Proforma Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Alışveriş yapmadan önce fiyat almak, şartları görmek ve ödeme planını öğrenmek her müşteri için önemlidir. İşte bu noktada devreye proforma fatura girer. Resmi bir belge olmasa da, bir satışın nasıl gerçekleşeceğini önceden özetleyen ve taraflar arasında güven sağlayan önemli bir evraktır. Özellikle yurt içi ve yurt dışı ticarette sıkça kullanılan proforma faturalar, teklif verme sürecinde hem satıcıya hem de alıcıya netlik kazandırır.

Bu içeriğimizde, proforma fatura nedir, proforma fatura nasıl hazırlanır? gibi soruları detaylı bir şekilde ele alacağız. Keyifli okumalar dileriz!

🎧 Dilerseniz bu içeriğimizi podcast olarak da dinleyebilirsiniz:

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, henüz gerçekleşmemiş bir satış için düzenlenen, teklif niteliğindeki ön faturadır.

Proforma Faturasının Kullanım Amacı Nedir?

Proforma faturanın temel amacı, alıcıya ürün ya da hizmetle ilgili fiyat, teslimat ve ödeme koşullarını önceden göstermektir. Satıcı bu belgeyi, teklif niteliğinde bir ön bilgi sunmak için düzenler. Resmi bir fatura sayılmaz; ancak alışveriş sürecini netleştirerek her iki tarafın da anlaşmasını kolaylaştırır.

Proforma Faturasının Özellikleri Nelerdir?

Proforma fatura, bir ürün veya hizmetin satışının önceden belirlenmiş bir fiyat karşılığında yapılacağını gösteren bir belgedir. Proforma faturanın özelliklerinden bazıları şunlardır:

• Proforma fatura, satışın gerçekleşmesinden önce düzenlenir ve satışın gerçekleşmesine kadar geçerlidir.
• Proforma fatura, bir ürün veya hizmetin fiyatının ne kadar olacağını gösterir ve satış işlemini önceden planlamaya yardımcı olur.
• Proforma fatura bir zorunluluk değildir.
• Damga vergisi ödeme zorunluluğu bulunmaktadır.
• Proforma faturalar üzerinde proforma fatura ibaresinin bulunması gerekmektedir.

Proforma Faturasının Kullanım Alanları

Proforma fatura, resmi bir belge olmasa da ticaretin birçok alanında önemli bir rol oynar. Özellikle alıcı ve satıcı arasındaki teklif sürecini şeffaflaştırır, ön bilgi sunar ve işlemlerin sorunsuz ilerlemesine yardımcı olur. Hem yurt içi hem de yurt dışı işlemlerde, karar verme sürecini kolaylaştıran bu belge, farklı amaçlarla sıkça kullanılır. İşte proforma faturanın en yaygın kullanım alanları:

• İhracat ve ithalat işlemleri: Gümrük beyannameleri ve resmi işlemler için ön hazırlık belgesi olarak kullanılır. Özellikle, ithalat ve ihracat süreçlerinde sıklıkla tercih edilir.
• Teklif verme süreçleri: Satıcı, alıcıya detaylı bir fiyat ve koşul bilgisi sunmak istediğinde düzenler.
• Kredi ve finans başvuruları: Bankalar, işletmelerin ticari ilişkilerini belgelemek için proforma fatura talep edebilir.
• Vergi ve teşvik işlemleri: Devlet destekleri, KDV istisnası gibi konularda başvuru sürecinde istenebilir.
• Stok ve sipariş planlaması: Alıcı, ürün detaylarını ve tahmini maliyeti önceden görerek planlama yapabilir.
• Satın alma onay süreçleri: Büyük şirketlerde, iç onay süreçlerinde satın alma kararlarını hızlandırmak için kullanılır.

Proforma Faturasında Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Proforma fatura, her ne kadar resmi bir belge olmasa da, güvenilir ve profesyonel bir teklif sunumu için belirli bilgileri içermelidir. Bu belge sayesinde alıcı, ürün ya da hizmete dair tüm detayları önceden görebilir ve satış sürecini değerlendirme şansı elde eder. Bilgilerin eksiksiz ve anlaşılır şekilde yer alması, hem satıcının ciddiyetini gösterir hem de iki taraf arasında doğabilecek karışıklıkların önüne geçer. Aşağıda bir proforma faturasında bulunması gereken temel bilgiler yer almaktadır:

• Proforma ibaresi (belgenin fatura değil, teklif niteliğinde olduğunu belirtmek için),
• Belge numarası ve tarih,
• Satıcı bilgileri (firma adı, adresi, vergi numarası, iletişim bilgileri),
• Alıcı bilgileri (firma adı veya kişi adı, adres, iletişim bilgileri),
• Ürün veya hizmet açıklaması (adet, birim fiyat, ürün kodu gibi detaylarla birlikte),
• Toplam tutar (para birimi belirtilerek),
• Teslimat ve ödeme koşulları,
• Teslim süresi ve yeri,
• Geçerlilik süresi (proforma faturanın teklif olarak ne kadar süre geçerli olduğu),
• İlgili banka bilgileri (ön ödeme ya da havale için),
• İmza ve kaşe (eğer belge fiziksel olarak sunulacaksa).

