Was ist ein POS-System?

Point of Sale (POS) nennt man im Handel gemeinhin den digitalen oder physischen Ort, an dem der Verkauf stattfindet. Wenn du ein E-Business betreibst, ist zum Beispiel dein Onlineshop der Point of Sale. Bist du im stationären Handel beheimatet, dann wirst du dein Ladengeschäft als Point of Sale bezeichnen. Nennst du womöglich mehr als ein Ladengeschäft dein Eigen oder betreibst sowohl ein Ladengeschäft als auch einen Onlineshop, dann hast du sogar mehrere Points of Sale.

Ein Point-of-Sale-System ist ein Kassensystem, das aus verschiedenen Hard- und Softwarekomponenten besteht. Mit ihm lassen sich je nach Ausführung nicht nur Bezahlvorgänge abschließen, sondern auch Zahlungen, Inventar, Mitarbeiter und Finanzen verwalten.

Moderne Point-of-Sale-Systeme kommen an verschiedenen Orten zum Einsatz. Typische Anwendungsgebiete sind die Gastronomie, der Einzelhandel, Hotels und bestimmte Bereiche im Dienstleistungssektor wie zum Beispiel Frisiersalons, Kosmetik- oder Massagestudios.

Woraus besteht ein POS-System?

Das Kernstück eines POS-Systems ist in der Regel das Zahlungsterminal. Dabei handelt es sich zumeist um einen Computer mit Touchscreen, auf dem eine spezielle POS-Software installiert ist. Das kann ein stationärer PC, wie er häufig in Restaurants zu sehen ist, aber auch ein Tablet oder ein Smartphone sein. Je nach Bedarf und Einsatzgebiet lässt sich das POS-System durch weitere Hardware-Komponenten wie zum Beispiel folgende Geräte ergänzen:

• eine passende Kassenlade
• ein Quittungsdrucker
• ein Kartenlesegerät für die Bezahlung mit EC- oder Kreditkarte
• ein Barcode-Scanner zum Registrieren von Ware im System
• für Gastronomiebetriebe: ein Bar- und Küchendrucker
• mobile Geräte u. a. zur ortsunabhängigen Aufnahme von Bestellungen

Meist ermöglichen Anbieter von POS-Systemen ihrer Kundschaft, sich das eigene Komplettsystem je nach Bedarf  individuell zusammenzustellen. Das macht auch Sinn: Denn während manche Unternehmen wie etwa Onlineshops lediglich eine POS-Software brauchen, um Bestände und Zahlungen zu verwalten, benötigen andere für ihren Betrieb ein umfangreiches Setup aus verschiedenen Hardware-Komponenten.

Ein modernes POS-System erlaubt dir zum Beispiel, deiner Kundschaft verschiedene Zahlarten anzubieten und mithilfe mobiler Geräte abseits des Verkaufstresens Bestellungen aufzunehmen oder Gäste abzukassieren. Doch je nach Ausführung sind noch viel mehr Funktionen möglich. Rabatte lassen sich beim Verkauf mühelos abziehen und automatisch im System registrieren. Das Anbieten und Verwenden von Kundenkarten wird ebenso erleichtert. Außerdem können Verkäufe oder auch Eingänge direkt ins System aufgenommen werden, sodass du mühelos den Überblick über deine Finanzen und dein Inventar behältst. 

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Welche POS-Systeme gibt es?

POS-Systeme können nach unterschiedlichen Kriterien kategorisiert werden, z. B. anhand der Frage, für welche Branche sie gemacht sind, nach ihren Funktionen, nach der Art der dabei verwendeten Geräte oder anhand der Technologie, die ihnen zugrunde liegt.

1. Kategorisierung nach Branche bzw. Art des Unternehmens

Dies ist wohl die einfachste Art und Weise, POS-Systeme voneinander abzugrenzen. Denn Anbieter konzipieren ein POS-System häufig für eine ganz bestimmte Branche und ein spezielles Einsatzgebiet.

