Proforma Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır? (Proforma Fatura Örneği)

Satıcının alıcıya sunacağı mal veya hizmeti, miktarını, fiyatını, teslim ve ödeme koşullarını gösteren proforma fatura, satıştan önce hazırlanan bir ön teklif belgesidir. Bu belge, tarafların sipariş kesinleşmeden önce fiyat ve satış koşulları üzerinde mutabık kalmasına yardımcı olur.

Proforma fatura kesin satış faturası değildir. Tek başına mali yükümlülük doğurmaz, ödeme yapılmış ya da mal sevkiyatı gerçekleşmiş sayılmaz. Satış kesinleştiğinde, işlem için ticari veya kesin satış faturası düzenlenir. Denizli İhracatçılar Birliği ile T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın açıklamalarında da bu belgenin ticari faturadan ayrı olduğu belirtilir.

Bu nedenle proforma fatura; özellikle dış ticarette teklif sunmak, sipariş ayrıntılarını netleştirmek ve bazı başvurulara belge sağlamak için kullanılır. Belgenin içeriği, işlemin niteliğine ve tarafların ihtiyaçlarına göre değişebilir.

🎧 Dilerseniz bu içeriğimizi podcast olarak da dinleyebilirsiniz:

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce hazırlanan ve planlanan işlemin koşullarını gösteren ön faturadır. Satıcı, bu belgeyle ürün veya hizmete ilişkin fiyat, miktar ve teslimat gibi bilgileri alıcıya sunar.

Proforma fatura, tarafların satışa konu olacak işlemi değerlendirmesine yardımcı olur. Bu nedenle düzenlenmesi, kesinleşmiş bir satışın gerçekleştiği anlamına gelmez.

Proforma Faturasının Kullanım Amacı Nedir?

Proforma faturanın temel amacı, alıcıya mal veya hizmetin fiyatını, miktarını, teslim ve ödeme koşullarını önceden sunmaktır. Denizli İhracatçılar Birliği’nin 2026 tarihli ihracat rehberine göre bu belge, satıcının alıcıya yaptığı teklif niteliğindedir. Alıcı teklifi kabul edip sipariş verdiğinde işlem kesinleşebilir ve proformadaki bilgiler ticari faturanın hazırlanmasına temel oluşturabilir.

Bu belge, tarafların satış koşullarını netleştirmesine ve sipariş, ödeme ile sevkiyat sürecini başlatmasına yardımcı olur. Ancak tek başına mali yükümlülük oluşturmaz ve ticari fatura yerine geçmez. Kesin satış ve vergisel işlemler için ayrıca ticari fatura düzenlenmesi gerekir.

Dış ticaret işlemlerinde proforma fatura, bazı başvuru ve gümrük süreçlerinde de kullanılabilir. Ticaret Bakanlığı’nın 2026 tarihli bilgilerine göre geçici ithalat izni başvurusuna, gerekli görülmesi hâlinde proforma faturanın aslı ve iki nüsha tercümesi eklenebilir. Ayrıca bazı uluslararası gönderilerde eşyanın içeriğini ve değerini gümrük işlemleri için göstermek amacıyla bu belgeden yararlanılabilir.

Proforma Faturasının Özellikleri Nelerdir?

Proforma fatura, satıştan önce hazırlanan ve ürün ya da hizmete ilişkin fiyatı, satış şartlarını ve teklifin geçerlilik süresini gösteren bir teklif belgesidir. Tek başına kesin satış faturası veya ticari fatura sayılmaz; alıcının şartları kabul edip sipariş vermesiyle satış kesinleşebilir ve ardından ticari fatura düzenlenebilir.