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura düzenleme işlemi, aşağıdaki adımları izleyerek gerçekleştirilebilir:

• Satıcı ve alıcının bilgilerini (adı, adresi ve vergi numarası) belirtin.
• Proforma fatura numarasını ve düzenlenme tarihini belirtin.
• Ürün veya hizmetlerin açıklamasını yapın.
• Ürün veya hizmetlerin miktarını ve birim fiyatını belirtin.
• Toplam tutarı (ürün veya hizmetlerin miktarı ve birim fiyatı toplamı) hesaplayın ve yazın.
• Eğer vergi uygulanıyorsa, vergi oranını ve vergi tutarını belirtin.
• Ödeme koşullarını belirtin.
• Teslimat koşullarını belirtin.
• Diğer uygulanabilecek koşulları (örneğin, iade koşulları) belirtin.

Bu bilgiler, proforma faturalar arasında değişiklik gösterebilir.

Proforma Fatura Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Proforma fatura oluşturulmasına karar verildiği takdirde mal veya hizmetin birim fiyatı, miktarı, ödeme şekli gibi satıcı ve ürün hakkında detayların belgeye eklenmesi oldukça önemlidir. Ayrıca mali yükümlülüğü olan satış faturasından farklı olduğunun kolayca anlaşılabilmesi için proforma fatura ibaresinin de mutlaka bulunması gerekmektedir.

Proforma Fatura Örneği

Proforma Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Proforma fatura ile normal fatura arasındaki en temel fark, proforma faturanın resmi bir belge olmamasıdır. Proforma fatura, satış öncesinde alıcıya teklif sunmak amacıyla düzenlenirken; normal fatura, gerçekleşen bir satış sonrası, muhasebe ve vergi işlemleri için kesilir. Proforma fatura herhangi bir mali yükümlülük doğurmazken, normal fatura yasal geçerliliğe sahiptir ve satıcı ile alıcı arasındaki ticari işlemi resmiyete döker. Bu nedenle proforma, satış niyetiyle düzenlenen bilgilendirici bir belgeyken; fatura, bu satışın gerçekleştiğini kanıtlayan zorunlu bir evraktır.

Proforma Faturadan Sonra Fatura Kesilir mi?

Evet, proforma faturadan sonra asıl fatura kesilir. Proforma fatura yalnızca bilgilendirme ve teklif amaçlıdır; resmi bir belge sayılmaz ve muhasebe işlemlerinde kullanılamaz. Satış gerçekleştiğinde ya da sipariş onaylandığında, satıcı tarafından vergi mevzuatına uygun resmi fatura düzenlenir. Bu fatura, ticari işlemi resmiyete döker ve alıcı ile satıcı arasında yasal bağlayıcılığı olan belgedir. Yani proforma fatura bir ön adım, gerçek fatura ise işlemin resmileşmiş halidir.

Proforma Fatura Ne Zaman Gönderilir?

Proforma fatura, genellikle satış öncesinde, alıcının teklif talep ettiği veya ürün/hizmet detaylarını netleştirmek istediği aşamada gönderilir. Satıcı, henüz resmi bir sipariş alınmadan önce, ürünün fiyatını, miktarını, teslimat ve ödeme koşullarını göstermek amacıyla bu belgeyi hazırlar. Özellikle ihracat işlemleri, yüksek tutarlı satın almalar veya ön onay gerektiren siparişlerde, proforma fatura alıcının karar verme sürecini kolaylaştırmak için erken safhada iletilir. Bu sayede taraflar, satış gerçekleşmeden önce tüm detayları netleştirmiş olur.

Proforma Faturada Kaşe Olur mu?

Evet, proforma faturada kaşe olabilir; ancak bu zorunlu değildir. Proforma fatura resmi bir belge olmadığı için kaşe ve imza yasal bir gereklilik taşımaz. Buna rağmen, özellikle güven oluşturmak, teklifin ciddiyetini göstermek veya yurt dışı işlemlerde alıcının talebini karşılamak amacıyla kaşe ve imza eklenmesi tercih edilebilir. Özellikle kurumsal işlemlerde veya bankalara sunulan belgelerde, kaşeli ve imzalı proforma faturalar daha güvenilir algılanır.

Proforma Faturaya İmza Atılır mı?

Evet, proforma faturaya imza atılabilir; ancak bu yasal bir zorunluluk değildir. Çünkü proforma fatura, resmi bir belge değil, teklif niteliği taşıyan bir ön dokümandır.

Proforma Faturanın Bağlayıcılığı Nedir?

Proforma fatura düzenlemenin yasal bir zorunluluğu yoktur. Haliyle, proforma faturanın herhangi bir bağlayıcılığı veya mali yükümlülüğü bulunmamaktadır.