Warenwirtschaftssystem: Definition, Arten und Auswahlkriterien

Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi-System) ist das Herzstück eines modernen Unternehmens. Ob zur Inventarverwaltung, Bestandskontrolle oder zur Steuerung des Lieferkettenmanagements – diese Systeme bieten essenzielle Funktionen, die Geschäftsprozesse optimieren und eine Grundlage für datengetriebene Entscheidungen schaffen.

In diesem Leitfaden beleuchten wir die Definition und Bedeutung von Warenwirtschaftssystemen, ihre verschiedenen Typen und Funktionen sowie wichtige Auswahlkriterien. Darüber hinaus werden wir die Vor- und Nachteile von Produktmanagement-Software, die Rolle von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), die neuesten Trends in cloudbasierten Warenwirtschaftslösungen und vieles mehr untersuchen. 

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Softwarelösung zur Verwaltung, Überwachung und Optimierung von Warenflüssen und Ressourcen innerhalb eines Unternehmens. Die Hauptziele eines Warenwirtschaftssystems umfassen:

• Erfassung von Bestandsdaten: Über eine zentrale Bestandsdatenbank werden Artikel, Produkte und Rohstoffe dokumentiert.
• Verknüpfung mit Lieferantenmanagement: zur Nachverfolgung von Bestellungen, Lieferzeiten und Zahlungsprozessen.
• Optimierung des Produktlebenszyklus: Von der Preisgestaltung bis zum Rücksendungsmanagement kann der gesamte Lebenszyklus eines Produkts überwacht werden.
• Integration von Logistikdienstleistern: zur besseren Kontrolle von Lagerung und Versand über Logistikoptimierung.

Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP-System

Während ein Warenwirtschaftssystem auf die Verwaltung von Waren und Lagerprozessen spezialisiert ist, decken ERP-Systeme zusätzliche Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Personalmanagement und Ressourcenplanung ab. Ein Warenwirtschaftssystem kann also Teil eines ERP-Systems sein.

Warum sollte man ein Warenwirtschaftssystem verwenden?

Unternehmen aller Größen und Branchen profitieren von Warenwirtschaftssystemen. Gründe dafür sind:

1. Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse wie Barcode-Scanning und automatisierte Nachbestellungen sparen Zeit und Ressourcen.
2. Verbesserte Bestandskontrolle: Genaue Daten zur Inventarverwaltung reduzieren Lagerbestände und vermeiden Über- oder Unterbestände.
3. Integration von Multichannel-Vertrieb: Besonders im E-Commerce ist es wichtig, Lagerbestände über mehrere Plattformen hinweg zu synchronisieren.
4. Datenbasierte Entscheidungen: Dank Datenanalyse und -berichterstattung erhalten Unternehmen wertvolle Einblicke in ihre Geschäftszahlen.

Vorteile der Umstellung auf ein Warenwirtschaftssystem für Unternehmen

Ein professionelles Warenwirtschaftssystem bietet zahlreiche Vorteile:

1. Optimierung der Lagerhaltung

Die Lageroptimierung ist eines der zentralen Ziele von Warenwirtschaftssystemen. Durch Echtzeitdaten über Lagerbestände und Verbrauchsmuster können Unternehmen ihre Lagerbestände minimieren, ohne die Verfügbarkeit von Produkten zu gefährden. Funktionen wie Asset-Tracking und automatische Bestandswarnungen erhöhen die Effizienz.

2. Verbesserung der Lieferkette

Durch Integration von Lieferantendatenbanken und Logistikdienstleistern können Unternehmen Engpässe vermeiden und ihre Einkaufsplanung optimieren.

3. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Ein modernes Warenwirtschaftssystem ist skalierbar und unterstützt wachsende Unternehmen dabei, neue Märkte zu erschließen oder zusätzliche Vertriebskanäle in ihren Multichannel-Vertrieb einzubinden.

Nachteile des Warenwirtschaftssystems

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen:

• Kosten: Die Anschaffungskosten sowie laufende Betriebskosten können hoch sein, insbesondere bei individuellen Anpassungen oder der Nutzung von Cloud-Service-Providern.
• Komplexität: Die Implementierung eines Systems erfordert oft umfangreiche Ressourcen in der IT und Schulungen für Mitarbeiter.
• Sicherheitsrisiken: Bei einem cloudbasierten Warenwirtschaftssystem besteht die Gefahr von Datenlecks oder Ausfällen.