Bu belgenin öne çıkan özellikleri şunlardır:

• Satıştan önce düzenlenir: Mal veya hizmet henüz teslim edilmeden, tarafların fiyat ve satış koşulları üzerinde değerlendirme yapabilmesi için hazırlanır.
• Teklif niteliği taşır: Fiyat, miktar, teslimat ve ödeme gibi koşulları önceden ortaya koyar. Bu nedenle alıcı, satın alma kararını vermeden önce şartları inceleyebilir.
• Tek başına mali yükümlülük doğurmaz: T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli ders materyalinde normal şartlarda yalnızca teklif amacıyla düzenlenen ve mal teslimi ya da hizmet ifasını göstermeyen bu belgenin yasal ve mali bir yükümlülük taşımadığı belirtilir.
• Damga vergisi değerlendirmesi içeriğe göre yapılır: Belgenin üzerinde “proforma fatura” yazması, tek başına damga vergisi uygulanmayacağı anlamına gelmez. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2012 tarihli açıklamasına göre değerlendirmede belgenin adı değil, içerdiği hukuki işlem ve hükümler esas alınır. Alıcının teklifi kabul ettiğini gösteren imza veya kabul şerhi bulunuyorsa belge, içeriğine göre sözleşme ya da sipariş kabul mektubu niteliğinde değerlendirilebilir ve damga vergisine tabi olabilir. Bu ayrım T.C. Adalet Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı’nın 2021 tarihli dokümanında da açıklanır.
• Kendiliğinden belirli bir süre boyunca geçerli değildir: Teklif fiyatının ve koşullarının hangi tarihe kadar geçerli olduğu belgede ayrıca yazılmalıdır. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli materyaline göre teklif süresi sona erdiğinde satıcının fiyatı veya koşulları güncellemesi gerekebilir.
• Satış kesinleştiğinde farklı bir belge düzenlenir: Alıcı şartları kabul edip sipariş verdiğinde satış kesinleşebilir. Denizli İhracatçılar Birliği’nin 2012 tarihli ihracat rehberine göre bu aşamadan sonra kesin satış veya ticari fatura düzenlenir.

Bu nedenle belgeyi hazırlarken teklifin geçerlilik tarihini açıkça yazın. Ayrıca alıcının kabulünü gösteren imza veya şerh eklemeden önce belgenin hukuki ve vergisel sonuçlarını değerlendirin.

Proforma Faturasının Kullanım Alanları

Proforma fatura, satış kesinleşmeden önce ürünün tanımını, miktarını, fiyatını ve teslimat koşullarını sunan bir ön teklif belgesidir. Bu nedenle ticari faturanın yerine geçmez. Kullanım alanı, işlemin türüne ve başvuru yapılan kurumun güncel belge şartlarına göre değişir.

