsa, tedarikçi ürünleri temin etmez. Bu yöntem, tedarikçilere fayda sağlar ve envanterden hızla kurtulmalarına olanak sağlar.

Güven Stoğu Yöntemi

Bir işletmenin acil durumlarda ürün stokladığı envanter yöntemine, güven stoku metodolojisi denir. Tedarik zincirlerinin kesintiye uğraması durumunda, işletmelerin depo yönetim stratejilerine güvenli stok yönetimi ile devam etmeleri iyi bir fikirdir.

Dropshipping

Dropshipping uygulamasında tedarikçi, ürünleri deposundan alıp doğrudan müşteriye gönderir. Böylece satıcı, kargo yönetimi veya envanter süreçleri ile ilgilenmek durumunda kalmaz.

İlgili İçerik: Dropshipping Nedir?

Envanter Yönetimi Yapmanın Faydaları Nelerdir?

Envanter yönetiminin iki ana avantajı vardır. Bu avantajlar gelen veya açık siparişleri tamamlamanızı sağlamak ve karı artırmasıdır. 

Envanter yönetimi ayrıca:

Maliyetleri Minimuma İndirir

Doğru envanter yönetimi stratejilerini benimsemek, stokta bulunan ürünlerin ne kadar ve nerede olduğunu görmeniz anlamına gelir. Böylece sahip olduğunuz stoku daha iyi kullanabilirsiniz. Bu fayda ayrıca, siparişleriniz için daha az stok tutmanıza olanak tanır. Tüm bunlar, envantere bağlı maliyetleri azaltır ve satılmayan stok miktarını azaltır.

Nakit Akışını İyileştirir

Uygun envanter yönetimi ile, satılan envantere doğru bir para harcarsınız, nakit akışınız aynı oranda iyileşir ve en önemli envanter yönetimi faydaları arasında yer alır.

Müşterileri Memnuniyeti Artar

Sadık müşteriler elde etmenin yolu, müşterilerinizin talep ettikleri ürünleri, beklemeden teslim almalarını sağlamaktır. Envanter yönetimi ve doğru stok yönetimi ile bu memnuniyeti sağlamak oldukça kolaydır.

Envanter Yönetimi Stratejileri Nelerdir?

Karmaşık üretim süreçlerine sahip şirketlerin, hammaddelerin ve tamamlanmış ürünlerin kontrolünün yanı sıra, depolama ve benzeri diğer kalemlerden oluşan envanter kalemlerini; sipariş etme, depolama ve kullanma sürecinin tamamını yönetmede zorluklarla karşılaşmaları olasıdır. 

Bu gibi durumlarda envanter yönetimi stratejileri en uygun çözümlerden biri olacaktır. Ayrıntılı olarak, envanter yönetimi stratejileri, depodaki envanter kalemlerini minimum kaynak ve maksimum verimlilikle daha iyi yönetmek ve kontrol etmek için kullanılan planlar olarak tanımlanabilir.

İlgili İçerik: İş Planı Nedir?

Envanter Yönetimi Stratejileri Neden Önemlidir?

Nitekim, etkili bir envanter yönetimi stratejisi, günümüzde tüm işletmelere birçok fayda sunmaktadır. Önde gelen faydaları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Mal ve Hammadde Tasarrufu

Uzun süredir stokta bulunan, hasarlı, yıpranmış veya son kullanma tarihi geçmiş mal veya malzemeler imha edilmelidir. Çünkü bu ürünler işletmenin ihtiyaçlarını karşılayamaz durumdadır. Bu da işleyiş süreçleri için kayıplara yol açar. Ancak envanter yönetimi; etkin, katı, sürekli, bir stratejiyle planlanırsa, yukarıda belirtilen israflar minimum seviyeye indirilecektir.

Depolama Maliyetleri Tasarrufu

Envanter yönetimi; kapsamlı envanter yönetimi stratejileri olmadan yürütülüyor, büyük miktarda envanter kalemine neden oluyor ve envanter hacim olarak ne kadar büyükse, işletmelerin harcaması gereken depolama ekipmanı ve diğer maliyetler de aynı oranda artıyor. 

Bu nedenle, fazla stok ne kadar erken tespit edilirse, işletme stokları elden çıkarmak ve nakite dönüştürmek için önlemler alacaktır. Bu sebeple, depolama maliyetinden tasarruf etmenize yardımcı olur.

İşletme Sermayesi Kullanımında Verimlilik

Kapsamlı envanter yönetimi stratejileri envanterinizi; haftalık, günlük ve saatlik olarak raporlayarak işletme sermayesini verimli kullanmaya yardımcı olacaktır. Bu stratejiler ayrıca envanter yöneticisinin, işletme sermayesi akışlarını etkin bir şekilde ayarlayacaktır. Bu da işletmelerin, satış ve pazarlama stratejilerini formüle etmelerine yardımcı olmaktadır.

Hangi İşletmeler Envanter Yönetimi Yapmalıdır?

Her seviyede bulunan işletmeler, üretim faaliyetleri, stok kontrolleri ve satış süreçlerini daha düzenli kılmak için envanter yönetimi yapmalıdır. Bu noktada asıl önemli olan nokta, işletmenin kendisine uygun envanter yönetimi sürecini ve envanter yönetimi yazılımlarını benimsemesidir.

İlgili İçerik: 12 Adımda Kendi İşini Kurmak