Rechnung schreiben: Alles, was du 2025 wissen musst

Du stehst kurz davor, deine Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen und du fragst dich, wie man eine Rechnung schreibt?

In diesem Blogbeitrag erklären wir dir, welche Angaben du in einer Rechnung brauchst, wie eine Rechnung aufgebaut sein muss, wie du Schritt für Schritt eine Rechnung schreibst, wie du GoBD konform Rechnungen aufbewahrst und noch vieles mehr!

Neue Regelungen: Die E-Rechnungspflicht

Ab Januar 2025 wurde in Deutschland die E-Rechnungspflicht eingeführt. Aber was bedeutet das eigentlich ganz genau?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format, die maschinell verarbeitet werden kann.

Wenn du mit Unternehmen arbeitest (B2B) musst du E-Rechnungen ausstellen. Falls du aber mit Privatkunden (B2C) arbeitest gilt diese Pflicht erstmals nicht.

Warum wurde diese Pflicht eigentlich eingeführt? Die E-Rechnungspflicht soll den digitalen Austausch von Rechnungen erleichtern und Betrug vorbeugen. Nicht nur das: Sie spart Papier, ist schnell und einfacher zu verarbeiten. 

Was sind Pflichtangaben in einer Rechnung?

Damit deine Rechnung rechtlich gültig ist, müssen bestimmte Pflichtangaben in deiner Rechnung enthalten sein. Hier ist eine detaillierte Liste darüber:

• Dein voller Name und deine Anschrift: Das ist wichtig, damit dein Kunde weiss, wer die Rechnung ausstellt. Beispiel: Max Mustermann, Musterstrasse 1, 1234 Musterstadt.
• Name und Anschrift deines Kunden: Damit die Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann, ist diese Angabe sehr wichtig: Beispiel: Anna Beispiel, Beispielweg 3, 134234 Beispielstadt. 
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird
• Eine genaue Beschreibung deiner Produkte oder Dienstleistungen
• Der Nettobeitrag, der Steuersatz und der Umsatzsteuerbetrag
• Der Gesamtbetrag (Brutto)
• Das Datum der Lieferung oder Leistung 

Warum das wichtig ist: Ohne diese Angaben könnte deine Rechnung vom Finanzamt oder deinem Kunden beanstandet werden. Stell dir vor, du vergisst die Steuernummer und dein Kunde kann die Rechnung nicht verbuchen. Das führt dann zu Problemen mit dem Finanzamt.

Hinweis für Kleinunternehmer: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen schreibst du: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wie müssen Kleinunternehmer Rechnungen schreiben?

Wenn du ein Kleinunternehmen hast und dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag und im aktuellen Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt, kannst du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen.

Das heißt, du musst keine Umsatzsteuer ausweisen und schreibst stattdessen auf die Rechnung: “Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Pflichtangaben in der Rechnung für Kleinunternehmer:

• Dein Name und Anschrift
• Name und Anschrift deines Kunden
• Steuernummer (keine Umsatzsteuer-ID nötig, da du keine Umsatzsteuer ausweist)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer)
• Auf der Rechnung folgenden Hinweis vermerken: “Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• Leistungsdatum

Hinweis: Den gleichen Hinweis auf die Umsatzsteuer musst du auch auf Onlineshop, Produktseite, Warenkorb und Checkout angeben.

Wie sollte deine Rechnung aufgebaut sein?

Ja, aber nur in bestimmten Fällen. Als Privatperson kannst du eine Rechnung schreiben, wenn du z. B. gelegentlich etwas verkaufst (wie auf einem Flohmarkt oder bei eBay Kleinanzeigen).

Wichtig: Beachte die steuerlichen Regeln z. B. Umsatzsteuer anmelden, wenn sie anfällt. Wenn du regelmäßige Einnahmen erzielst, musst du dich für ein Gewerbe anmelden.

Steuerliche Aspekte: Wenn du als Privatperson eine Rechnung schreibst und dein erzielter Umsatz steuerpflichtig ist, musst du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Beispiel: Du verkaufst ein gebrauchtes Möbelstück für 500 € inkl. 19 % Umsatzsteuer. Davon musst du 95 € Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen. 