• Teklif ve ön onay süreçleri: Satıcı, alıcıya ürün ve fiyat koşullarını sunmak için bu belgeyi düzenleyebilir. Alıcı da satın alma kararından önce ürün, miktar ve teslimat bilgilerini değerlendirebilir. T.C. Ticaret Bakanlığı’nın 2024 tarihli Esnaf ve Sanatkârlar Özelinde E-İhracat Kılavuzu proforma faturayı ihracatçının ithalatçıya sunduğu ön teklif niteliğinde bir belge olarak açıklar.
• İhracat ve ithalatla ilgili özel işlemler: Proforma fatura, her ithalat veya ihracat işleminde zorunlu bir gümrük belgesi değildir. T.C. Ticaret Bakanlığı’nın 2025 tarihli İhracat Genelgesi bazı özel durumlarda proforma faturanın gümrük beyannamesine veya ihracatçının yazılı beyanına destekleyici belge olarak sunulabileceğini belirtir. Temel beyan belgesi ise işlemin niteliğine göre gümrük beyannamesidir.
• Geçici ithalat izin başvuruları: Geçici ithal edilecek eşyanın özelliklerini ve işlem kapsamını açıklamak için başvuruya proforma fatura eklenebilir. T.C. Ticaret Bakanlığı’nın 2026 tarihli Geçici İthalat Sıkça Sorulan Sorular içeriğine göre proforma faturanın aslı ve iki nüsha Türkçe tercümesi başvuru belgeleri arasında yer alabilir. Kurum, işlemin niteliğine göre katalog, teknik doküman veya taraflar arasındaki anlaşma gibi ek belgeler de isteyebilir.
• Bazı TIR işlemleri: Asıl faturanın sunulamadığı bazı TIR işlemlerinde proforma fatura ile gümrük işleminin yürütülmesine izin verilebilir. T.C. Ticaret Bakanlığı’nın 2023 tarihli TIR sıkça sorulan sorular içeriğine göre bu durumda asıl faturanın 15 gün içinde ibraz edileceğine dair taahhütname alınır. Bu kullanım, proforma faturaya geçici bir belge işlevi kazandırır; belge ticari faturanın kalıcı yerine geçmez.
• Kredi ve finansman başvuruları: Bazı özel vergi ve kredi uygulamalarında proforma fatura başvuru aşamasında kabul edilebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2015 tarihli İstisna Kapsamında Kredi Kullanımına İlişkin Tebliğ’inde belirli makine ve teçhizat kredilerinde proforma faturanın başvuru sırasında kullanılabildiği, kredi kullanıldıktan sonra ise satış faturasının finans kuruluşuna sunulması gerektiği belirtilir.
• Devlet destekleri ve teşvik başvuruları: Proforma fatura, bazı programlarda fiyat teklifi, ön onay veya bütçe teklifini destekleyen belge olarak kabul edilebilir. Örneğin T.C. Ticaret Bakanlığı Ordu Ticaret İl Müdürlüğü’nün 2026 yılı Koop-Des başvuru duyurusunda makine ve ekipman alımlarında proforma fatura başvuru belgeleri arasında sayılır. Ticaret Bakanlığı’nın 2024 tarihli Pazara Giriş Belgesi Desteğine İlişkin Genelgesi ise proforma faturanın bazı ön onay veya prefinansman başvurularında kullanılabildiğini; destek ödemesinde gerçekleşen harcamayı gösteren fatura ve ödeme belgelerinin arandığını belirtir. Kabul şartı, başvurulan programın mevzuatına göre kontrol edilmelidir.
• Yatırım teşvik işlemlerine ilişkin bazı başvurular: Proforma fatura, yatırım teşvik uygulamalarındaki her işlem için geçerli nihai belge değildir. T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’nın 2025 tarihli Teşvik Uygulama Sıkça Sorulan Sorular dokümanında bazı özel inceleme ve başvurularda fatura veya proforma fatura asıllarının kabul edilebildiği belirtilir. Buna karşılık yatırım teşvik belgesi kapsamındaki KDV istisnalı teslimlerde, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2026 tarihli açıklamasına göre geçerli yatırım teşvik belgesi ve gerçekleşen teslimi gösteren satış faturası esas alınır. Proforma fatura tek başına KDV istisnası sağlamaz.

Bu örnekler, belgenin hangi amaçla kullanılabileceğini gösterir; tek başına her gümrük, banka, teşvik veya vergi işleminde yeterli olduğu anlamına gelmez. Düzenlemeden önce ilgili kurumun güncel başvuru şartları ve işlem türü kontrol edilmelidir.

Proforma Faturasında Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Proforma faturada belgenin teklif niteliğinde olduğunu gösteren ibare, düzenlenme tarihi, belge numarası, taraf bilgileri, ürün veya hizmet ayrıntıları ve ticari koşullar yer almalıdır. Ancak bu alanların tamamını her işlem için geçerli tek bir yasal zorunluluk listesi olarak değerlendirmemek gerekir. Orta Anadolu İhracatçı Birlikleri’nin 2026 tarihli içeriği ile T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli eğitim materyalleri, özellikle dış ticaret işlemlerinde bulunması gereken temel bilgileri sıralar. Hangi alanların zorunlu olduğu, işlemin niteliğine ve alıcının talebine göre değişebilir.

Temel Bilgiler

Bir proforma faturada aşağıdaki alanlar açık ve eksiksiz şekilde bulunmalıdır:

• Belge başlığı: Belgenin teklif niteliğinde olduğunu göstermek için açıkça “PROFORMA FATURA” ibaresi yazılmalıdır.
• Düzenlenme tarihi ve belge numarası: Belgenin ne zaman ve hangi kayıtla düzenlendiğini gösterir.
• Satıcının bilgileri: Satıcının adı veya ticari unvanı, adresi ve iletişim bilgileri yer almalıdır.
• Alıcının bilgileri: Alıcının adı veya ticari unvanı, adresi ve iletişim bilgileri yazılmalıdır.
• Mal veya hizmetin tanımı: Ürünün ya da hizmetin cinsi ve ayrıntılı açıklaması belirtilmelidir.
• Miktar ve fiyat bilgileri: Miktar, birim fiyat, toplam tutar ve kullanılan para birimi gösterilmelidir.
• Ödeme ve teslim koşulları: Ödeme şekli, teslim şekli, sevkiyat yöntemi ile teslim veya sevkiyat bilgileri belirtilmelidir.
• Teklifin geçerlilik süresi: Fiyat ve koşulların hangi tarihe kadar geçerli olduğu yazılmalıdır.
• Navlun ve sigorta bilgileri: Varsa navlun ve sigorta tutarları ayrıca gösterilmelidir.
• İmza ve kaşe: Düzenleyen firmanın imzası bulunmalı; gerektiğinde firma kaşesi de eklenmelidir.