Grundlegende Komponenten und Funktionen von Warenwirtschaftssystemen

Ein umfassendes Warenwirtschaftssystem enthält folgende Kernkomponenten:

1. Lagerhausmanagement: Überwachung von Lagerprozessen, inklusive E-Commerce-Plattformen und Versand.
2. Produktkatalogisierung: Verwaltung von Artikeldaten, Kategorien und Preisen.
3. Bestandskontrolle: Echtzeit-Updates zu Lagerbeständen.
4. Rechnungsstellung und Buchhaltung: Verknüpfung mit Buchhaltungssoftware, um Zahlungsvorgänge zu automatisieren.
5. Auftragsverwaltung: Verfolgung von Bestellungen, von der Auftragserteilung bis zur Lieferung.
6. Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Integration von CRM-Funktionen zur besseren Kundenbindung und Unterstützung der Marketingabteilung.

Übersicht über die Typen von Warenwirtschftssystemen

Es gibt verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen, die je nach Geschäftsanforderungen eingesetzt werden:

Geschlossene Systeme

Geschlossene Systeme operieren ausschließlich innerhalb eines Unternehmens. Sie sind ideal für Organisationen, die eine vollständig interne Lösung ohne externe Schnittstellen benötigen.

Offene Systeme

Offene Systeme ermöglichen den Datenaustausch mit externen Partnern und Plattformen, wie beispielsweise Logistikdienstleistern oder POS-Systemen (Point of Sale).

Integrierte Systeme

Integrierte Systeme kombinieren die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems mit einem ERP-System. Dadurch können Unternehmen alle Geschäftsprozesse auf einer Plattform verwalten.

Allgemeiner Aufbau und Module eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem besteht aus mehreren Modulen, die unterschiedliche Geschäftsprozesse abdecken:

1. Lagerverwaltung: Verwaltung von Lagerbeständen, Produkten und Lagerorten.
2. Einkauf und Beschaffung: Planung von Bestellungen und Lieferantenmanagement.
3. Vertrieb: Integration von Multichannel-Vertrieb und Optimierung von Verkaufsprozessen.
4. Logistik: Verknüpfung mit Versandzentren und Überwachung von Lieferketten.
5. Analyse-Tools: Nutzung von Geschäftsintelligenz-Tools zur Erstellung von Berichten und Prognosen.

Wer braucht eine Warenwirtschaftssoftware?

Warenwirtschaftssysteme eignen sich für Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, darunter:

• Einzelhandel: Um Lagerbestände und Verkäufe effizient zu managen.
• Großhandel: zur Integration von umfangreichen Lieferketten.
• E-Commerce-Plattformen: Synchronisation von Lagerbeständen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg.
• Logistikdienstleister: Überwachung von Lager- und Transportprozessen.

Welche Anbieter von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Die Auswahl des richtigen Warenwirtschaftssystems (WaWi-System) hängt maßgeblich davon ab, welche Anforderungen dein Unternehmen hat. Ob maßgeschneiderte Lösungen, branchenspezifische Software oder universell einsetzbare Systeme – die Anbieter von Warenwirtschaftssystemen bieten eine große Vielfalt, um die Bedürfnisse von Unternehmen in verschiedenen Branchen und Größen zu erfüllen.

Individualsoftware

Die Individualsoftware ist eine speziell für ein Unternehmen entwickelte Lösung, die genau auf dessen Anforderungen und Prozesse zugeschnitten ist. Sie ist ideal für Unternehmen mit besonderen oder sehr spezifischen Anforderungen an ihre Inventarverwaltung und das Lieferkettenmanagement.

Vorteile:

• Perfekte Anpassung an Unternehmensprozesse.
• Maximale Flexibilität in Funktionen wie Produktkatalogisierung und Einkaufsplanung.

Nachteile:

• Hohe Anschaffungskosten.
• Längere Entwicklungszeit.
• Hoher Wartungsaufwand.