Risiken: Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, ohne ein Gewerbe anzumelden, riskierst du Probleme mit dem Finanzamt. 

Schritt für Schritt: So schreibst du deine erste Rechnung

Jetzt steht die Aufgabe an, eine Rechnung zu schreiben, die nicht nur professionell aussieht, sondern auch allen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Keine Sorge, das ist einfacher, als es klingt.

Wir werden dir zeigen, wie du Schritt für Schritt deine erste Rechnung erstellst – natürlich nach den aktuellen Regelungen in Deutschland, inklusive der neuen E-Rechnungspflicht ab 2025.

Schritt 1: Verstehe die Grundlagen

Bevor du loslegst, solltest du wissen, wann eine Rechnung nötig ist. In Deutschland bist du nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung auszustellen, wenn dein Kunde ein Unternehmen ist oder eine juristische Person.

Für Privatpersonen (B2C) ist das optional, aber oft sinnvoll für deine Buchhaltung.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt zudem die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Keine Panik – ich erkläre dir später mehr dazu.

Schritt 2: Sammle alle Informationen

Bevor du deine Rechnung schreibst, brauchst du ein paar Angaben von dir und deinem Kunden.

• Deine Daten: Vollständiger Name oder Firmenname mit Rechtsform, z. B. Max Mustermann GmbH, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), Bankverbindung (IBAN und ggf. BIC).
• Kundendaten: Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (bei Firmen inklusive Rechtsform, z. B. “Musterfirma AG”).
• Leistungsdetails: Was hast du geliefert oder geleistet? Wann? Wie viel kostet es?

Tipp: Wenn du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG tätig bist (Umsatz unter 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr), musst du keine Umsatzsteuer ausweisen.

Schritt 3: Wähle das richtige Format

Du hast mehrere Auswahlen deine Rechnung zu erstellen: 

• Manuell: Mit Word oder Excel kannst du deine Rechnung erstellen. Das geht aber nur für den Anfang, aber Vorsicht: Diese Dokumente sind nicht of GoBD-konform, da sie leicht manipuliert werden können. 
• Rechnungssoftware: Buchhaltungsprogramme sind ideal für die Rechnungserstellung. Sie erzeugen automatisch rechtssichere Rechnungen und unterstützen oft auch das E-Rechnungsformat. 
• E-Rechnungstools: Für B2B brauchst du ein Tool, das strukturierte Formate wie XRechnung unterstützt (z. B. ZUGFeRD-kompatible Software).

Da die Rechnungspflicht jetzt gilt, empfehle ich dir, direkt ein Tool zu nutzen, das beides kann: klassische PDF-Rechnungen und E-Rechnungen.

Schritt 4: Setze die Pflichtangaben ein

Deine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird (§ 14 UStG). Hier sind die Pflichtangaben (Stand März 2025):

• Rechnungsaussteller: Dein voller Name/Firmenname und Anschrift.
• Rechnungsempfänger: Name und Anschrift deines Kunden.
• Rechnungsnummer: Eine fortlaufende, einmalige Nummer (z. B. RE204214). Kleiner Tipp: Beginne mit dem Jahr, das macht es übersichtlich.
• Rechnungsdatum: Das Datum, an dem du die Rechnung erstellt hast (z. B. 03. März 2025)
• Leistungsdatum: Wann hast du die Leistung erbracht?
• Leistungsbeschreibung: Beschreibe genau, was du geliefert oder geleistet hast (z. B. Erstellung einer Website)
• Nettobetrag: Der Preis ohne Umsatzsteuer (z. B. 500 €)
• Umsatzsteuersatz und -betrag: Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, gib den Steuersatz (z. B. 19 %) und den Betrag (z. B. 95 €) an.
  Hinweis für Kleinunternehmer: Kleinunternehmer schreiben stattdessen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“
• Gesamtbetrag: Netto plus Umsatzsteuer (z. B. 595 €) oder nur Netto bei Kleinunternehmern.
• Zahlungsmethode und -frist: Zum Beispiel “Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto: IBAN DE12 3456 7890 1234 5678”

Schritt 5: Gestalte die Rechnung übersichtlich

Eine gute Rechnung ist nicht nur korrekt, sondern auch klar strukturiert. Damit es dir leichter fällt haben wir ein Beispiel vorbereitet, den du über diesen Link ansehen kannst: Zur Rechnungsvorlage.