• POS-Systeme für Gastronomiebetriebe
• POS-Systeme für den Einzelhandel
• POS-Systeme für Segmente der Dienstleistungsbranche
• POS-Systeme für Hotels und Co
• POS-Systeme speziell für kleinere Unternehmen

Wenn du auf der Suche nach einem POS-System für dein Unternehmen bist, kannst du anhand dieser Unterscheidungskriterien sicherlich schon ein paar potenzielle Kandidaten für dich ausfindig machen. Um die Auswahl aber weiter einzugrenzen und das passende POS-System zu finden, solltest du unbedingt darauf achten, welche Funktionen du benötigst.

2. Kategorisierung nach Funktion

Ein POS-System kann ganz Unterschiedliches leisten – je nachdem, für welche Software du dich entscheidest. Oftmals lassen sich den Systemen auch durch zusätzliche Add-ons oder Integrationen weitere Funktionen hinzufügen. Generell denkbare Funktionen sind:

• Verkaufsfunktionen: z. B. Artikel einscannen, Verkaufspreise berechnen, Zahlungen akzeptieren und Belege drucken. 
• Inventarverwaltung: Das System zieht z. B. automatisch verkaufte Ware vom Lagerbestand ab und zeigt so an, wie viel Ware noch auf Lager ist.
• Kundenmanagement: z. B. Kunden- und Kundenverkaufsdaten sichern und auswerten, Treueprogramme anbieten.
• Berichte: unterschiedliche Daten einsehen, analysieren und auswerten, z. B. zu Umsatz, Artikelverkauf und Inventar.
• Anbindung: Manche Systeme lassen sich in andere Geschäftsprogramme z. B. für die Lohnbuchhaltung oder E-Mail-Marketing integrieren. 
• Mitarbeiterverwaltung: z. B. Zugänge und Zugriffsrechte verwalten, Zeiten erfassen und planen.

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3. Kategorisierung nach Gerätetyp

POS-Systeme können auch für verschiedene Gerätetypen bzw. Betriebssysteme optimiert sein. Je nachdem, welche Hardware und welches Betriebssystem du generell nutzt, kannst du dich etwa zwischen POS-Systemen speziell für iOS oder Android entscheiden. Außerdem sind manche POS-Systeme speziell für Tablets oder Smartphones konzipiert.

4. Kategorisierung nach Technik

Viele POS-Systeme sind heute cloudbasiert, d. h. Daten werden in der Cloud gespeichert und können von verschiedenen Endgeräten aus abgerufen und untereinander synchronisiert werden. Das macht sie besonders flexibel, denn du kannst von überall auf deine Daten zugreifen, die stets up to date sind.

Zu den cloudbasierten POS-Systemen zählen auch spezielle mobile mPOS-Systeme, mit denen sich der POS quasi überall hin mitnehmen lässt, z. B. auf Messen oder Märkte.

Doch auch stationäre POS-Systeme sind erhältlich, die sich vor allem dann eignen könnten, wenn du am POS keinen Zugang zu einer steten oder guten Internetverbindung hast.

Was kostet ein POS-System?

Wie viel ein POS-System kostet, ist von mehreren Faktoren abhängig. Neben der Frage, welche und wie viele Hardware-Komponenten neben der Software benötigt werden und wie viele diese im Einzelnen kosten, sind auch unter anderem diese Aspekte ausschlaggebend:

• Wie wird bezahlt? (z. B. im Abo, Jahreslizenz etc.)
• Gibt es kostenlosen Support?
• Sind Installation/Einrichtung und ggf. Schulungen kostenlos?
• Wie umfangreich sind die enthaltenen Funktionen? 
• Musst du zusätzliche Add-ons kaufen?

Wie gut ein POS-System zum Unternehmen passt, zeigt sich womöglich erst bei der Anwendung. Deshalb ist es empfehlenswert, das Angebot von kostenlosen Testversionen in Anspruch zu nehmen und das entsprechende System auszuprobieren.

Die besten POS-Systeme

Welches POS-System für dich am geeignetsten ist, hängt mitunter von deinen Bedürfnissen und der Art und Weise ab, wie du es verwenden möchtest. Im Folgenden stellen wir dir einige POS-Systeme vor, die in vielen Ranking-Listen genannt werden.