Bu temel alanlar, özellikle dış ticarette tarafların aynı ticari koşulları esas almasını sağlar. Proforma fatura düzenlenirken ürün açıklamasının yalnızca genel bir adla sınırlı bırakılmaması önemlidir. Ürünün özellikleri, miktarı, fiyatı ve sevkiyat koşulları ne kadar açık yazılırsa teklifin yorumlanması da o kadar kolay olur.

Ticari Uygulamaya veya Alıcı Talebine Bağlı Bilgiler

Bazı bilgiler işlemin niteliğine, ürünün özelliklerine veya alıcının talebine göre proforma faturaya eklenir. Özellikle dış ticaret işlemlerinde aşağıdaki ayrıntılar istenebilir:

• Ürünün ağırlığı ve ebatları,
• Ürün menşei,
• Ambalaj özellikleri,
• Koli veya paket bilgileri,
• Ürün numarası,
• Taşıma ve sevkiyata ilişkin ek açıklamalar,
• Alıcının talep ettiği başka ürün veya teslimat ayrıntıları.

Bu alanlar her proforma faturada aynı kapsamda kullanılmayabilir. Örneğin ağırlık ve paket bilgileri sevkiyat planlaması için gerekli olabilirken, hizmet sunulan bir işlemde uygulanmayabilir. Bu nedenle belgeyi hazırlamadan önce alıcının talep ettiği formatı ve işlemin dış ticaret gerekliliklerini kontrol etmek gerekir.

Son olarak proforma fatura, kesin satış faturası değildir. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli materyaline göre bu belge fatura niteliği taşımadığından tek başına muhasebe kaydı için kullanılmaz. Sipariş ve satış koşulları kesinleştiğinde ticari fatura düzenlenir. Bu ayrım, proforma faturaya ait bilgilerin neden açıkça “teklif” çerçevesinde hazırlanması gerektiğini gösterir.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura, satış kesinleşmeden önce hazırlanan teklif niteliğinde bir belgedir. Bu nedenle “Proforma fatura” ibaresini taşımalı ve resmî fatura yerine geçmediği açıkça belirtilmelidir. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli eğitim materyallerine göre Türkiye’de bu belge için zorunlu ve standart bir format bulunmaz; işletmeler, ihtiyaçlarına göre kendi şablonlarını oluşturabilir.

Düzenleme sırasında şu bilgileri sırayla ekleyebilirsiniz:

1. Belge başlığı: Belgenin üst kısmında açıkça “proforma fatura” ifadesi yer almalıdır.
2. Taraf bilgileri: Satıcı ve alıcının adı, adresi, vergi bilgileri ve iletişim bilgileri yazılmalıdır. Satıcı adına işlem yapan temsilcinin iletişim bilgileri de eklenebilir.
3. Belge bilgileri: Düzenlenme tarihi, referans veya proforma fatura numarası belirtilmelidir.
4. Ürün ya da hizmet bilgileri: Ürün veya hizmetin açıklaması, miktarı, birimi ve birim fiyatı açıkça yazılmalıdır.
5. Toplam tutar: Miktar ile birim fiyat kullanılarak toplam tutar hesaplanmalıdır. Para birimi de ayrıca belirtilmelidir.
6. Vergi bilgileri: KDV oranı ve KDV tutarı gösterilebilir. Yapılan KDV hesaplaması sonucunda KDV’nin fiyata dahil olup olmadığı mutlaka açıkça yazılmalıdır. Örneğin, fiyatın altında “KDV dahil değildir” ifadesi kullanılabilir.
7. Teslimat koşulları: Teslim şekli, teslim yeri ve varsa dış ticaret işlemlerine ilişkin diğer koşullar belirtilmelidir.
8. Ödeme koşulları: Ödeme yöntemi, vadesi ve tarafların üzerinde anlaştığı diğer ödeme şartları eklenmelidir.
9. Ek koşullar: Dış ticaret işlemlerinde menşe ve garanti şartları gibi bilgiler; gerekli durumlarda iade veya benzeri özel koşullar yazılabilir.