Diese Lösung wird oft von großen Unternehmen oder solchen mit spezifischen Logistikanforderungen, wie etwa Logistikdienstleistern, bevorzugt.

Branchensoftware

Die Branchensoftware ist eine vorgefertigte Lösung, die speziell für die Anforderungen einer bestimmten Branche entwickelt wurde. Ein gutes Beispiel ist Software für den Einzelhandel, die POS-Systeme (Point of Sale) und Funktionen zur Ressourcenplanung integriert.

Vorteile:

• Branchenoptimierte Workflows.
• Schnelle Implementierung.
• Häufige Integration mit E-Commerce-Plattformen oder Versandzentren.

Nachteile:

• Eingeschränkte Flexibilität für Unternehmen mit individuellen Anforderungen.

Beispiele für Branchen, die von dieser Software profitieren:

• Einzelhandel: Fokus auf Preisgestaltung, Rabattmanagement und Rücksendungsprozesse.
• Großhandel: Logistikoptimierung und Integration von Lieferantendatenbanken.

Kaufmännische Standardsoftware

Die kaufmännische Standardsoftware richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen. Sie deckt allgemeine Anforderungen wie Rechnungsstellung und Buchhaltung, Bestellverwaltung und Datenanalyse und -berichterstattung ab.

Vorteile:

• Geringere Anschaffungskosten.
• Benutzerfreundlichkeit.
• Einfache Integration in bestehende IT-Infrastruktur.

Nachteile:

• Eingeschränkte Funktionalität für komplexere Geschäftsanforderungen.

Einige beliebte Beispiele für kaufmännische Standardsoftware sind: Zoho Inventory, Sage und Microsoft Dynamics.

Wie hoch sind die Kosten für das Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem hängen von vielen Faktoren ab, einschließlich der Größe des Unternehmens, des Funktionsumfangs und der Implementierungsart. Es ist wichtig, sowohl die Anschaffungskosten als auch die langfristigen Betriebskosten zu berücksichtigen und den Return on Investment (ROI) zu bewerten.

Anschaffungskosten

Die Anschaffungskosten variieren je nach gewähltem System:

1. Individualsoftware: Sehr teuer, da sie von Grund auf entwickelt wird.
2. Branchensoftware: Moderat, da branchenspezifische Anpassungen bereits enthalten sind.
3. Kaufmännische Standardsoftware: Günstig und sofort einsatzbereit.

Zusätzliche Anschaffungskosten können entstehen durch:

• Hardware-Anforderungen wie Barcode-Scanner oder Server für die Bestandskontrolle.
• Initiale Lizenzgebühren.

Betriebskosten

Die Betriebskosten beinhalten:

• Wartungsgebühren für Software-Updates und technische Unterstützung.
• Gebühren für Cloud-Service-Provider bei cloudbasierten Warenwirtschaftssystemen.
• Schulungskosten für Mitarbeiter.
• Regelmäßige Sicherheitsupgrades zum Schutz der Bestandsdatenbank.

ROI-Bewertung

Die ROI-Bewertung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sich die Investition in das System langfristig lohnt. Faktoren, die den ROI beeinflussen:

1. Zeitersparnis durch Automatisierung: Zum Beispiel bei automatisierten Nachbestellungen oder der Nutzung von Barcode-Scanning.
2. Reduzierte Lagerkosten: Dank Funktionen wie Lageroptimierung und Asset-Tracking.
3. Erhöhte Umsätze: durch optimierte Preisgestaltung und bessere Auftragsverwaltung.

5 Kriterien, die bei der Auswahl eines Warenwirtschaftssystems zu beachten sind

Skalierbarkeit

Das System sollte an die Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anpassbar sein, insbesondere wenn neue Märkte oder zusätzliche Multichannel-Vertriebskanäle geplant sind.

2. Branchenanpassung

Eine Software für den Einzelhandel benötigt andere Funktionen als eine Lösung für Logistikdienstleister.

3. Benutzerfreundlichkeit

Intuitive Oberflächen reduzieren die Schulungszeit und erleichtern die Akzeptanz durch Mitarbeiter.

4. Sicherheit

Besonders bei cloudbasierten Warenwirtschaftssystemen ist es wichtig, auf Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen zu achten.