1. ready2order

Das POS-System von ready2order wird in Deutschland gehostet und hält für so ziemlich jede Branche ein passendes POS-System parat: für die Gastronomie, den Einzelhandel, verschiedene Dienstleistungen, Frisiersalons, Kosmetikstudios, Kiosks, Foodtrucks und mehr.

Umfangreiche Basisfunktionen stehen zur Verfügung und zahlreiche Zusatzpakete, z. B. speziell für Gastronomiebetriebe oder zur Kassenbuchführung, können dazugebucht und allerlei Hardware gekauft werden. Die POS-System-Software ist kompatibel mit Windows, macOS, Android und iOS. Eine kostenlose Testversion ist ebenfalls verfügbar.

2. Zettle by PayPal

ZettleGo ist eine App, die kostenlos heruntergeladen werden kann und die du nicht im Abo bezahlst – stattdessen fallen bei Transaktionen Transaktionsgebühren an, die je nach Zahlart ausfallen. Du zahlst also erstmal nur etwas für Zahlungen, die mit der App verarbeitet werden. Dazu kommt ab 1. November 2023 allerdings eine monatliche Gebühr für die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE).

Zettle hat außerdem passende Hardware für das POS-System im Angebot. Spezielle Komplettsysteme zum Beispiel für die Gastronomie oder den Einzelhandel sind ebenfalls erhältlich. Die App enthält Funktionen wie Bar- und Kartenzahlungen, Berichte zu Umsatz und Verkäufen, Rabatte, Gutscheine, Rückerstattungen, Bestandsführung und die Verwaltung von Mitarbeitern.

3. Lightspeed

Lightspeed Restaurant ist ein POS-System speziell für Gastronomiebetriebe, das viele praktische Funktionen bereithält. Je nach Tarif sind diese enthalten oder nicht. Zu den verfügbaren Funktionen zählen mitunter kontaktlose Bezahlmöglichkeiten, DATEV-kompatibler Datenexport, Bestandsverwaltung und die Online-Bestellplattform Order Everywhere.

Allerhand Hardware hat Lightspeed ebenfalls zu bieten. Erhältlich sind neben den Must-haves wie Bondruckern oder Kassenschubladen auch Kundendisplays, Küchenmonitore und Auftragsbildschirme.

4. Shore

Shore POS ist ein mobiles POS-System für iPads, das für den Dienstleistungssektor und den Einzelhandel konzipiert ist. Die auf der Website im Speziellen angesprochenen Branchen sind Frisiersalons, Beauty, Spas und Wellness, Coaching und Beratung, Fashion und Wedding, Schmuck, Sport und Freizeit, mobiles Business sowie Bars und Cafés.

Das POS-System kann mit vielen Funktionen aufwarten, die je nach Tarif verfügbar sind. Das Basis-Paket kann kostenlos getestet werden. Außerdem bietet Shore passende Hardware sowohl als Komplettsystem als auch als einzelne Komponenten an. Neben dem eigentlichen POS-System ist mit Shore Booking außerdem eine passende Lösung zur Online-Terminbuchung erhältlich.

5. PosBill & PosBill PHOENIX

Das windowsbasierte POS-System PosBill eignet sich sowohl für die Gastronomiebranche als auch für den Einzelhandel und bietet die dafür passenden Funktionen. Nicht nur das System kann nach Belieben zusammengestellt werden, auch die Benutzeroberfläche des Zahlungsterminals lässt sich individuell gestalten. Mitunter sind Funktionen zur Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantenverwaltung erhältlich.

Für diejenigen, die lieber ein POS-System für Android haben möchten, gibt es die App PosBill PHOENIX, die mit passender Hardware ergänzt werden kann. Besonders cool: Für ehrenamtliche Vereine bietet Posbill PHOENIX einen kostenlosen Tarif an.

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Quellen: 

• www.kassensystemevergleich.com (letzter Aufruf am 5. Juni 2023)
• omr.com/de (letzter Aufruf am 7. Juni 2023)