KDV’nin bu belgede gösterilmesi, tek başına gerçek bir vergi tahakkuku veya muhasebe kaydı oluşturmaz. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli materyallerinde de proforma faturada KDV oranı ve tutarı için alanlar bulunurken belgenin teklif niteliği korunmaktadır. Proforma fatura, satış gerçekleştiğinde düzenlenen kesin faturanın yerine geçmez ve tek başına muhasebe kaydına esas alınmaz.

Teklif aşamasındaki bilgiler satış kesinleştiğinde değişebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2026 tarihli açıklamasına göre proforma faturanın nihai fatura veya gümrük beyannamesiyle farklı olması, nihai belgelerin gerçeğe aykırı olduğu belirlenmedikçe tek başına sahte ya da yanıltıcı belge değerlendirmesi için yeterli değildir. Yine de teklif ile kesin satış arasındaki değişikliklerin fiyat, miktar, teslimat ve ödeme koşulları bakımından açıkça izlenebilmesi gerekir.

Proforma Fatura Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Proforma fatura, kesin satış faturası veya vergi tahakkuk belgesi değildir. Satış öncesinde sunulan teklif niteliğinde bir belgedir. Bu nedenle belge, kesin fatura yerine kullanılmamalı; satış kesinleştiğinde mevzuata uygun asıl belge ayrıca düzenlenmelidir. Bu ayrım, Denizli İhracatçılar Birliği’nin 2025 tarihli ihracat rehberinde de belirtilir.

Belgeyi hazırlarken aşağıdaki noktaları kontrol edin:

• Belgenin niteliğini açıkça belirtin. Üst bölümde “PROFORMA FATURA” ibaresi yer almalıdır. Düzenleme tarihi ve fatura ya da referans numarası da eklenmelidir. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Mesleki ve Teknik Eğitim Genel Müdürlüğü’nün 2025 tarihli materyalinde bu bilgilerin yanı sıra antetli kağıt kullanımına da dikkat çekilir.
• Taraf bilgilerini eksiksiz yazın. Alıcının adı ve adresi ile satıcının ticari unvanı ve adresi açıkça belirtilmelidir. Firma iletişim bilgileri de gerekli durumlarda eklenebilir.
• Mal veya hizmeti ayrıntılı tanımlayın. Ürünün ya da hizmetin cinsi, teknik özellikleri, miktarı, birimi, birim fiyatı ve toplam tutarı belgede yer almalıdır. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Mesleki ve Teknik Eğitim Genel Müdürlüğü’nün 2026 tarihli materyali ve OAİB kaynaklı bilgiler, ayrıntılı açıklamaların teklifin yanlış anlaşılmasını ve daha sonra düzenlenecek satış faturasıyla uyumsuzluğu önlemeye yardımcı olduğunu gösterir.
• Para birimini ve ticari şartları netleştirin. Fiyatların hangi para birimine ait olduğu, teklifin geçerlilik süresi, teslim şekli ve ödeme şartları açıkça yazılmalıdır. Dış ticaret işlemlerinde ambalaj, sigorta, navlun, taşıma şekli ile tahmini yükleme ve boşaltma limanları da belirtilmelidir.
• Ek koşulları işlem türüne göre belirtin. Garanti şartları, menşe bilgisi ve değişim koşulları bazı teklif veya başvuru süreçlerinde istenebilir. Bu tür bilgilerin gerekip gerekmediğini belgenin sunulacağı kurumun taleplerine göre kontrol edin.
• Başvuru belgeleriyle tutarlılığı kontrol edin. Kamu destekleri veya proje başvurularında proforma faturanın imzalı ve kaşeli olması, bütçe kalemleriyle ve teknik şartnamede yer alan ürünlerle birebir uyum göstermesi gerekebilir. KDV’nin dahil olup olmadığı, para birimi ve teknik şartname eki gibi özel koşullar da başvuru yapılan kurumun formatına göre incelenmelidir.