Schritt 6: Prüfe die E-Rechnungspflicht (nur für B2B)

Falls dein Kunde ein Unternehmen ist, musst du eine E-Rechnung (seit 2025) ausstellen. Das bedeutet:

• Die Rechnung muss in einem strukturierten Format (z. B. XML) sein, das maschinenlesbar ist. Ein einfaches PDF reicht nicht mehr, es sei denn, dein Kunde stimmt zu (Übergangsregelung bis 2026 für Umsätze aus 2025).
• Nutze eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen generiert, oder wandle deine Rechnung nachträglich in ein Format wie ZUGFeRD um.

Falls du noch keine Software hast, kannst du vorerst eine Rechnung im PDF-Format schicken, solange dein Kunde zustimmt. Langfristig solltest du aber auf eine Software umsteigen.

Schritt 7: Versende deine Rechnung

• B2C: Schicke die Rechnung per E-Mail (PDF) oder Post 
• B2B: Nutze idealerweise ein E-Rechnungssystem oder sende sie per E-Mail im richtigen Format. Kläre dich mit deinem Kunden ab, wie er die Rechnung empfangen möchte.

Speichere eine Kopie für deine Unterlagen – die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.

Schritt 8: Verfolge die Zahlung

Setze eine klare Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage) und überprüfe, ob das Geld eingeht. Falls nicht, sende eine freundliche Erinnerung, gefolgt von einer Mahnung, wenn nötig.

Tipps zur Rechnung schreiben

• Detailliert erklären: Beschreibe deine Leistung so, dass jeder sie versteht. Beispiel: “Erstellung einer Website” statt “Webentwicklung gemäss Angebot”
• Fortlaufende Rechnungsnummer: Fortlaufende Nummern sind gesetzlich Pflicht. Hier ein Beispiel: RE2025-001, RE2025-002, usw.
• Zahlungsfrist setzen: Zum Beispiel 14 oder 30 Tage. Beispiel: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“.
• Logo nutzen: Macht deine Rechnung persönlicher und professioneller.
• Danke sagen: Ein freundlicher Satz am Ende kommt immer gut an. Beispiel: „Vielen Dank für deinen Auftrag – wir freuen uns auf mehr!“.
• Zahlungserinnerungen: Wenn dein Kunde nicht zahlt, schick eine freundliche Erinnerung. Beispiel: „Hallo Anna, nur eine kleine Erinnerung: Die Rechnung RE2025-001 ist noch offen. Vielen Dank!“.
• Effizienter Prozess: Nutze Tools, um Rechnungen automatisch zu erstellen und zu versenden – das spart Zeit.

Rechnung als Kleinunternehmer erstellen

Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag (und im aktuellen Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt), kannst du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen.

Das heißt: Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen schreibst du auf die Rechnung: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Pflichtangaben für Kleinunternehmer auf der Rechnung:  

• Dein Name und Anschrift
• Name und Anschrift deines Kunden
• Steuernummer (keine Umsatzsteuer-ID nötig, da du keine Umsatzsteuer ausweist)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer)
• Hinweis: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• Leistungsdatum

Unterschiede zu regulären Rechnungen: Reguläre Rechnungen enthalten Umsatzsteuerangaben (Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag). Kleinunternehmer-Rechnungen sind einfacher, weil diese Angaben wegfallen.

Hinweis: Als Kleinunternehmer musst du auf der Produktseite, Warenkorb und im Checkout keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen gibst du überall den Nettopreis an und weist darauf hin, dass du keine Umsatzsteuer berechnest.