5. Kosten-Nutzen-Verhältnis

Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Anschaffungskosten, Betriebskosten und den gebotenen Funktionen sollte gewährleistet sein.

Die besten 10 Warenwirtschaftssystem-Software

Basierend auf Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Marktakzeptanz gehören folgende Lösungen zu den besten:

1. SAP Business One: ideal für Mittelständler mit umfassenden Anforderungen.
2. Oracle NetSuite: Starke Integration von ERP-Systemen und Rechnungsstellung.
3. Microsoft Dynamics 365: perfekt für die Auftragsverwaltung und den Multichannel-Vertrieb.
4. Zoho Inventory: Günstige kaufmännische Standardsoftware mit modernen Funktionen.
5. Sage 100: Beliebt im Einzelhandel dank einfacher Bedienung.
6. JTL-WaWi: Starke Verbindung zu E-Commerce-Plattformen.
7. Lexware Warenwirtschaft: Eine erschwingliche Lösung für kleine Unternehmen.
8. Odoo: flexibel und mit einem Open-Source-Modell verfügbar.
9. Epicor Prophet 21: Entwickelt für den Großhandel und Logistikdienstleister.
10. TradeGecko: Perfekt für den internationalen Handel.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Seit wann gibt es WaWi-System?

Die ersten Warenwirtschaftssysteme wurden in den 1970er-Jahren entwickelt, um die Prozesse der Lagerhausmanagement-Systeme zu automatisieren. Mit dem Aufstieg von ERP-Systemen in den 1990er-Jahren wurden Warenwirtschaftssysteme immer leistungsfähiger und umfangreicher. Moderne Systeme integrieren nun Funktionen wie Datenanalyse und -berichterstattung sowie CRM.

Was sind die Unterschiede zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP-System?

Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich auf die Verwaltung von Warenflüssen, einschließlich Bestandskontrolle, Einkaufsplanung und Lieferkettenmanagement. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) hingegen bietet eine umfassendere Lösung, die auch Bereiche wie Finanzmanagement, Personalwesen und Ressourcenplanung abdeckt.

Beispiel:

• Ein Warenwirtschaftssystem organisiert den Lagerbestand eines Unternehmens.
• Ein ERP-System integriert zusätzlich Rechnungsstellung, Lohnbuchhaltung und strategische Planung.

Wie baut man ein Produktmanagementsystem auf?

Ein Produktmanagementsystem beginnt mit einer klar strukturierten Bestandsdatenbank, in der alle Artikel mit Attributen wie Preis, Lagerort und Lieferantendaten erfasst werden. Die wichtigsten Schritte sind:

• Auswahl einer geeigneten Produktmanagement-Software.
• Integration von Barcode-Scanning zur einfachen Nachverfolgung von Waren.
• Automatisierung von Prozessen wie automatisierten Nachbestellungen.
• Verknüpfung mit CRM- und Rechnungsstellungsmodulen.

Für welche Branchen sind Produktmanagementsysteme geeignet?

Produktmanagementsysteme sind branchenübergreifend einsetzbar und besonders für Unternehmen relevant, die komplexe Lageroptimierung oder Logistikoptimierung betreiben.

Beispiele:

• Einzelhandel: Verwaltung saisonaler Produkte und Rabattaktionen.
• Großhandel: Integration von Lieferantendatenbanken und Echtzeit-Überwachung der Bestände.
• E-Commerce-Plattformen: Synchronisation von Lagerbeständen über verschiedene Vertriebskanäle.
• Logistikdienstleister: Effiziente Planung und Steuerung von Transporten.

Was sind die Unterschiede zwischen einem cloudbasierten Warenwirtschaftssystem und einem System vor Ort?

Cloudbasiertes Warenwirtschaftssystem:

• Vorteile
  • Flexibilität: Zugriff von überall.
  • Geringere Anfangsinvestitionen.
  • Regelmäßige automatische Updates durch den Cloud-Service-Provider.
• Nachteile:
  • Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung.
  • Datenschutzbedenken.

System vor Ort:

• Vorteile:
  • Volle Kontrolle über Daten und IT-Infrastruktur
  • Keine laufenden Abonnementgebühren
• Nachteile:
  • Hohe Anschaffungskosten
  • Höherer Wartungsaufwand