Son kontrolde ürün açıklamalarını, miktarları, fiyatları, toplam tutarı ve ticari şartları birlikte karşılaştırın. Böylece teklifin kapsamı netleşir ve kesin satış faturası hazırlanırken ortaya çıkabilecek bilgi farklılıkları azaltılır.

Proforma Fatura Örneği

Görseldeki belgeyi okurken bilgileri üç bölümde değerlendirebilirsiniz: taraf bilgileri, ürün veya hizmet bilgileri ve ticari koşullar.

• Taraf bilgileri: Belgenin üst kısmında satıcıya ve alıcıya ait bilgiler yer alır. Şirket adı, adres ve iletişim bilgileri bu bölümde kontrol edilir.
• Belge bilgileri: Proforma fatura numarası ve düzenlenme tarihi, belgenin takibini kolaylaştırır. Bu alanların açık ve tutarlı yazılması gerekir.
• Ürün veya hizmet bilgileri: Satır bölümünde ürün ya da hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı ve tutarı gösterilir. Birden fazla ürün varsa her ürün ayrı bir satırda listelenir.
• Toplam tutar: Satır tutarları bir araya getirilerek toplam bedel gösterilir. Para birimi de bu bölümde açıkça belirtilmelidir.
• Ticari koşullar: Ödeme, teslimat veya sevkiyatla ilgili koşullar belgeye eklenebilir. Dış ticaret işlemlerinde tarafların üzerinde anlaştığı koşulların açık yazılması özellikle önemlidir.

Kendi belgenizi hazırlarken görseli doğrudan kopyalamak yerine bu alanları kontrol listesi olarak kullanın. Önce satıcı ve alıcı bilgilerini yazın. Ardından ürün veya hizmet kalemlerini, miktarları ve fiyatları ekleyin. Son olarak toplam tutarı, para birimini ve taraflar arasındaki özel koşulları kontrol edin.

Bu örneği okurken proforma faturanın kesinleşmiş bir satış faturası olmadığını da göz önünde bulundurun. Belgedeki bilgiler, teklifin kapsamını ve tarafların üzerinde konuştuğu ticari koşulları açıkça göstermelidir.

Proforma Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Proforma fatura, satış öncesinde hazırlanan teklif niteliğinde bir belgedir. Normal fatura ise mal teslimi veya hizmet ifası gerçekleştiğinde, vergi ve muhasebe işlemleri kapsamında düzenlenen belgedir. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli materyaline göre proforma fatura, normal fatura gibi muhasebe kaydında kullanılmaz ve tek başına kesin mali yükümlülük doğuran bir fatura olarak kabul edilmez.

Bu ayrım, proformanın her durumda hiçbir hukuki sonuç doğurmayacağı anlamına gelmez. Belgenin içeriği, tarafların kabulü ve aralarındaki sözleşme ilişkisi ayrıca değerlendirilir. Özellikle imzalı ve kabul edilmiş bir proforma, tarafların karşılıklı iradesini ortaya koyabilir.

Proforma Faturadan Sonra Fatura Kesilir mi?

Satış veya hizmet gerçekleştiğinde ve fatura düzenleme yükümlülüğü doğduğunda, proformadan ayrı olarak asıl fatura düzenlenir. Ancak fatura düzenleme zamanı yalnızca sipariş onayına ya da ödemenin yapılmasına göre belirlenmez.

Fatura düzenleme süresine ilişkin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2022 tarihli açıklamasına göre fatura, malın teslim edildiği veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmelidir. Bu sürenin hesabında satış bedelinin tahsil edildiği tarih değil, teslim veya hizmetin ifa edildiği tarih esas alınır. Yedi günlük süre içinde düzenlenmeyen fatura, Vergi Usul Kanunu bakımından hiç düzenlenmemiş sayılabilir.