Tipp: Wenn du einen Onlineshop hast, füge den Kleinunternehmer-Hinweis in die AGB und ins Impressum ein, um rechtlich abgesichert zu sein.

Rechnung manuell oder mit Software schreiben?

Manuell

Mit Word oder Excel kannst du manuell eine Rechnung erstellen. Dieser ist gut für den Start, aber aufwändig und fehleranfällig. Außerdem musst du Rechnungsnummern selbst verwalten und Steuerbeträge manuell berechnen.

Software

Eine Buchhaltungssoftware spart Zeit,macht Berechnungen automatisch und hält dich gesetzeskonform.

GoBD und Aufbewahrungsfristen: Was du wissen musst

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) legt fest, wie du Rechnungen aufbewahren musst.

In Deutschland gilt: 10 Jahre Aufbewahrungsfrist. Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert werden – digital z. B. als PDF oder auf Papier.

Wichtig: Das Originalformat muss erhalten bleiben.

Anforderungen der GoBD:

• Rechnungen müssen lesbar, vollständig und unveränderbar sein.
• Sie müssen jederzeit auffindbar sein (z. B. durch eine klare Ablage).
• Elektronische Rechnungen müssen in einem Format gespeichert werden, das maschinell verarbeitet werden kann (z. B. XML für E-Rechnungen).

Meistgestellte Fragen

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Verkäufer oder Dienstleister an einen Käufer ausstellt, um die Zahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen zu fordern.

Wie wird eine Rechnung versendet?

Es gibt mehrere Wege, wie du deine Rechnung versenden kannst: Per Post, per E-Mail, als E-Rechnung oder über eine Buchhaltungssoftware.

Was sind die größten Fehler beim Erstellen einer Rechnung?

Hier sind die grössten Fehler, die bei der Erstellung einer Rechnung: Fehlende Pflichtangaben, unklare Leistungsbeschreibung, falsche Steuerangaben, fehlende Zahlungsfrist, nicht fortlaufende Rechnungsnummer, unprofessionelles Layout, keine Aufbewahrung der Rechnung.

Wie schreibe ich eine Rechnung korrekt?

Dazu musst du bestimmte Pflichtangaben gemäß § 14 UStG erfüllen, darunter Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag, Gesamtbetrag.

Ist eine Quittung eine Rechnung?

Nein, eine Rechnung fordert die Zahlung ein und ist steuerlich relevant. Eine Quittung ist ein Zahlungsbeleg, der nach erfolgter Zahlung ausgestellt wird und bestätigt, dass die Zahlung geleistet wurde.

Wer muss ab 2025 E-Rechnungen erstellen?

Ab 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich bei Geschäften mit anderen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen können.

Wie erstelle ich ein Rechnungsmuster?

Ein Rechnungsmuster kannst du mit Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder Tabellenkalkulationen wie Excel erstellen.

Wie schreibe ich privat eine Rechnung

Wenn du als Privatperson eine Rechnung schreibst (z. B. für einen privaten Verkauf oder eine Dienstleistung), gelten die gleichen Regeln wie bei einer normalen Rechnung n ur ist sie simpler und kürzer gefasst.

Was ist ein guter Satz für eine Rechnung

Ein freundlicher und professioneller Schlusssatz macht Eindruck hier ein paar Beispiele:

• „Vielen Dank für Ihren Auftrag! Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“
• „Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und bitten um Überweisung des Betrags bis zum (Datum).“
• „Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“

Wie stelle ich einem Kunden zum ersten Mal eine Rechnung?

• Vorab klären: Informiere den Kunden vorab über die Rechnungsstellung.
• Professionelle Gestaltung: Nutze ein übersichtliches Layout mit einem Logo und allen Pflichtangaben
• Persönliche Ansprache: Schreibe deinen Kunden mit Vor- und Nachnamen an und füge einen Dankessatz hinzu
• Klare Zahlungsfrist: Gib eine realistische Frist
• Freundliche Kommunikation: Versende die Rechnung mit einer netten E-Mail