Proforma belgesi, içeriğine ve işlemdeki kullanım biçimine göre ayrıca incelenmelidir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2021 tarihli özelgesinde, mal tesliminden veya hizmet ifasından önce düzenlenen fatura ya da fatura niteliğindeki bir belgenin vergiyi doğuran olay bakımından sonuç doğurabileceği belirtilir. Bu nedenle proformanın yalnızca teklif olarak mı kaldığı, yoksa fatura veya benzeri belge niteliği kazanıp kazanmadığı önem taşır.

Proforma Fatura Ne Zaman Gönderilir?

Proforma fatura, genellikle satıştan önce; alıcı fiyat, ürün veya hizmet kapsamı, miktar, teslimat ve ödeme koşullarını görmek istediğinde gönderilir. Satıcı bu belgeyle kesin fatura düzenlemeden önce ticari şartları karşı tarafa sunar.

Bu belge, tarafların şartları netleştirmesine yardımcı olur. Alıcı proformadaki koşulları kabul edip belgeyi bu iradeyi gösterecek şekilde satıcıya iade ederse, proforma yalnızca bilgilendirme amacı taşıyan bir metin olmaktan çıkıp taraflar arasındaki sözleşme ilişkisinin değerlendirilmesinde önem kazanabilir. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli materyalinde bu durum, satıcının kabul edilen şartları yerine getirme yükümlülüğü doğurabilecek bir süreç olarak açıklanır.

Proforma Faturada Kaşe Olur mu?

Proforma faturada kaşe bulunabilir. Kaşenin gerekip gerekmediği ise belgenin sunulacağı kuruma, işlem türüne ve karşı tarafın talebine göre değişebilir.

T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli eğitim materyalinde kaşe ve imza, proforma faturanın özellikleri arasında sayılır. Ancak bu ifade, her proforma için geçerli genel bir kanun zorunluluğu olarak değerlendirilmemelidir. Örneğin Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu’nun 2026 tarihli rehberinde belirli bir başvuru sürecindeki imza şartı açıklanırken kaşe için “varsa” ifadesi kullanılır. Bu nedenle belgeyi göndermeden önce ilgili kurumun veya alıcının belge şartlarını kontrol edin.

Proforma Faturaya İmza Atılır mı?

Proforma faturaya imza atılabilir ve bazı ticari veya kurumsal süreçlerde imza istenebilir. Ancak normal faturalar için öngörülen imza düzenlemelerinin proforma faturaya doğrudan uygulanıp uygulanmayacağı, belgenin hukuki ve ticari niteliğine göre ayrıca değerlendirilmelidir.

2013 tarihli Resmî Gazete düzenlemesinde imza şartı fatura bakımından ele alınır; proforma faturaya özel genel bir imza veya kaşe hükmü getirilmez. Buna karşılık, alıcının veya başvuru yapılan kurumun imzalı belge istemesi mümkündür. İmzalanan proformanın taraflar arasındaki kabul ve sözleşme iradesini gösterebileceğini de dikkate alın.

Proforma Faturanın Bağlayıcılığı Nedir?

Proforma fatura ilk düzenlendiğinde genel olarak teklif niteliğindedir ve tek başına normal fatura gibi muhasebe kaydı veya kesin mali yükümlülük doğurmaz. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı’nın 2025 tarihli materyaline göre proformanın ilk düzenlenmesi, satıcı açısından kural olarak mali ve hukuki yükümlülük oluşturmaz.

Bununla birlikte bağlayıcılık her durumda yok sayılamaz. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Mesleki ve Teknik Eğitim Genel Müdürlüğü’nün 2025 tarihli materyalinde, alıcının proformayı kaşeleyip yetkili kişi aracılığıyla imzalayarak satıcıya iade etmesi hâlinde belgenin sözleşme ilişkisine dönüşebileceği belirtilir. Ancak yalnızca imzanın bulunması, her olayda otomatik olarak sözleşme kurulduğu anlamına gelmez.

Sonuç olarak proformanın bağlayıcılığı; belgenin teklif olarak mı gönderildiğine, karşı tarafça kabul edilip edilmediğine, imza ve kaşe kullanımına, taraflar arasındaki sözleşmeye ve işlem koşullarına göre belirlenir. Teslim veya hizmet gerçekleştiğinde doğan fatura düzenleme yükümlülüğü ise bu değerlendirmeden ayrı olarak, ilgili vergi kurallarına göre yerine getirilmelidir.